La auditoría de personal
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CAPÍTULO
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La auditoría de personal
Definición. Propósito e importancia. Alcance. Técnicas. Dificultades. Responsables. El informe. El subprograma. Resumen.
Se corre el riesgo de perder gran parte del esfuerzo que se realiza en el desarrollo de todas las demás funciones de la Administración de Personal si éstas no son analizadas y evaluadas sistemáticamente. Por su importancia y complejidad, la gestión de personal requiere ser revisada para buscar su continuo mejoramiento. Lo contrario es suponer que en la Administración de Personal todo sale bien y no es necesario esforzarse para buscar su perfeccionamiento mediante el análisis de hechos y opiniones válidamente recabados.
Es saludable practicar revisiones periódicas para controlar la calidad de los programas de personal. Aún en las empresas donde se administra la fuerza laboral sin la estructura organizativa que suministran los programas de personal, es necesario admitir que siempre se puede mejorar lo que se está haciendo para beneficio de los trabajadores y de la organización.
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ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL. Un enfoque hacia la calidad humana
La mayoría de las organizaciones medianas y grandes realizan auditorías administrativas y financieras, pero sólo un pequeño porcentaje de ellas evalúa la gestión de personal. Indiscutiblemente se requiere más que una auditoría administrativa y financiera para detectar el estado de salud de una organización. La auditoría de personal es una forma de control y como tal debería ser parte integral de toda auditoría administrativa.
La auditoría de personal suministra información confiable a todos los directivos responsables de la conducción de la compañía, retroalimentando el sistema de la administración de la fuerza laboral e impidiendo que se pierda el control de los programas de personal.
Mientras la evaluación del desempeño mide los niveles del producto final del sistema de la Administración de Personal, que es el desempeño laboral, la auditoría de personal suministra información sobre los resultados específicos obtenidos mediante la ejecución de los programas de personal. Es decir, la auditoría nos ofrece la oportunidad de conocer las desviaciones entre los resultados obtenidos y los objetivos planeados al mismo tiempo que apunta hacia las causas del posible desfase (problema) al detectar el cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos y presupuestos.
Definición
La auditoría de personal es el conjunto de actividades planeadas y realizadas sistemáticamente para verificar, analizar, evaluar y mejorar las funciones de personal.
Se trata entonces de un sistema de control de calidad de toda la gestión de personal junto con las sugerencias para su perfeccionamiento.
Propósito e importancia de la auditoría de personal
La misión fundamental de la auditoría de personal es alcanzar la excelencia de la Administración de Personal, mediante la identificación de sus aspectos fuertes y débiles.
Si la empresa desarrolla la gestión de personal con la ayuda de programas, la auditoría se realiza con el propósito de verificar si los mismos se están aplicando correctamente y si los resultados alcanzados son congruentes con los objetivos establecidos. Si no están aplicando los programas o éstos no están dando los resultados esperados, los auditores determinan las causas de las desviaciones
José D. Castillo Aponte
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y dificultades. Para esto, analizan las políticas, procedimientos, normas y presupuestos diseñados para alcanzar los objetivos propuestos, sugiriendo los cambios que deban hacerse para mejorar la eficiencia del sistema de Administración de Personal. Es decir, la auditoría de personal no sólo muestra los problemas sino sus posibles causas y soluciones.
La auditoría de personal es entonces importante por cuanto permite descubrir los problemas de personal y sus causas; como consecuencia mejora la eficiencia de la administración de la fuerza laboral. Además, hace notorios los aportes de la Administración de Personal a los objetivos superiores de la empresa.
Alcance de la auditoría de personal
La auditoría de personal cubre todas las funciones del proceso de Administración de Personal y está dirigida tanto al departamento de personal como a las demás divisiones de la empresa que tienen bajo su responsabilidad la conducción de la fuerza laboral.
Existen dos enfoques de la auditoría de personal: el enfoque coyuntural que justifica el esfuerzo de revisión y evaluación de la gestión de personal sólo cuando surgen problemas graves en la empresa; (según esta forma de ver las cosas, la auditoría se hace esporádicamente y en reacción a las crisis que aparece en la compañía. Esto ocurre generalmente en organizaciones que administran el personal sin objetivos, políticas, procedimientos y normas adecuadamente establecidas).
El otro enfoque es sistemático y planeado, según el cual la auditoría se realiza periódicamente para revisar y evaluar los programas existentes. Aunque aquí la revisión se hace sobre hechos cumplidos, esta auditoría tiene alcances prospectivos en la medida que suministra información válida para la elaboración de los programas futuros, anticipando así la solución de los problemas de personal.
De acuerdo con la definición adoptada en este capítulo, sólo se considera auditoría de personal a la actividad planeada y sistemática de evaluación de la gestión de personal. En este orden de ideas, el control permanente que debe hacer el departamento de personal para verificar el desarrollo del programa de personal no se considera auditoría.
En el mejor de los casos, la auditoría de personal actúa sobre los objetivos, políticas, procedimientos, normas y presupuestos establecidos para administrar el personal, indaga sobre las desviaciones entre los resultados obtenidos y los objetivos planeados en los programas, examina las políticas, procedimientos y normas, haciendo notar las áreas en las cuales no existen o no han sido
Capítulo 19
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ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL. Un enfoque hacia la calidad humana
comunicadas a toda la organización y analiza críticamente las bases teóricas en las cuales se sustentan estos elementos de los programas de personal.
Sin desconocer la amplitud de la auditoría financiera, los presupuestos de personal son revisados en esta función.
Para evaluar los resultados alcanzados en la gestión de personal, la auditoría debe basarse en datos estadísticos tales como:
Rotación de los trabajadores.
Accidentalidad.
Quejas.
Tiempo y costo de entrenamiento.
Ausentismo.
Utilización y costo de los beneficios laborales.
Movilidad interna del personal (ascensos y traslados).
Sanciones disciplinarias.
Evaluación del desempeño de los trabajadores.
Cuando no se tienen objetivos prefijados que sirvan de criterio de medición de la eficiencia de la dirección de personal, es necesario apelar a estándares basados en experiencias de otras organizaciones, corriendo el riesgo de no responder a la filosofía, propósito y demás características propias de cada empresa.
Técnicas de la auditoría de personal
La...
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