Circular Externa 11
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia de Industria y Comercio |
| Número de Boletín | 46135 |
Para: Cámaras de Comercio.
Asunto: Modificación numeral 2.1, Capítulo II, Título VIII de la Circular Unica.
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Objeto
Concluida la labor de calificación y clasificación de las Cámaras de Comercio correspondiente al año 2004, la Superintendencia de Industria y Comercio encuentra necesario replantear el sistema empleado para calificar y clasificar a dichas entidades desde el año 2001 bajo el sistema de información, calificación y seguimiento SICS.
Por lo anterior, y con el fin de evaluar la gestión de las Cámaras de Comercio durante la vigencia 2005, se implementará el sistema de evaluación de las Cámaras de Comercio ¿SEC¿.
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Fundamento legal
Con fundamento en los artículos 27 y 87 del Código de Comercio, los numerales 7 y 21 del artículo 2° y el numeral 3 del artículo 13 del Decreto 2153 de 1992, corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio ejercer el control y vigilancia de las Cámaras de Comercio e instruir a los destinatarios de esta Entidad, sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones en las materias objeto de su competencia; fijar los criterios que faciliten su cumplimiento y señalar los procedimientos para su cabal aplicación.
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Instructivo
3.1 El numeral 2.1 de la circular única quedará así:
¿2.1 Sistema de Evaluación de las Cámaras de Comercio (SEC).
El SEC es el sistema de evaluación empleado por la Superintendencia de Industria y Comercio, para supervisar de manera integral y especializada la gestión de las Cámaras de Comercio.
2.1.1 Definición de los grupos de evaluación
2.1.1.1 Grupo de servicio público de registro
a) Control sobre libros de registro:
i) Apertura. La apertura de los libros de registro deb erá efectuarse observando lo señalado en los numerales 1.1.1 y 1.4.2 del capítulo primero del presente título;
ii) Existencia de libros y denominación: Las Cámaras de Comercio deberán asegurarse de la existencia de los libros de registro que determine esta Superintendencia y de su correcta denominación, con sujeción a lo establecido en los numerales 1.1.1, 1.2.1 y 1.3.1 del capítulo primero del presente título;
iii) Forma de llevar los libros: Los libros de registro deberán llevarse conforme a lo establecido en los numerales 1.1.1, 1.1.2, 1.2.2 y 1.4.2 del capítulo primero del presente título;
b) Procedimiento para llevar los registros. Para llevar los registros, las Cámaras de Comercio deberán observar las disposiciones previstas en los numerales 1.1.2, 1.2.2, 1.2.4, 1.2.5, 1.2.6, 1.3.2, 1.4.1 y 1.4.3 del capítulo primero del presente título;
c) Certificaciones. Para expedir las certificaciones las Cámaras de Comercio observarán lo dispuesto en los artículos 86 número 3 del código de comercio, las circulares conjuntas 1 de 1983 (anexo 7.3) y SB040SIC008 de 1993 (anexo 7.4) de las Superintendencias Bancaria y de Industria y Comercio y numerales 1.2.7, 1.3.3 y 2.7 del presente título;
d) Tarifas por concepto de registro y su publicidad. Las Cámaras de Comercio deberán cobrar a sus usuarios exclusivamente los conceptos previstos y solamente las tarifas autorizadas por el Gobierno Nacional, de conformidad con lo dispuesto en el decreto 393 de 2002, y los numerales 1.2.3, 1.4.8 y 2.4 del presente título.
Dichas tarifas, lo mismo que el valor que de acuerdo con la ley se cobrará por las copias de los asientos de los registros, deberán publicarse en un lugar fácilmente visible a la entrada de cada área de atención al público;
e) Recepción de estados financieros. Cuando se presenten los estados financieros para su depósito, las Cámaras de Comercio deberán observar lo consagrado en el numeral 1.4.5 del capítulo primero del presente título;
f) Archivo de los documentos de registro público. Además del cumplimiento de lo previsto en el artículo 43 del código de comercio, las Cámaras de Comercio deberán asegurarse de que los archivos de registro público cuenten con condiciones adecuadas de seguridad, manejo y conservación, observando lo consagrado en la Ley 594 de 2000;
g) Publicación de la noticia mercantil. Las Cámaras de Comercio deberán publicar la noticia mercantil observando lo establecido en el número 4 del artículo 86 del Código de Comercio y en el numeral 1.1.3 del capítulo primero del presente título;
h) Reglamento interno y manuales de procedimientos para los trámites de registro. Las Cámaras de Comercio deberán formalizar y documentar los procedimientos que seguirán para llevar y certificar los registros públicos, mediante el establecimiento de un manual aprobado por el órgano competente;
i) Cumplimiento de términos para resolver trámites de registro. Los trámites de registro deberán resolverse dentro de los términos señalados en el Código Contencioso Administrativo;
j) Notificación de actos administrativos. La notificación de los actos administrativos que emitan las Cámaras de Comercio deberá observar lo previsto para tal efecto en el Código Contencioso Administrativo.
2.1.1.2 Grupo de atención al público
a) Horario de atención al público. Las Cámaras de Comercio no podrán terminar la atención al público, hasta tanto hayan des pachado a todos los usuarios que hubieran ingresado a la entidad dentro del horario de atención previsto en el reglamento interno, de conformidad con lo dispuesto en el siguiente párrafo y en el numeral 1.2.8 del capítulo primero del presente título.
Cuando quiera que circunstancias extraordinarias de caso fortuito o fuerza mayor hagan necesario modificar temporalmente el horario de atención al público, la variación debe ser informada al público por lo menos con cinco (5) días de anticipación, indicando las causas que justifiquen la determinación y la duración de la variación previstas, fijando en un lugar visible de la sede de la cámara y sus oficinas seccionales y receptoras un aviso a este efecto.
Con la constancia mensual de la reunión de la junta directiva, se allegará a la Superintendencia de Industria y Comercio constancia de haber dado cumplimiento a lo recién dispuesto;
b) Información al público. De acuerdo con la condición socioeconómica y cultural de cada región, el número de usuarios y las posibilidades de acceso a métodos de difusión, para cada tipo de usuario y para el público en general, se deberá informar sobre los siguientes aspectos:
i) Todos los servicios que presta, las condiciones para acceder a ellos y su costo. En caso de que existan costos preferenciales o diferenciales, resaltar el fundamento legal que justifique su establecimiento.
Para cada servicio deberá indicarse el nombre y cargo del funcionario responsable y el sitio, forma y tiempo en que se puede tener acceso a él:
ii) Las normas que determinan sus funciones y, en cada caso, las aplicables al servicio específico. Para el registro de proponentes la información mínima será la señalada en el numeral 1.2.2. del Capítulo Primero del presente título;
iii) Los procedimientos y trámites a que están sujetas las actuaciones, precisando de manera detallada todos los documentos y requisitos que deben ser suministrados por los usuarios y los plazos en que será resuelto cada trámite.
Tratándose de actuaciones sujetas a recursos, deberá indicarse de manera expresa los recursos que proceden, así como la forma y tiempo en que los mismos deben interponerse;
iv) El sistema de peticiones, quejas y...
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