Circular externa número 100-000003 de 2016
| Emisor | Superintendencias - Superintendencia de Sociedades |
| Número de Boletín | 49947 |
Personas Jurídicas
Referencia: Guía destinada a poner en marcha programas de ética empresarial para la prevención de las conductas previstas en el artículo 2º de la Ley 1778 de 2016.
Por medio del presente acto administrativo, se expide la "Guía destinada a poner en marcha programas de cumplimiento para la prevención de las conductas previstas en el artículo 2º de la Ley 1778 de 2016" (en adelante la "Guía"), con fundamento en las facultades legales de la Superintendencia de Sociedades y, en especial, en las previstas en los artículos 23 y 36 de la Ley 1778 del 2 de febrero de 2016.
La Guía contiene las instrucciones administrativas relacionadas con la promoción de programas de transparencia y ética empresarial, así como de los mecanismos internos de auditoría, anticorrupción y prevención del soborno transnacional, en el contexto de la Ley 1778 de 2016.
De acuerdo con lo anterior, la Guía les suministrará a las personas jurídicas, herramientas útiles para la elaboración y puesta en marcha de los programas y mecanismos mencionados anteriormente.
El texto íntegro de la Guía se anexa a la presente Circular Externa, la cual rige desde la fecha de su publicación.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
El Superintendente de Sociedades,
Francisco Reyes Villamizar.
GUÍA DESTINADA A PONER EN MARCHA PROGRAMAS DE ÉTICA EMPRESARIAL PARA LA PREVENCIÓN DE LAS CONDUCTAS PREVISTAS EN EL ARTÍCULO 2º DE LA LEY 1778 DE 2016
ÍNDICE
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Prenotandos
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Alcance de la Guía
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Definiciones
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Principios para un Programa de Ética Empresarial efectivo
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Compromiso de los Altos Directivos en la Prevención del Soborno Transnacional
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Evaluación de los riesgos relacionados con el Soborno Transnacional
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Programa de Ética Empresarial
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Oficial de Cumplimiento
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Debida Diligencia
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Control y supervisión de las Políticas de Cumplimiento y Programa de Ética Empresarial
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Divulgación de las Políticas de Cumplimiento y Programa de Ética Empresarial
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Canales de comunicación
I. Prenotandos
En un entorno de interdependencia mundial, los países deben crear las condiciones para que los negocios o transacciones internacionales se cumplan de forma tal que los competidores puedan acceder libremente a cualquier mercado.
Tales condiciones podrían evitar la presencia de distorsiones que puedan dar lugar a desequilibrios en la oferta y la demanda de bienes y servicios. En efecto, la posibilidad de que existan relaciones desiguales entre los participantes de un mercado puede originarse por la carencia de controles adecuados para prevenir y detectar prácticas corruptas tales, como el soborno transnacional.
Es cierto, como lo afirma la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos ("OCDE"), que las diversas modalidades de corrupción, así como la percepción
que de ella se tiene, pueden eliminar la confianza en los Gobiernos, las empresas y los mercados.
Tal estado de cosas, podría dar lugar a que las personas jurídicas renuncien a la innovación y a la libre competencia para darle paso a prácticas corruptas en su actividad empresarial. De otro lado, debe evitarse por todos los medios posibles que los funcionarios públicos, puedan verse inclinados a desviar sus funciones para promover sus propios intereses, en desmedro de los ciudadanos. Como es sabido estas circunstancias pueden tener consecuencias muy negativas respecto del crecimiento y desarrollo económicos. Por tanto, el combate a la corrupción facilita el fortalecimiento de la confianza en instituciones e industrias así como en la economía del país.
Colombia ha desplegado esfuerzos significativos tendentes a evitar la corrupción. En este contexto, el país ha celebrado diversos acuerdos internacionales que fueron aprobados por el Congreso de la República, tales como la Convención Interamericana contra la Corrupción de la Organización de Estados Americanos, en 1997, la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción (Uncac) en 2005 y la Convención de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos ("OCDE") para Combatir el Cohecho de Servidores Públicos Extranjeros en Transacciones Comerciales Internacionales, en 2012.
Como resultado de los anteriores convenios internacionales, el país promulgó la Ley 1778 del 2 de febrero de 2016 (la "Ley 1778" o "Ley Antisoborno"), en virtud de la cual se establece un régimen especial para investigar e imponer sanciones administrativas a las personas jurídicas involucradas en conductas de soborno transnacional.
El artículo 2º de la Ley 1778 determina que la Superintendencia de Sociedades investigará y sancionará los actos de "Soborno Transnacional" que se realicen en el contexto de un negocio o transacción internacional que involucre a una persona jurídica domiciliada en Colombia.
De acuerdo con la norma mencionada, se entiende por Soborno Transnacional el acto en virtud del cual, una persona jurídica, por medio de sus empleados, administradores, asociados o contratistas, da, ofrece o promete a un servidor público extranjero, de manera directa o indirecta: (i) sumas de dinero, (ii) objetos de valor pecuniario o (iii) cualquier beneficio o utilidad a cambio de que ese servidor público realice, omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción internacional.
Así mismo, tal artículo de la Ley Antisoborno prevé que cualquier persona jurídica que tenga la calidad de matriz, conforme a las normas colombianas en materia societaria, será investigada y sancionada cuando sus sociedades subordinadas, incurran en una conducta de Soborno Transnacional, con el consentimiento o la tolerancia de la controlante.
Conforme a lo previsto en la Ley 1778, la Superintendencia de Sociedades podrá investigar a cualquier persona jurídica domiciliada en Colombia por infracciones a la Ley Antisoborno, independientemente de que esa persona esté sujeta a inspección, vigilancia o control por parte de otra entidad del Estado.
Por otra parte, el artículo 23 del estatuto citado, establece el deber de la Superintendencia de Sociedades de promover en las sociedades sujetas a su vigilancia, la adopción de programas relacionados con la transparencia y ética empresarial, así como normas internas de auditoría y mecanismos para prevenir el Soborno Transnacional (en adelante los "Programas de Ética Empresarial").
Tal artículo representa un avance significativo para fomentar la creación de una cultura dirigida a que las personas jurídicas celebren sus negocios con sujeción a la ley, de manera transparente, honesta y con observancia de los más altos principios éticos.
En esta guía de prevención del Soborno Transnacional (la "Guía"), se les propone a las personas jurídicas que deban ejecutar Programas de Ética Empresarial, la adopción de ocho principios, que se explicarán más adelante, cuya efectividad les permitirá estar en una mejor posición frente al riesgo del Soborno Transnacional y de otras prácticas corruptas.
En todo caso, los encargados de poner en marcha esos programas, deberán contar con el pleno respaldo de la alta gerencia de la Persona Jurídica, de forma tal que se aseguren y suministren los recursos económicos, humanos y tecnológicos suficientes para su adecuado funcionamiento. La falta de tal compromiso y respaldo puede dar lugar a un incremento en los riesgos de Soborno Transnacional y de otros actos de corrupción, que es precisamente lo que se pretende evitar mediante un Programa de Ética Empresarial efectivo.
En la Guía se incorporan las experiencias internacionales más exitosas en materia de prevención del Soborno Transnacional y, en especial, las contenidas en la Guía de Buenas Prácticas en Controles Internos, Ética y Cumplimiento de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos ("OCDE") y las guías sobre programas de cumplimiento relacionadas con la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de los Estados Unidos ("FCPA") y la Ley Antisoborno del Reino Unido ("UK Bribery Act").
II. Alcance de la Guía
Conforme lo prevé el último inciso del artículo 23 de la Ley 1778, la Superintendencia de Sociedades, mediante Resolución número 100-002657 del 25 julio de 2016, determinó las Sociedades Vigiladas que están obligadas a adoptar Programas de Ética Empresarial.
Para este propósito, la Superintendencia tuvo en cuenta, criterios tales como el valor de los activos, ingresos, número de empleados y objeto social de la persona jurídica, entre otros.
En caso de que una Sociedad Vigilada por la Superintendencia de Sociedades dejare de estar incursa en los requisitos previstos en la Resolución antes mencionada, tal sociedad seguirá sometida al cumplimiento de lo previsto en esta Guía por un término de un año, contado a partir del corte de cuentas del fin de año calendario que corresponda al período contable en que hubiere dejado de estar incursa en los aludidos requisitos. Así las cosas, la sociedad que dejare de estar incursa en los mencionados requisitos deberá informarlo por escrito a esta Superintendencia dentro del mes siguiente a la fecha en la que tal circunstancia ocurra.
Por otra parte, debido a que en los términos del numeral 7 del artículo 7º de la ley Antisoborno "la existencia, ejecución y efectividad" de Programas de Ética Empresarial constituye un criterio de graduación para las sanciones que la Superintendencia de Sociedades puede imponer en los casos de Soborno Transnacional, la implementación voluntaria de tales programas por cualquier persona jurídica podrá tener los efectos mencionados en esa norma.
III. Definiciones
Los términos que aparecen con letra inicial en mayúscula tendrán el significado que se les asigna en esta Guía y podrán ser usados tanto en singular como en plural, siempre y cuando que el contexto así lo requiera y no se indique lo contrario.
Altos Directivos: Son las personas naturales o jurídicas, designadas de acuerdo con los estatutos sociales o cualquier otra disposición interna de la Persona Jurídica y la ley colombiana, según sea el caso, para...
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