Circular N° 30 de la Agencia Nacional de Hidrocarburos, 06-10-2022
| Número de circular | 30 |
| Fecha | 06 Octubre 2022 |
| Materia | Administrativo |
CIRCULAR No. 30 del 06 de octubre de 2022
Avenida Calle 26 N° 59 - 65 Piso 2
Edificio de la Cámara Colombiana de la Infraestructura
Bogotá D.C. - Colombia. Código postal: 111321
Teléfono: +57 (1) 593 17 17 - www.anh.gov.co
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PARA: Vicepresidentes, Jefes de Oficina, Personal de Planta y Contratistas de la ANH
DE: Vicepresidente Administrativo y Financiero
ASUNTO: Divulgación lineamientos y procedimiento para radicación de comunicaciones
externas o recibidas por medios electrónicos y otras medidas relacionadas con la administración
de comunicaciones de la Entidad.
Con el fin de fortalecer y agilizar el procedimiento de recepción y radicación de comunicaciones externas
recibidas, dar cumplimiento a la Resolución 1079 de 2015, así como mejorar el manejo de las
comunicaciones de la Entidad, se requiere tener en cuenta las siguientes pautas y lineamientos para la
generación y envío de los mensajes de datos, que requieran tramite y trazabilidad en la ANH, por lo cual:
1. La recepción de los mensajes de datos que requieran trámite y trazabilidad en la ANH, deben ser
radicados en el sistema de gestión documental electrónico de archivo – SGDEA institucional, por lo cual,
todo correo electrónico externo que requiera trámite y trazabilidad en la Agencia se debe llegar al buzón
institucional establecido para tales efectos, el cual deberá ser radicado en el
sistema de gestión documental electrónico de archivos. Posteriormente, se informará por el mismo
medio al emisor, usuario, funcionario o parte interesada el número radicado, y se dará trámite interno al
destinario final, el cual tendrá que gestionarlo a través de la plataforma informática.
2. El buzón institucional destinado para la recepción y radicación de los correos electrónicos externos,
conforme con lo señalado en el numeral anterior es: correspondenciaanh@anh.gov.co
3. Los correos electrónicos de correspondencia externa que envíen las operadoras, los proveedores,
contratistas y en general los terceros, que requieran ser radicados formalmente, deberán seguir las
siguientes instrucciones:
a. Deben ser remitidos al correo correspondenciaanh@anh.gov.co, como primer destinatario de la
cadena de direcciones a las que va dirigida la comunicación; esto para saber efectivamente que se
debe radicar y no que corresponde a una información enviada para solamente conocimiento.
b. En caso de que se remita como destinatario en copia en la cadena de direcciones a las que va
dirigida la comunicación, en el cuerpo de la comunicación los terceros deben indicar que se envía
para radicación oficial de la Entidad. Adicionalmente, en el correo electrónico deben además indicar:
i. Nombre completo de la persona y área a la que se debe radicar el documento.
ii. Nombre completo del remitente de la información
iii. Número de contacto telefónico del remitente
iv. Dirección electrónica o física de correspondencia del remitente de la información.
v.Si en el correo electrónico o en la comunicación remisoria se indica que contiene anexos estos
deberán adjuntarse al correo, por lo cual es responsabilidad del tercero si estos no son anexados o
no vienen en debida forma.
vi. Cuando por el tamaño de los archivos anexos los terceros remitan la información a través de
mecanismos o medios alternos de transferencia de archivos informáticos (FTP, WeTransfer,
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