Acuerdo número 002 de 2021, por el cual se imparten directrices frente a laprevención del deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo y se deroga el Acuerdo número 050 del 5 de mayo de 2000
| Emisor | Establecimientos Públicos - Archivo General de la Nación |
| Número de Boletín | 51888 |
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, en ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confieren la Ley 80 de 1989, el artículo 76 de la Ley 489 de 1998, la Ley 594 de 2000, el Decreto número 2126 de 2012, el Decreto número 1080 de 2015, el Acuerdo número 09 del 30 de noviembre de 2012, y
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política en su artículo 74 establece el derecho que tienen los ciudadanos de acceder a los documentos públicos salvo en los casos que establezca la ley.
Que la Ley 80 de 1989, por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones, establece que es función del Archivo General de la Nación, promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, departamental, municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado, la conservación del patrimonio documental y su disponibilidad al servicio de la comunidad, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica.
Que el literal a) del artículo 4º de la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, establece que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, de tal forma que la información sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia. Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley.
Que la Ley 594 de 2000 establece en el Título XI "Conservación de Documentos" lo siguiente: "Artículo 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
Que el artículo 47 de la precitada ley indica: "Calidad de los soportes. Los documentos de archivo sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.
Parágrafo. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma".
Que el artículo 48 de la Ley 594 de 2000 dispone: "Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes".
Que el artículo 49 de la citada ley contempla: "Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2º de la Ley 80 de 1989 quedará así: En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".
Que el 5 de mayo de 2000 el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado expidió el Acuerdo número 050, por el cual se desarrolla el artículo 64 del Título VII Conservación de Documentos, del Reglamento General de Archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo".
Que la Ley 1523 de 2012, por la cual se adopta la política nacional de gestión del riesgo de desastres y se establece el Sistema Nacional de Gestión de Desastres y se dictan otras disposiciones, debe aplicarse en caso de riesgo de desastres a los que pueden estar sometidos los archivos.
Que la Resolución número 2013 de 1986, por la cual se reglamenta la organización y funcionamiento de los comités de medicina, higiene y seguridad industrial en los lugares de trabajo, (actualmente Comités Paritarios de Seguridad y Salud en el Trabajo), señala que todas las empresas e instituciones públicas o privadas, que tengan a su servicio diez (10) o más trabajadores, están obligadas a conformar dicho Comité, el cual tiene dentro de sus funciones la de proponer a la administración de la empresa o establecimiento de trabajo la adopción de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo.
Que el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, de acuerdo con su competencia requiere de la actualización, reglamentación y por ende la sustitución del Acuerdo número 050 del 5 de mayo de 2000, con el fin de ajustarse a la necesidad de modernización y optimización de la conservación documental, en los aspectos relacionados con la prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo, los cuales forman parte del Programa de atención de emergencias y prevención de desastres, contemplado dentro de la formulación e implementación del Sistema Integrado de Conservación.
Que el presente acuerdo fue publicado en la página web del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, del 19 de mayo de 2021 al 18 de junio de 2021, para comentarios de la ciudadanía, en cumplimiento de lo preceptuado en el numeral 1 del artículo segundo de la Resolución número 656 del 18 de septiembre de 2017, por el cual se reglamenta la expedición y publicación de la Agenda Regulatoria y se fijan los plazos de consulta pública de los proyectos específicos de regulación que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado".
Que, en mérito de lo expuesto,
ACUERDA:
El presente acuerdo busca orientar las acciones que se deben implementar en los archivos de los sujetos obligados para prevenir el deterioro y la pérdida de información y para recuperar documentos en situaciones de riesgo natural y social a las que están expuestos. Lo anterior, mediante la identificación, mitigación o reducción del impacto del riesgo que existe frente al agua, fuego, vandalismo, entre otros factores que puedan generar alteraciones a las edificaciones, a las áreas de custodia documental, a las áreas de procesamiento técnico y a los archivos en general, asignando responsabilidades y roles que no solamente...
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