Circular Externa 0016
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia Nacional de Salud |
| Número de Boletín | 45891 |
Para: Representantes legales, juntas directivas, revisores fiscales y contadores de entidades promotoras de salud quienes administran el régimen contributivo y/o subsidiado, empresas de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados.
Asunto: Instrucciones y requerimientos en materia de información financiera.
Generalidades
La Superintendencia Nacional de Salud, en desarrollo de sus funciones legales, principalmente de la facultad para impartir instrucciones, y con el fin de facilitar las acciones de vigilancia, inspección y control, establece a través de la presente circular externa las reglas para efectos de remitir la información de carácter financiero por parte de las entidades objeto del presente acto administrativo. Adicionalmente, instruye sobre otros aspectos.
Respecto de las normas y técnicas contables que se aplican a la información financiera, la Superintendencia Nacional de Salud señala que las disposiciones que se deben observar y adoptar son las consagradas en el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 603 de 2000, el Decreto 2649 de 1993, la Resolución 400 de 2000 de la Contaduría General de la Nación, y sus adiciones y modificaciones, actos administrativos de los cuales se extractaron y adicionaron los conceptos pertinentes en la Circular Externa número 015 del 20 de abril de 2005, dirigida a las entidades vigiladas de naturaleza pública y en la Resolución número 1804 del 24 de diciembre de 2004, Plan Unico de Cuentas para las Entidades Promotoras de Salud y Entidades de Prepago Privadas, expedidas por este Organismo de Control y el Estatuto Tributario, sin perjuicio de lo dispuesto en normas que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
De otro lado, esta Superintendencia acatando la Directiva Presidencial 02 de 2000 que corresponde a la Agenda de Conectividad, en cuanto al uso de Internet como medio de contacto del Gobierno con la ciudadanía, ha puesto en funcionamiento la entrega de información a través de Internet de manera que las entidades objeto de esta circular deberán implementar los medios necesarios a fin de dar cumplimiento a las instrucciones aquí impartidas.
En este sentido y con el fin de garantizar un intercambio seguro y eficiente de los datos entre los vigilados y la entidad, evitar problemas de autenticidad, integridad y rechazo injustificado (repudiación) de la información, la Superintendencia Nacional de Salud, iniciará la aplicación de nuevas tecnologías de seguridad en la transmisión de documentos, en concordancia con los términos establecidos en la Ley 527 de 1999 que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos y en general el comercio electrónico.
En particular, se busca reducir al mínimo posible el flujo y refrendación de documentos físicos, asegurar la identificación plena de los emisores de los documentos, certificar la recepción efectiva y oportuna de los datos por parte del verdadero destinatario y garantizar la seguridad técnica y jurídica, dado el valor probatorio de la información.
Con ese objetivo, los archivos reportados a la Superintendencia vía electrónica deberán llegar debidamente autenticados, a través de una firma digital, por parte del representante legal y contador (archivos tipo 01 y 07 al 028) relacionados en el numeral 1. De igual forma los documentos a los cuales se hizo referencia en el numeral 2 deberán llegar debidamente autenticados por el representante legal, contador y revisor fiscal; en consecuencia, las entidades vigiladas deberán obtener un certificado digital expedido por una organización debidamente autorizada para actuar como entidad de certificación.
Las condiciones, restricciones y el procedimiento técnico para el uso de esta firma digital estarán determinados por las características de la solución que brinde la entidad certificadora. Esta obligación será efectiva a partir de la entrega correspondiente al corte del tercer trimestre de 2005.
En tanto se cumple el plazo establecido en el inciso anterior, las entidades objeto de esta circular deberán remitir la información debidamente certificada por el representante legal y el contador en original y con las firmas autógrafas.
La información se entenderá recibida en esta entidad únicamente cuando el indicador del resultado de la validación sea correcto, es decir, que no presente ningún error de datos, estructura ni en la firma digital, momento en el cual el sistema generará un número de radicación. Se entenderá como no recibida la información financiera que no esté debidamente certificada por el representante legal y el contador y dictaminada por el revisor fiscal de la respectiva entidad, según corresponda.
Igualmente, y en atención a las instrucciones impartidas en la Circular Conjunta 122 SNS 036 JCC de 2001, expedida por este Organismo de Control y la Junta Central de Contadores, los revisores fiscales de los entes vigilados deberán "Emitir con destino a la Superintendencia Nacional de Salud, un informe trimestral sobre la existencia de procedimientos adoptados por la administración para conducir adecuadamente la entidad, al igual que para asegurar su viabilidad financiera, incluido el aseguramiento de su continuidad como empresa en marcha y la capacidad para atender oportunamente las obligaciones y compromisos adquiridos". Este informe deberá ser reportado en las mismas fechas que se han fijado en esta circular para el envío de los estados financieros con corte trimestral y en las condiciones antes señaladas.
La información solicitada deberá allegarse a esta Superintendencia a la dirección electrónica financieroeps@supersalud.gov.co o a través del sitio Web de esta entidad en la opción que esta habilite para tal fin, en las fechas y bajo la estructura que se relaciona en el anexo técnico, teniendo en cuenta que el sistema bloqueará el ingreso de la información a las 00:00 a.m. del día siguiente al vencimiento del plazo para remitirla.
En el evento de existir alguna modificación a los estados financieros ya remitidos con los presentados y aprobados por el máximo órgano social será necesario su reenvió a este despacho, previa solicitud de autorización para retransmitir, efectuada ante la Dirección General de Entidades Promotoras de Salud y Entidades de Prepago. Dicha solicitud deberá venir debidamente justificada indicando expresamente las cifras objeto de la modificación y suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal, si fuere el caso.
En relación con los documentos adjuntos, los archivos que no son solicitados en el anexo técnico se reportarán en archivos de office según las características de la información
Esta Circular se podrá obtener en la página www.supersalud.gov.co y la ruta es la siguiente: NORMATIVIDAD/CIRCULARES EXTERNAS/ 2005.
De otro lado, es importante señalar que en aplicación del artículo 29 del Decreto 1485 de 1994, las entidades promotoras de salud están facultades para garantizar la prestación de servicios de salud a los afiliados del régimen de excepción, solo a través de los planes adicionales de salud que estén debidamente autorizados por los organismos de control respectivos.
Información a remitir
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Estados financieros de períodos intermedios:
Las entidades destinatarias de esta circular presentarán con cortes trimestrales (marzo 31, junio 30, septiembre 30), la siguiente información financiera y administrativa, en archivo plano definido en el anexo técnico adjunto a este acto administrativo, el cual hace parte integral de la presente circular.
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Para entidades que administran recurso del régimen subsidiado,
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Para entidades que administran recurso del régimen contributivo
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Para entidades de medicina prepagada y servicios de ambulancia prepagados.
La información solicitada deberá allegarse a esta Superintendencia en las siguientes fechas:
Fecha de corte Fecha de reporte
31 de marzo 30 de abril
30 de junio 31 de julio
30 de septiembre 31 de octubre
Adicionalmente, deberán remitir certificación de los estados financieros, de conformidad con las normas establecidas.
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Estados financieros básicos.
Para la presentación de estados financieros de fin de ejercicio que coinciden con el último trimestre, este despacho precisa el contenido mínimo de la información financiera y administrativa que deben remitir las entidades vigiladas, en archivo plano definido en el anexo técnico adjunto a este acto administrativo, el cual hace parte integral de la presente circular.
* Archivo Estado financiero
02 PV y 02 PB Balance General Consolidado
03 PV y 03 PB Estado de Resultado (Para el sector privado) Estado de Actividad Financiera, Económica y Social (Para el sector público)
04 Estado de Cambios en la Situación Financiera
05 Estado de Flujo de Efectivo
06 Estado de Cambios en el Patrimonio
* PV: Privado/PB: Público.
Se excluye a las entidades de carácter público a las cuales se dirige el presente instructivo, de la presentación del estado de cambios en la situación financiera.
Adicionalmente debe remitirse la misma información señalada en el numeral 1 del capítulo II de esta Circular, denominados archivo tipo 01 y 07 a 028 de Estados Financieros de Períodos Intermedios.
Para la presentación de estos estados financieros, se establece como fecha de presentación el 25 de febrero del año siguiente al término del período contable.
Junto con los estados financieros y como parte integrante de los mismos, deben presentarse las notas a los estados financieros comparadas con el período inmediatamente anterior. Las Notas a los estados financieros corresponden al ente económico; no obstante las mismas deben incluir las relacionadas con cada uno de sus programas de salud.
2.1. Informes adicionales
Los estados financieros remitidos deben complementarse con los documentos de que tratan los artículos 46 y 47 de la Ley 222 de 1995, este último modificado por la Ley 603 de 2000, a saber:
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Certificación...
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