El análisis ocupacional

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CAPÍTULO

Importancia. Def‌iniciones. El proceso de la función. Recolección de la información. Análisis de cargos. Descripción de cargos. Actualización del manual. Errores comunes. Resumen.

Este capítulo está destinado a estudiar el proceso que conduce a la elaboración de las descripciones de los cargos de una empresa. Inicialmente se destaca la importancia de esta función dentro del sistema de la gestión de personal. A continuación se def‌inen los conceptos más utilizados en este tema, para evitar la confusión que presenta el uso de términos no def‌inidos formalmente. El resto de este capítulo trata las técnicas utilizadas para elaborar y mantener actualizado un manual de descripción de cargos, que sirva para facilitar múltiples decisiones relacionadas con la Administración de Personal.

De esta manera se espera contribuir al desarrollo de las capacidades analíticas requeridas por las personas encargadas de realizar esta función, designada también como análisis y descripción de cargos.

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ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL. Un enfoque hacia la calidad humana

Importancia del análisis ocupacional

Las actividades de reclutamiento y selección se orientan por los requisitos que deben cumplir las personas destinadas a realizar las funciones de los cargos vacantes. Esto signif‌ica que antes de iniciar la búsqueda de las personas requeridas por la empresa se deben tener claramente identif‌icadas las funciones y requisitos del puesto vacante, lo cual es parte de la función de análisis ocupacional. Si alguien inicia la búsqueda de un nuevo empleado sin tener claramente def‌inido su perf‌il ocupacional, le puede suceder lo mismo que al individuo que llega a un almacén sin saber qué es lo que requiere comprar y termina adquiriendo algo que no necesita.

La previsión de la fuerza laboral, la evaluación del desempeño, el entrenamiento y remuneración de personal se basan en las tareas, condiciones de trabajo, responsabilidades y requisitos de los cargos ocupados. Toda esta información se encuentra en el manual de descripción de cargos de la empresa.

Al aceptar la Administración de Personal como un sistema, todas las funciones que lo conforman, comenzando por la planeación de la fuerza laboral, dependen del análisis y descripción de cargos, como fuente de información. Se puede decir que esta función suministra información básica para todo el sistema de la gestión de personal, tal como lo muestra la f‌igura 5.1.

La dinámica del análisis de los cargos coloca a los ocupantes y a sus respectivos supervisores a def‌inir claramente los objetivos y funciones de cada posición, que muchas veces se confunden en la rutina diaria del trabajo. Esto, además de cohesionar el equipo de trabajo, trae las ventajas que se derivan de distinguir entre medios y f‌ines. Buena parte de la inef‌iciencia de las instituciones puede atribuirse al hecho de que sus integrantes realizan tareas incoherentes por no tener claro cuál es el resultado que se busca con dichas actividades.

Si el trabajador no es consciente de la articulación que debe existir entre sus funciones y el objetivo de su cargo, o más aún, si no visualiza cuál es el aporte de los resultados alcanzados en su posición al logro de los objetivos globales de la empresa, puede tender a sentirse desmotivado por no sacarle sentido a lo que hace. Es poco probable que la gente se entusiasme realizando tareas que no tienen signif‌icado por desconocer su contribución a los resultados superiores.

Por otra parte, el análisis de los cargos permite detectar y corregir las duplicaciones de funciones o el cruce de responsabilidades y los desbalances en las cargas de trabajo de las diferentes posiciones de la empresa, con lo cual se evitan problemas de roces interpersonales y, en general, de desmotivación de la fuerza laboral.

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5. El análisis ocupacional

Figura 5.1 Relación del análisis ocupacional con el resto del sistma de la administración de personal

Capítulo 5

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Adicionalmente, el análisis de cargos facilita la priorización de las funciones de cada posición, de tal manera que su ocupante pueda distinguir las actividades importantes de las secundarias para dirigir sus esfuerzos, en primer término, hacia las tareas cuyos resultados son más valorados.

En conclusión, la función de análisis y descripción de cargos satisface necesidades del trabajador, del supervisor, del seleccionador, del instructor de entrenamiento y, en general, del administrador de personal. Como herramienta, el análisis y descripción de cargos tiene múltiples benef‌icios, aunque en ocasiones es utilizado incorrectamente.

Como un argumento más en su favor, se puede decir que una de las estrategias modernas de administración, conocida con el nombre de gestión total de calidad, puede apoyarse en la descripción de cargos para cumplir con una de las condiciones básicas para su implementación como es la f‌ijación de las normas de calidad que deben regir todos los trabajos realizados por los integrantes de la empresa, así como la identif‌icación tanto del cliente interno como el suministrador de los insumos del cargo. De esta manera se orienta la energía humana hacia el cumplimiento de las especif‌icaciones que demanda el mercado.

Def‌iniciones

Con el propósito de despejar las confusiones originadas por el uso de una terminología poco uniforme, se presenta a continuación la def‌inición de los términos más comunes del tema que nos ocupa.

Análisis del cargo: es el proceso sistemático de recolección y estudio de la información característica de un puesto, que permita identif‌icar su objetivo básico, las actividades que deben realizarse para cumplir su misión, las especif‌icaciones de las tareas, el cliente y proveedor del cargo, las condiciones ambientales bajo las cuales se realiza el trabajo, sus responsabilidades y los requisitos y competencias que debe reunir la persona que lo desempeña.

Descripción del cargo: es la consignación ordenada y explícita de las características distintivas de un cargo, identif‌icadas como resultado de su análisis.

Cargo, puesto u of‌icio: es el conjunto de tareas y responsabilidades con un propósito def‌inido, que exige el servicio de tiempo completo de un trabajador.

Función o tarea: es un acto o conjunto de actos destinados a contribuir al logro de un resultado f‌inal específ‌ico, el cual constituye el objetivo del cargo. Es la unidad básica de la actividad laboral.

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Como ejemplo de funciones o tareas podemos considerar: a) digitar en el computador una carta; b) atender los reclamos de los clientes según las políticas de la empresa; c) registrar en el formato indicado los datos de desperdicio de materia prima.

M anual de cargos: es la recopilación impresa de las descripciones de los cargos de una institución.

El proceso del análisis ocupacional

La práctica del análisis ocupacional se facilita si visualizamos esta función como un proceso, es decir, como un conjunto de actividades o etapas interrelacionadas para producir un resultado, que en este caso será el manual de cargos. La f‌igura No. 5.2 nos muestra la secuencia de las operaciones del proceso.

Figura No. 5.2 Proceso del análisis ocupacional

La primera etapa del proceso es la recolección de la información pertinente del cargo, que permita diferenciarlo de las demás posiciones existentes en la empresa.

Una vez se tiene toda la información conf‌iable y necesaria para caracterizar el puesto de trabajo, se procede a estudiar con detalle los datos laborales indispensables para preparar los elementos constitutivos de la descripción del cargo. En esta etapa los analistas def‌inen concretamente el objetivo del cargo, priorizan las funciones, determinan las responsabilidades y los requisitos requeridos mínimos para desempeñar la posición.

En la etapa siguiente se trasladan todos los datos característicos del cargo en un formato especialmente diseñado para tal f‌in y f‌inalmente se recopilan estos formatos en un manual.

Capítulo 5

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A continuación se examinarán detalladamente cada una de estas etapas junto con las técnicas utilizadas en su ejecución.

Recolección de la información

Los datos necesarios para el análisis laboral se obtienen de diferentes fuentes y mediante varios métodos, como se muestra en la f‌igura No. 5.3.

José D. Castillo Aponte

Figura 5.3 Fuentes y técnicas de recolección de información para el análisis ocupacional

La fuente natural de la información laboral es la persona que ocupa el cargo; por razones obvias es dicha persona quien mejor debe conocer la forma como funciona su puesto de trabajo.

Sin embargo, es entendible también la tentación que siente el titular del cargo de exagerar la información que suministra, especialmente cuando sabe que puede ser utilizada para determinar los niveles salariales.

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Por lo anterior, se hace necesario apelar a la otra fuente de información del cargo, que es su supervisor inmediato. Esta persona, aunque puede no estar al tanto de algunos detalles de la posición, se considera que debe conocer suf‌icientemente su funcionamiento. En este caso también se presenta el riesgo de obtener...