Formato Memoria Justificativa Planta de personal AGN - Proyectos de Regulación del Ministerio de Cultura (eventos) - Iniciativas Legislativas y Proyectos de Normativa - VLEX 879673542

Formato Memoria Justificativa Planta de personal AGN

EmisorMinisterio de Cultura


FORMATO MEMORIA JUSTIFICATIVA


Entidad originadora: Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
Fecha (dd/mm/aa): Indique la fecha en que se presenta a Secretaría Jurídica de Presidencia
Proyecto de Decreto/Resolución:

Por el cual se modifica la Planta de Personal del Archivo General de la Nación”


  1. ANTECEDENTES Y RAZONES DE OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA QUE JUSTIFICAN SU EXPEDICIÓN.


El proyecto de decreto está basado en el Estudio Técnico de Análisis de Cargas de Trabajo e Impacto en la Modernización y Competitividad del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado – AGN, versión 2021, el cual fue elaborado conforme a los principios y postulados que rigen la función pública, la organización del Estado colombiano y los lineamientos definidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, con el propósito de ajustar la capacidad institucional a las necesidades del servicio, derivadas de las competencias que se le han venido asignando desde su creación, a un modelo de operación por procesos actualizado, a las dinámicas del entorno en el que se desenvuelve y al volumen de trabajo producto de las responsabilidades asignadas en la actualidad, para garantizar el derecho a los ciudadanos a la información y el mejoramiento de la gestión Estatal, a través de la efectiva prestación del servicio.


En ese sentido, el proyecto de decreto se basa en un análisis de la entidad, a partir de la identificación de sus características, funciones esenciales, asignación de nuevas funciones y competencias, la misión y visión, la prestación de servicios, los procesos institucionales, la estructura organizacional y planta de personal actuales, para plantear una propuesta de Fortalecimiento Institucional, donde se describen las nuevas apuestas estratégicas, la mejora de procesos, la propuesta de estructura organizacional y de planta de personal, como resultado de la medición de cargas de trabajo, su costo y forma de implementación del proceso.



ACERCA DE LA ENTIDAD
    1. Naturaleza jurídica y sedes


El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado - AGN, es un establecimiento público del orden nacional, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa, el cual cuenta con dos sedes, una en la ciudad de Bogotá, y otra en el municipio de Funza, Cundinamarca. Creado mediante Ley 80 del 22 de diciembre de 1989, es el encargado de regir la Política Archivística en Colombia, coordinar el Sistema Nacional de Archivos – SNA, la Red Nacional de Archivos, garantizar la custodia, protección y el resguardo del patrimonio documental del país, así como, su difusión, asegurando a la ciudadanía su derecho al acceso a la información, el mejoramiento en la eficiencia de la gestión pública y la eficiencia de Estado, a través de una gestión documental articulada con el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.



    1. Misión


El Archivo General de la Nación es un establecimiento público del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística, coordinar el Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos, y garantizar la conservación del patrimonio documental, asegurando los derechos de los ciudadanos y el acceso a la información, así como, el mejoramiento en la eficiencia de la gestión pública, la eficiencia de Estado a través de una gestión documental articulada con el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.


    1. Visión


En el año 2023 el Archivo General de la Nación será una entidad reconocida en todos los ámbitos como rectora de la política archivista y en la transferencia de conocimiento para la organización, descripción, digitalización, preservación, acceso y difusión del patrimonio documental de la Nación. Con su capital intelectual asegura el cumplimiento de las políticas archivísticas a través de las redes del Sistema Nacional de Archivos, y ejemplifica el uso eficaz de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la administración de los archivos producidos por las entidades públicas.


    1. Evolución de las competencias del AGN


Con la promulgación de la Ley 80 del 22 de diciembre de 1989, se le encomiendan seis (6) funciones iniciales referentes al establecimiento, organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos, la fijación de la Política Nacional de Archivos, la conservación y divulgación del acervo documental de la Nación, entre otras. Desde entonces y hasta el momento, la asignación de competencias a la entidad ha tenido un aumento progresivo, teniendo en la actualidad un promedio de 83 competencias y responsabilidades asignadas, bajo las cuales se establecen, entre las más sobresalientes:


  • La administración, custodia, conservación, preservación y protección del Patrimonio Archivístico y Documental de la Nación, así como de los Bienes de Interés Cultural de Carácter Documental Archivístico (BIC-CDA),

  • La reglamentación del proceso de entrega y/o transferencia de los archivos públicos de las entidades que se suprimen, fusionen, privaticen o liquiden,

  • Ejercer las facultades de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado, así como sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado,

  • Administrar, custodia y conservar los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación, de los archivos generales y de los que contienen la información de inteligencia, contrainteligencia y gastos reservados del DAS,

  • Participar en la Política Nacional de Explotación de Datos (Big Data), CONPES 3920 DE 2018,

  • Participar en el desarrollo de la Política Nacional para la Transformación Digital e Inteligencia Artificial, CONPES 3975 de 2019,

  • Participar en la Política Nacional de Confianza y Seguridad Digital, CONPES 3995 de 2020,

  • Ser el ente rector de la Política de Gestión Documental en el país, a partir de los lineamientos establecidos en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.


El desarrollo de la totalidad de dichas competencias, funciones y responsabilidades ha tenido como efecto inminente una ampliación del campo de acción de la entidad, así como de la población que atiende y, por ende, de su quehacer. Evidencia de ello, es que para la vigencia 2020 se realizó la inspección, vigilancia y control a 328 de 68.000 entidades sujetas a este seguimiento; se registra un avance del 50% en la ejecución del proyecto Archivo Digital Nacional (ADN), un 35% del Archivo Digital Territorial (ADT) y un 50% de la Red Nacional de Archivo (RNA), la convalidación de las TRD de 7 entidades del Orden Nacional, la digitalización de 126.123 imágenes, la restauración de aproximadamente 1.4 millones de documentos al año de los cuales la gran mayoría pertenecen a conservación preventiva (Información entregada por las diferentes dependencias del AGN), la oferta de alrededor de 3.500 asistencias técnicas y 3.000 capacitaciones, y la custodia y administración integral de los archivos de siete (7) entidades públicas en liquidación, como son: Instituto de Fomento Industrial – IFI, Compañía de Financiamiento Comercial – FES, Fondo Financiero del Estado – FIDUESTADO, Banco Cafetero – BANCAFE, CAJA AGRARIA, Compañía de Financiamiento Comercial – COFINPRO y, del extinto Departamento Administrativo de Seguridad – DAS. Esto implica, para el caso del DAS, la generación de documentos como:...

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