Concepto 2010002804-003 de Superintendencia Financiera, de 1 de Marzo de 2010
(…) consulta si es posible agrupar todos los libros oficiales en un sólo libro Oficial, Diario, Mayor y Balances.
Sobre el particular, es pertinente manifestar que las sociedades mercantiles pueden expandir el ejercicio de las operaciones propias de su objeto social en nuevas zonas de mercado a través de agencias o sucursales. Estas últimas se definen como los “establecimientos de comercio abiertos por una sociedad dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o de parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad”.1
Así mismo, la doctrina ha expresado que “…Toda sucursal mantiene la unidad de firma social. No posee capital propio ni responsabilidad separada, aunque pueden gozar de relativa independencia dentro de la estructura interna de la sociedad. Sus jefes son gerentes con mayores o menores atribuciones. Llevan contabilidad especial que es consolidada en la casa principal, pues son bases económicas de ésta. La sucursal es una simple desmembración de la casa principal”.2
Así pues, las sucursales no son personas distintas de la oficina principal; por el contrario, suponen una dependencia económica y jurídica con el ente social que las creó y respecto del cual se predica el control de los recursos y de las actividades3, más aun cuando es evidente que los activos y pasivos sociales están destinados a los mismos fines económicos de la sociedad como una unidad.
De otra parte, cabe señalar que las sociedades mercantiles ostentan la calidad de comerciantes y, por ende, de conformidad con lo previsto en el artículo 19 del Código de Comercio tienen la obligación de “Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales”.
El Decreto 2649 de 1993 señala los principios y normas de contabilidad que deben ser observados por las personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad en el país. Sin embargo, no consagra la manera de cómo el ente social debe llevar la contabilidad de sus sucursales; de ahí que dependiendo de las necesidades propias de la sociedad pueda escoger la forma y modo de hacerlo, como por ejemplo implementando una contabilidad descentralizada4 en las sucursales, la cual posteriormente es “…incorporada en la general de la sociedad”5, o centralizada6 en la casa principal, hecho que podría justificar la consolidación de los libros principales de contabilidad.
Tratándose de las entidades vigiladas por esta Superintendencia es...
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