Concepto 2018122690-001 de Superintendencia Financiera, de 29 de Octubre de 2018 - Normativa - VLEX 746172461

Concepto 2018122690-001 de Superintendencia Financiera, de 29 de Octubre de 2018

CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS, INSTITUTICIONES FINANCIERAS, ASEGURADORAS Y DEL MERCADO DE VALORES

Concepto 2018122690-001 del 29 de octubre de 2018

Síntesis: Las reglas aplicables en materia de conservación de archivos en entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, dependen de la naturaleza de la respectiva entidad.

(…) correo electrónico mediante el cual formula diversos interrogantes relacionados con el término de conservación de archivos y documentos de las entidades vigiladas por esta Superintendencia, particularmente los aportados por sus clientes y la eliminación de los mismos e indaga sobre la posibilidad de implementar “técnicas como la digitalización con fines probatorios”.

En relación con el término de conservación de libros y papeles de las entidades vigiladas, resulta necesario realizar las siguientes precisiones:

1. Respecto de las instituciones financieras y aseguradoras, el Decreto ley 663 de 1993 -Estatuto Orgánico del Sistema Financiero- consagra un régimen especial sobre su información financiera y comercial (Parte Tercera, Capítulo XIII) y, en ese contexto, establece reglas para la conservación de archivos y documentos que soportan sus operaciones al disponer en su artículo 96, que los libros y papeles de dichas entidades “…deberán conservarse por un período no menor de cinco (5) años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta”.

Del texto de la norma transcrita se infiere que el legislador financiero estableció dos presupuestos en esta materia:

El primero, alusivo al deber de dichas instituciones de conservar sus archivos y documentos en original o en su medio de creación, bien sea documento físico (Código General del Proceso, artículo 264) o electrónico (Ley 527 de 1997, artículo 12) durante un término perentorio de cinco años.

El segundo, referido a la facultad con que cuentan tales instituciones, una vez transcurrido el lapso temporal antes señalado, para decidir la destrucción de sus archivos y documentos que respalden sus operaciones bajo el condicionamiento de que se garantice su reproducción exacta por cualquier medio técnico adecuado, tales como “la microfilmación , la micrografía y discos ópticos, entre otros”, según prescribe el Decreto 2620 de 1993, reglamentario del artículo 48 del Código de Comercio.

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