Acuerdo número 003 de 2018, por el cual se crea, reglamenta y se adopta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y se dictan otras disposiciones
| Emisor | Establecimientos Públicos - Archivo General de la Nación |
| Número de Boletín | 50590 |
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, en ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere la Ley 80 de 1989, el artículo 76, literal b) de la Ley 489 de 1998, la Ley 1470 de 2011, el Decreto 2126 de 2012, el Decreto 1080 de 2015, el Acuerdo 09 de 2012 y,
CONSIDERANDO:
Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 2º, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado tiene como función formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.
Que el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, determina que es obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental.
Que mediante el Decreto 2126 de 2012, el Presidente de la República aprobó la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y determinó las funciones de sus dependencias.
Que mediante el Decreto 2126 de 2012, artículo 11, numeral 2, faculta a la Subdirección de Gestión de Patrimonio Documental para "(...) Emitir concepto acerca de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental que sean sometidas a consideración del Comité Evaluador de Documentos".
Que mediante el Decreto 2126 de 2012, artículo 11, numeral 7, faculta a la Subdirección de Gestión de Patrimonio Documental para "(...) Conceptuar sobre la declaratoria como bienes de interés cultural, de archivos públicos y privados".
Que mediante Decreto 2126 de 2012, artículo 11, numeral 8, faculta a la Subdirección de Gestión de Patrimonio Documental para "(...) Coordinar las acciones para el registro de archivos tanto públicos como privados declarados de interés cultural, incluyendo los archivos históricos o patrimoniales que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos y coordinar el Censo Nacional de Archivos".
Que el Decreto 1080 de 2015 en su artículo 2.8.2.1.3 estableció entre otras, como instancia de articulación del Sistema Nacional de Archivos a nivel nacional, el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Que el parágrafo del artículo 2.8.2.1.9 del Decreto 1080 de 2015, establece: "El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, podrá evaluar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas de los municipios, distritos y departamentos, una vez aprobadas por el Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad".
Que conforme a la normatividad antes aludida, es función del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado reglamentar el procedimiento para la elaboración, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental.
Que la evaluación de documentos es un proceso de carácter intelectual que se basa en conocimientos especializados y criterios técnicos que permitan determinar los valores de los documentos y fijar los tiempos de retención documental en las diferentes fases del archivo y en especial la conservación permanente con fines históricos, científicos, técnicos y culturales, según se concluye tanto de la disciplina archivística como de lo dispuesto en el Acuerdo 027 del 31 de octubre de 2006 expedido por el AGN el cual modifica el
Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 referente a la Parte II GLOSARIO DE TÉRMINOS
ARCHIVÍSTICOS, y el Acuerdo 04 de 2013.
Que la selección de documentos requiere del apoyo en técnicas precisas, acordes con la naturaleza de los documentos, a efectos de asegurar la calidad y servicios de los archivos en las entidades públicas y privadas con función pública, garantizando el acceso de los ciudadanos a los documentos cuya conservación se haya...
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