Concepto ICBF nº 31-2020 - Normativa - VLEX 855082826

Concepto ICBF nº 31-2020

JurisdicciónColombia
Año2020
Fecha23 Enero 2020

Concepto ICBF No 31

Fecha: 23 de noviembre de 2020

Asunto: Firma Electrónica aprobación de Documentos.

Estimados Directores:

De manera atenta y en el marco de nuestras competencias, esta Oficina emite concepto sobre el uso de firmas digitalizadas (escaneadas o en pdf) para aprobación de documentos generados y/o recibidos por las dependencias del ICBF.

Así, previo análisis del ordenamiento jurídico vigente y con fundamento en los artículos 23 de la Constitución Política, 26 del C.C., 13 del C.P.A.C.A, sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015, y el numeral 4º del artículo 6º del Decreto 987 de 2012, se procede a dar respuesta en los términos que siguen:

  1. PROBLEMA JURÍDICO

De los planteado por las Direcciones Administrativa y Financiera surge el siguiente problema jurídico:

¿Es viable hacer uso de las firmas digitalizadas (escaneadas o en PDF) para aprobación de documentos generados y/o recibidos por el Instituto en desarrollo de sus funciones, teniendo en cuenta las condiciones impuestas por la pandemia, y en adelante sería viable hacer uso de las mismas, en aras de cumplir con las iniciativas del uso racional del papel, tóner e impresión, en el marco de la austeridad del gasto; adicionalmente de la validez del uso del correo institucional para la recepción y el trámite?

Lo anterior, con el fin de determinar ¿si los trámites de pago que se realizaron desde marzo en adelante, en la modalidad virtual, son igualmente válidos para efectos de archivo y soporte ante entes de control, o si de lo contrario, será necesario imprimir y firmar físicamente todos esos soportes documentales?

  1. RUTA METODOLÓGICA PARA RESPONDER EL PROBLEMA JURÍDICO

Para dar respuesta a la cuestión: (i) se establecerá el marco jurídico aplicable; (ii) se revisarán los antecedentes de la solicitud; (iii) se realizará el respectivo análisis jurídico del caso concreto, para finalmente exponer las conclusiones.

2.1 MARCO NORMATIVO APLICABLE

Son normas aplicables para la resolución del presente problema jurídico: la ley 527 de 1999, el Decreto 2364 de 2012, el Decreto 491 de 2020 y el Decreto 1287 de 2020, así como las sentencias de la Corte Constitucional C-662 de 2000 (M.P. Fabio Morón Díaz), C-831 de 2001 (M.P. Álvaro Tafur Galvis) y C-242 de 2020 (M.P. Luis Guillermo Guerrero Pérez y Cristina Pardo Schlesinger).

2.2 ANTECEDENTES

Mediante memorando 202012220000130743 radicado en esta Oficina el 17 de septiembre de 2020, las direcciones Administrativa y Financiera solicitan concepto jurídico sobre la validez de la firma digitalizada o escaneada para la aprobación de los documentos que la Entidad profiere en virtud de sus funciones. Proponen tener en cuenta el contexto actual y, preguntan si en adelante se puede hacer uso de la misma, lo anterior con el fin de determinar la validez de los documentos proferidos desde el mes de marzo de 2020, tanto para el archivo como para que obren como evidencia ante los entes de control. Argumentan si por el contrario, todos los documentos proferidos en la virtualidad deben ser impresos y firmados físicamente.

Se señala en el memorando que se han presentado, por varias regionales, inquietudes acerca de la validez de los trámites de pago que fueron allegados en documentos digitales y no físicos; firmados digitalmente con escaneo o firma en PDF, y remitidos por correos institucionales del ICBF y no a través del correo físico que normalmente se utiliza. Lo anterior, considerando que, aunque estas medidas obedecieron a una situación de emergencia, la Resolución 3333 de 2015 se encuentra vigente y en ella se prevén las condiciones en que deben allegarse los trámites de pago, por lo que se cuestiona por parte de las regionales si será necesario imprimir y firmar físicamente todos los trámites de pago que se realizaron desde el 20 de marzo en adelante, en la modalidad virtual.

Se afirma en el memorando allegado que desde que se inició el aislamiento preventivo y el esquema de trabajo en casa, producto de la pandemia por COVID 19, y con el fin de garantizar la normal prestación del servicio, la Entidad ha venido recibiendo por parte de los supervisores o interventores de los contratos y ordenadores del gasto, los documentos soporte que se deben anexar a las cuentas de cobro y facturas para su respectiva presentación ante las áreas de pagaduría de las Direcciones Regionales y del Grupo Financiero Sede de la Dirección General, de manera digital.

Lo anterior, con el fin de evitar exigirles a los contratistas la presentación de documentos en físico. Adicionalmente, en los casos en que estos documentos deban tener firmas físicas, se dio la instrucción a los Grupos Financieros de recibir dichos documentos con firmas escaneadas o agregadas en PDF, e incluso, recibir autorizaciones emitidas por correo electrónico institucional, en casos en los que no fuera posible introducir una firma digital en cierto documento.

Estas directrices buscaban en su momento, poder dar continuidad en los trámites de pago, amparándonos para ello en los decretos expedidos por el Gobierno Nacional, que dispusieron la emergencia económica, social y ambiental, el aislamiento preventivo y el teletrabajo en las entidades públicas.

Se menciona que parte de los documentos a los que se hace alusión son las certificaciones de cumplimiento expedidas por los supervisores o interventores, las cuales requieren el diligenciamiento del formato F1.PR14.MPA.P1 - Informe de Obligaciones y Certificación del Supervisor, Contratos de Prestación de Servicios v3 -, firmado por el contratista y el supervisor o interventor del contrato, con el pre visado del PAC por el encargado del área respectiva.

Así mismo, para el pago de comisiones de servicios, el artículo 5º de la Resolución No. 3333 de 2015 indica que las certificaciones de cumplimiento deben entregarse en original en el momento de radicar la cuenta, junto con los demás documentos soporte para el pago, de acuerdo con cada tipo de contrato o modalidad de pago.

2.3 ANÁLISIS JURÍDICO

Si bien el problema jurídico se relaciona con las medidas específicas adoptadas en el estado de emergencia declarado con ocasión de la pandemia, y dado que las normas extraordinarias refieren conceptos previstos en códigos, leyes y decretos, se considera necesario analizar la regulación jurídica general sobre los mensajes de datos y las distintas clases de firmas.

2.3.1. Validez de los mensajes de datos y de distintas formas de firmas en el ordenamiento jurídico colombiano

Como antecedente del uso de medios electrónicos en general, es necesario mencionar que la Ley 527 de 1999, ley del Comercio electrónico y firmas digitales, condensó temas fundamentales para el desarrollo del comercio electrónico, dentro de las que se encuentran los mensajes de datos y las firmas digitales.

Al respecto de la Ley 527 de 1999, la Corte Constitucional se pronunció sobre su exequibilidad a través de la sentencia C- 662 de 2000, en la cual señaló que:

“gracias a esta ley, Colombia se pone a tono con las modernas tendencias del derecho internacional privado, una de cuyas principales manifestaciones ha sido la adopción de legislaciones que llenen los vacíos normativos que dificultan el uso de los medios de comunicación modernos, pues, ciertamente la falta de un régimen específico que avale y regule el intercambio electrónico de informaciones y otros medios conexos de comunicación de datos, origina incertidumbre y dudas sobre la validez jurídica de la información cuyo soporte es informático, a diferencia del soporte documental que es el tradicional.

De ahí que la Ley facilite el uso del EDI y de medios conexos de comunicación de datos y concede igual trato a los usuarios de documentación con soporte de papel y a los usuarios de información con soporte informático.”

Con los rápidos desarrollos tecnológicos, el ordenamiento jurídico ha incorporado diferentes posibilidades que permitan un Estado más eficiente y cercano al ciudadano. Entre ellas, se destaca la Ley 962 de 2005, de racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado, que autorizó en su artículo 6° el uso de los medios tecnológicos y electrónicos para adelantar trámites y competencias de la Administración Pública, siempre que se garanticen los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad.

De manera general para la función administrativa, la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en el artículo 5°, estableció como un derecho de las personas que en sus relaciones con las autoridades se presente, adelante o promueva por cualquier medio tecnológico o electrónico disponible. En sus artículos 53 a 64, reglamenta la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo[1], en aspectos como el registro de las personas, la validez del documento...

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