Concepto 2007013121-002 de Superintendencia Financiera, de 14 de Mayo de 2007 - Normativa - VLEX 405455325

Concepto 2007013121-002 de Superintendencia Financiera, de 14 de Mayo de 2007

(…) formula diversos interrogantes relacionados con el término máximo de conservación de archivos y documentos que las entidades financieras deben observar, así como el procedimiento de reproducción y destrucción definitiva, atendiendo la modificación prevista en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.

1. Sobre el particular, debemos precisar que el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero consagra un régimen especial para la conservación de archivos y documentos de las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, hoy Superintendencia Financiera de Colombia1. En efecto, el artículo 96 del mencionado ordenamiento, modificado por el artículo 22 de la Ley 795 de 2003, dispone que los libros y papeles de dichas instituciones “…deberán conservarse por un período no menor de cinco (5) años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta”.

La norma transcrita señala las directrices que las instituciones financieras deben observar para la conservación de sus archivos y documentos, prescribiendo un término perentorio no menor de cinco (5) años desde la fecha del último asiento, documento o comprobante, durante el cual la entidad debe mantener los libros y papeles relacionados con la actividad que desarrolla; transcurrido dicho lapso de tiempo, podrá optar por reproducirlos en un medio técnico adecuado, situación que le permitiría destruirlos o mantenerlos en el documento original2.

2. Respecto de su segundo interrogante relativo a la eliminación o destrucción definitiva, esto es, “… la suma, para la conservación en tiempo total de los libros y papeles (...) entre su conservación en papel y posteriormente en medio técnico..., conviene resaltar que la norma especial en estudio no contiene previsión que regule tal situación, por consiguiente, resultan aplicables a las entidades financieras las normas vigentes de carácter general que regulan ese aspecto de manera específica, por virtud del principio de remisión establecido en el artículo 2034 del Código de Comercio. Veamos:

La Ley 962 de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos, consagró en su artículo 28 una previsión...

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