Aplicaciones contables - Cartilla laboral y Seguridad social 2018 - Libros y Revistas - VLEX 736691849

Aplicaciones contables

AutorJorge Enrique Chavarro Cadena/Guillermo Cortes Guzman
Páginas127-173

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5. 1 Liquidación de nómina

Es el procedimiento por medio del cual se relacionan en un documento lo devengado menos (-) las deducciones (aportes salud, pensión, fondo de solidaridad, retención en la fuente, cooperativas y/o fondos de empleados entre otros) y valor neto a pagar.

El formato de la nómina, en términos generales debe contener:

• Encabezamiento: Nombre del empleador, el nombre del documento (Nómina para pago de sueldos) y el período de pago.

• Esquema central: Se compone de nombre(s) y apellido(s) de cada uno de los empleados, los días laborados, valores devengados, deducciones, neto pagado y firma con documento de identidad de los mismos. En la parte inferior los aportes parafiscales y la apropiación para prestaciones sociales.

• Parte final: Sección para las observaciones pertinentes a novedades laborales y valores registrados en la nómina del respectivo período, con las firmas de quien la elabora, revisa, aprueba y contabiliza el respectivo documento.

• El valor devengado está constituido por las sumas que el empleador paga al empleado, y está formado por los distintos conceptos que forman el salario.

• Las deducciones, voluntarias o de ley, como se explican en el capítulo dos, corresponden a dineros que se disminuyen del valor devengado por cada uno de los empleados.

• El valor neto corresponde a la diferencia entre el total devengado y el total deducido de cada empleado.

• Las apropiaciones corresponden a los aportes parafiscales que debe cancelar la empresa a las siguientes entidades:

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De igual forma, hacen parte de las apropiaciones la provisión para el pago de prestaciones sociales y vacaciones que corresponden a:

Cesantía 1/12 del total devengado (8,33%) Interés sobre Cesantía 12% de las cesantías.

Prima de servicios 1/12 del total devengado (8,33%) Vacaciones 1/24 del sueldo básico (4,16%)

Ahora, siguiendo la secuencia de las explicaciones anteriores, y lo tratado en este capítulo, se presenta un ejemplo:

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EJEMPLO 12

LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

La empresa GENL SAS, presenta la siguiente información para liquidar la nómina, del personal administrativo, en el mes de Enero de 2017.

Empleados:

• Juan Herrera, Gerente General, sueldo mensual $4.250.000, comisiones $800.000 y bonificación $ 300.000

• Pedro Gómez, Contador, Sueldo mensual $2.250.000, Comisiones $500.000 y Bonificación de $ 300.000

• Gloria Ramírez, Secretaria, sueldo mensual de $1.200.000

• David Méndez, Administrador asistente básico de $900.000 y Comisiones $800.000

• Lucio Boada, Celador del turno de la noche (10 PM. - 6 A.M.), sueldo mensual $781.242, comisiones de $200.000 y bonificación de $300.000.

• Ángel Prada, sueldo básico mensual de $737.717, más 20 horas extras diurnas.

Acorde al control de personal de la empresa:

• Ningún trabajador faltó en el respectivo mes.

• El auxilio de transporte mensual es de $88.211.

• La empresa está calificada por la A.R.L. en la clase I (cotización 0.522%).

Ahora se procede a calcular cada uno de los respectivos valores.

GENL SAS NIT. 900.100.279 - 5 NÓMINA DEL 1 al 30 de ENERO de 2018

Nómina

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5. 2 Causación de nómina

El departamento de personal de la empresa, en el cual se liquida y revisa la nómina, envía al departamento de tesorería para el pago.

• Se elabora comprobante de diario en el que se contabiliza la liquidación y pago de la misma.

Para explicar el caso, se causa el ejemplo 12 asumiendo que la empresa GENL. SAS., tiene como procedimiento la liquidación y pago de la nómina en forma simultánea:

En el comprobante de diario No.___, utilizando plan de cuentas, se registran los valores correspondientes a las apropiaciones y provisiones de la nómina. Estos valores se encuentran en la parte inferior de la hoja de nómina para pago de sueldos, que sirve como soporte para la elaboración de estos comprobantes, ya que de ésta se extrae la respectiva información.

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Provisión Obligaciones Laborales. El registro contable se realiza individualmente.

Posteriormente y de acuerdo a los plazos fijados para el pago de los aportes y deducciones de nómina, se elabora el respectivo comprobante en donde conste la cancelación de los mencionados pagos, que normalmente se hacen en forma independiente a cada una de las entidades EPS, ARL, Fondo de Cesantía y Caja de Compensación. Para este ejemplo tal hecho se registra en un sólo pago en el comprobante de egreso No.__.

En relación a las provisiones de nómina, estas se hacen efectivas cuando, por Ley se cause el respectivo pago o se consolide la nómina al final del período fiscal.

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5. 3 Liquidación de obligaciones laborales

Las prestaciones sociales se liquidan y pagan en las fechas determinadas por la Ley o a la terminación del contrato de trabajo.

El valor de la provisión se debe causar mensualmente y contabilizar, como se explicó en el ejercicio anterior, y al finalizar el período fiscal, una vez efectuados los ajustes del caso, se trasladan los saldos a las cuentas de prestaciones sociales consolidadas (Cuentas 2510 Cesantías, 2515 Intereses sobre cesantías, 2520 Prima de servicios, 2525 Vacaciones y la 2540 Indemnizaciones).

5.3. 1 Prima de servicios

En virtud del contrato de trabajo, en los meses de junio y diciembre, el empleador debe liquidar y pagar la prima de servicios a los empleados que adquieran este derecho.

Para explicar, se toma como ejemplo el caso del empleado Camilo Sastoque, empleado de servicios varios de la empresa GENL. SAS., de acuerdo a la información que consta en la hoja de vida laboral del empleado se liquidará y cancelará la prima de servicios correspondiente al primer semestre de 2018.

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Este pago se hace independiente del pago de la nómina, el día 30 de junio de 2016, con comprobante de egreso No. _

5.3. 2 Vacaciones

Al cumplir un año de labores, el empleado adquiere el derecho a disfrutar de quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas, o proporcionalmente en el momento del retiro.

Las vacaciones se liquidan con la asignación básica mensual que haya devengado el trabajador, en el momento de iniciarlas.

Para explicar, continuamos con el ejemplo del caso del empleado Camilo Sastoque, empleado de servicios varios de la empresa GENL SAS., de acuerdo a la información que consta en la hoja de vida laboral del empleado se liquidará y cancelará las vacaciones pendientes.

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Este pago se hace independiente del pago de la nómina, el día 01 de Agosto de 2018, con comprobante de egreso No. _

5.3. 3 Cesantías

De acuerdo al tiempo laborado de cada uno de los empleados, en cada año a 31 de Diciembre se debe hacer un corte de cuentas de cesantías pendientes, teniendo en cuenta la información que conste en la hoja de vida laboral de cada uno de los empleados, se liquidan los valores pendientes por concepto de cesantías, a razón de un salario mensual por año o proporcional al tiempo de labores del respectivo año.

Para explicar, se continúa con el ejemplo del empleado Camilo Sastoque, empleado de servicios varios de la empresa GENL. SAS., de acuerdo a la información que consta en la hoja de vida laboral del empleado se liquidarán las cesantías pendientes a 31 de Diciembre de 2017, como se describe a continuación:

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Se procede a elaborar el respectivo comprobante de Diario para consolidar las cesantías a 31 de diciembre de 2016 como se muestra en el comprobante No._____

Posteriormente, dentro de los primeros cuarenta y cinco (45) días del siguiente año al de la respectiva liquidación, se consigna dicho valor en el fondo de cesantías elegido por el trabajador, previa elaboración del respectivo comprobante de egreso. Para nuestro ejemplo, la empresa GENL. SAS. Consigna las cesantías del trabajador en mención el 14 de febrero de 2018, según comprobante de egreso No._

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5.3. 4 Interés sobre cesantías

De acuerdo a los pagos parciales o totales de cesantías, o sobre los saldos acumulados por este concepto a 31 de diciembre de cada año, a más tardar dentro de los treinta (30) días siguientes a estos pagos, se debe liquidar y cancelar los respectivos intereses de cesantías, a razón del 12% anual.

Para ejemplificar, continuamos con el caso del empleado Camilo Sastoque, empleado de servicios varios de la empresa GENL. SAS, de acuerdo a la liquidación de las cesantías pendientes al 31 de Diciembre de 2017 se liquidaron y cancelaron los respectivos intereses sobre cesantías, como se describe a continuación:

El pago de los intereses sobre cesantía se puede hacer independiente del pago o en la misma nómina del mes de Enero de 2018, pero una vez elaborada la respectiva liquidación se procede a elaborar el cheque y el respectivo comprobante de egreso para su posterior contabilización, como se muestra en el comprobante de egreso No.____

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5. 4 Liquidación del contrato de trabajo

Al terminar el contrato de trabajo, la empresa debe reconocer en favor del trabajador los salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones y demás pagos pendientes a que tenga derecho, de acuerdo con la legislación vigente.

Para tal efecto se sigue el siguiente...

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