Circular Nº K2022090000164 de Gobernación de Antioquia, 2022
| Número de circular | K2022090000164 |
| Año | 2022 |
| Fecha de publicación | 13 Enero 2022 |
| Fecha | 18 Mayo 2022 |
| Emisor | Gobernación de Antioquia |
*2022090000164*
CIRCULAR No.
PARA: Secretarios de Despacho y Dependencias, Directores Técnicos, Directores
Operativos y Servidores Públicos de la Administración Departamental.
DE: Dirección de Gestión Documental.
ASUNTO: Identificación de la Información producida en la pandemia.
FECHA: 18/05/2022
Mediante Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, relacionado con la seguridad
de los documentos firmados durante el trabajo en casa, en el marco de la emergencia
sanitaria en su Artículo 11, indica que en relación con la firma de los actos administrativos,
providencias y decisiones, la Sentencia C-242 del 09 de julio 2020, señaló que el uso de
firmas mecánicas, digitalizadas y escaneadas es una medida temporal que permite la
consecución de un fin superior de la sociedad, para el adecuado funcionamiento de la
administración, que la misma tiene concordancia con la habilitación del trabajo en casa, por
cuanto permite que los servidores no tengan que desplazarse en forma presencial a las
entidades, en los siguientes términos:
“Sentencia C-242 del 09 de julio 2020 (…) 6.246. Así mismo, dicha medida es adecuada
para cumplir el mencionado objetivo, puesto que habilita el uso de firmas autógrafas
mecánicas, digitalizadas y escaneadas válidamente para suscribir los documentos que
expiden las autoridades, lo cual permite que no requieran acudir de forma presencial a las
entidades a suscribirlos, si no que tal actuación se realice de forma remota en concordancia
con la autorización de trabajo en casa de los funcionarios del estado”
“Sentencia C-242 del 09 de julio 2020 (…) 6.248 Indica que es una autorización temporal
para permitir la consecución de un fin superior para la sociedad, como el adecuado
funcionamiento de la administración.”
Durante el periodo de la emergencia sanitaria se produjeron documentos de los que a la
fecha no se tiene identificación ni control, como conocer que series, subseries, asuntos o
tipologías documentales, que se produjeron en los equipos personales (PC, portátiles,
tablets, celulares), oficina, correo, teams, WhatsApp, u otros soportes como memorias,
discos extraíbles; espacios físicos (casa, oficina personal), entre otros
Por lo anterior se solicita que cada unidad administrativa que conforma la Administración
Departamental reporte la información producida en tiempos de la pandemia, en los campos
del siguiente enlace: https://bit.ly/3Lr78Ao ,con el objetivo de reconocer esta producción
documental electrónica y llevarla a un repositorio que permita su clasificación, organización,
conservación, custodia y consulta.
Es necesario recordar el cumplimiento del Acuerdo 038 del 2002, del Archivo General de la
Nación, en su “Artículo Primero: Responsabilidad del servidor público frente a los
Documentos y Archivos. El servidor público será responsable de la adecuada conservación,
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