Concepto N° C-053 de 2024, de la Agencia Nacional de Contratación Pública, 13-05-2024 - Doctrina Administrativa - VLEX 1034739171

Concepto N° C-053 de 2024, de la Agencia Nacional de Contratación Pública, 13-05-2024

Año2024
Número de oficioC-053 de 2024
Fecha13 Mayo 2024
MateriaDescriptor




FORMATO PQRSD

Código: CCE-REC-FM-17

Versión: 02 DEL 22 DE AGOSTO DE 2023

PLANEACIÓN CONTRACTUAL – Obligatoriedad – Elaboración de estudios previos – Etapa precontractual


El Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, en adelante EGCAP, contiene disposiciones que exigen a las Entidades Estatales el deber de realizar planeación en la etapa precontractual, para que los procesos de contratación satisfagan las necesidades de la Administración, cumplan sus fines, logren la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y permitan la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran en su consecución. […]

[…]

Más allá del cumplimiento de la normativa, “los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato”, por lo que deben publicarse en la etapa precontractual y sirven de motivación para los documentos expedidos unilateralmente por la Entidad Estatal tales como el acto administrativo de apertura, los pliegos de condiciones y el acto de adjudicación, entre otros. En ese sentido, los estudios y documentos previos son necesarios antes de la celebración del contrato, pues fundamentan las condiciones que la Entidad Estatal exige en sus procesos de contratación. Sin embargo, luego de la suscripción del contrato la entidad no debe actuar unilateralmente, sino que debe respetar la buena fe contractual y proceder de acuerdo con lo pactado.

[…]

[…]el numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, antes citado, establece el deber de las entidades de realizar estudios previos en dos (2) momentos específicos: i) previo a la apertura de un proceso de selección y ii) previo a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de selección sea contratación directa.


ACTA DE INICIO – Noción – Requisito de ejecución convencional – Etapa contractual


El acta de inicio constituye un requisito de ejecución convencional, que se pacta en la minuta del contrato o que el contratista acepta, adhiriéndose al clausulado del pliego de condiciones o documento equivalente. Sin embargo, en el lenguaje de la contratación estatal, el acta de inicio es un documento en el que se fija la fecha en la que comienza el cómputo del plazo del contrato, una vez cumplidos los requisitos legales para el inicio de la ejecución del contrato. Es por ello, que la suscripción del acta de inicio usualmente se pacta en la cláusula del plazo, estableciendo que la fecha de la firma de tal documento será el hito que determinará desde cuándo comenzarán a contabilizarse los días, meses o años que se hayan estipulado como período para el cumplimiento del objeto del contrato.

[…]

Dicho de otra manera, el acta de inicio puede ser pactada como requisito para el comienzo del cómputo del plazo, pero la fecha que se defina en ella para iniciar la ejecución del contrato no puede ser anterior al cumplimiento de los requisitos de ejecución establecidos en la ley. Por ejemplo, si las garantías no han sido aprobadas por la Entidad Estatal, aún no se puede suscribir el acta de inicio, pues de lo contrario las partes estarían contrariando normas de orden público, que, como bien se ha señalado, son indisponibles. O, si la fecha de expedición del registro presupuestal es el día de hoy, no puede establecerse como fecha de inicio de ejecución del contrato el día de ayer, porque lo que eso estaría indicando es que el contrato estatal comenzó su ejecución sin la apropiación presupuestal suficiente.


VERIFICACIÓN DE LA IDENTIDAD DEL PROPONENTE – Ley 1121 de 2006 – Identificación – Persona jurídica


A través de la Ley 1121 de 2006, el Legislador profirió una serie de disposiciones normativas encaminadas a la prevención de la financiación del terrorismo, así como su detección, investigación y sanción. Dentro de esas medidas encontramos el fortalecimiento de las funciones de la Unidad de Información y Análisis Financiero para requerir información (artículo 8), la creación del deliro de financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas (artículo 16), la exclusión de beneficios y subrogados penales para los condenados por delitos de terrorismo (artículo 26), así como otras mediadas entre las que destacamos al incorporada en el artículo 27.

[…]

[…] las Entidades Estatales al adelantar sus procesos contractuales, para verificar la identidad de sus eventuales contratistas que ostenten la calidad de personas jurídicas, suelen exigir certificados de existencia y representación legal; sin embargo, no puede desconocerse que de conformidad con el artículo 15 del Decreto Ley 019 de 2012, las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos, pueden acceder gratuitamente a los registros públicos que lleven las entidades encargadas de expedir los certificados de existencia y representación legal de las personas jurídicas, sirviendo tal consulta, para prescindir de la solicitud de su presentación de dicho certificado a los proponentes o contratistas.























Bogotá D.C., [Día] de [Mes.NombreCapitalizado] de [Año]       


Señor

Emanuel Rodrigo Combita Silva

Puerto Santander, Norte de Santander





Concepto C – 053 de 2024



Temas:

PLANEACIÓN CONTRACTUAL – Obligatoriedad – Elaboración de estudios previos – Etapa precontractual / ACTA DE INICIO – Noción – Requisito de ejecución convencional - Etapa contractual / VERIFICACIÓN DE LA IDENTIDAD DEL PROPONENTE – Ley 1121 de 2006 – Identificación – Persona jurídica


Radicación:

Respuesta a consulta No. P20240320003062





Estimado Señor Combita:



En ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 5° del artículo 3 y el numeral 8° del artículo 11 del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente– responde su petición recibida el 20 de marzo de 2024, que fue remitida por el Departamento Administrativo de la Función Pública, mediante Oficio con Radicado No. 20249000245662 del mismo mes y año.


  1. Problemas planteados


Usted realiza la siguiente consulta:


1. ¿Los estudios previos dentro de un proceso contractual deben ser fechados con anterioridad a la fecha de acta de inicio?

2. ¿Puede ser de la misma fecha la elaboración de estudios previos, acta de inicio, certificado de inexistencia y demás etapas contractuales?

3. ¿Puede la administración municipal consultar y descargar un certificado de existencia y representación legal en un proceso de mínima cuantía para la verificación del proponente?” [Sic].


  1. Consideraciones


En ejercicio de las competencias establecidas en los artículos 3, numeral 5° y 11, numeral 8° del Decreto 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente resuelve consultas sobre la aplicación de normas de carácter general en materia de compras y contratación pública. En ese sentido, resolver casos concretos desborda las atribuciones asignadas por el legislador extraordinario, que no concibió a Colombia Compra Eficiente como una autoridad para solucionar problemas jurídicos particulares de todos los partícipes de la contratación estatal.

La competencia de esta entidad se fija con límites claros, con el objeto de evitar que la Agencia actúe como una instancia de validación de las actuaciones de las entidades sujetas a la Ley 80 de 1993 o de los demás participantes de la contratación pública1. Esta competencia de interpretación de normas generales, por definición, no puede extenderse a la resolución de controversias ni brindar asesorías sobre casos puntuales.

En atención a lo anterior, la Subdirección de Gestión Contractual de esta Agencia, dentro de los límites de sus atribuciones –esto es, haciendo abstracción del caso particular expuesto por el peticionario– resolverá la consulta conforme a las normas generales en materia de contratación estatal, luego de analizar los siguientes temas: i) principio de planeación y los estudios y documentos previos al contrato, ii)Generalidades del acta de inicio y iii) obligatoriedad de las Entidades Estatales de identificar a las personas naturales o jurídicas que participan de sus procesos de contratación.

La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, se ha pronunciado sobre el deber de elaborar el análisis del sector frente a procesos de contratación en los conceptos, C-519 de 13 de septiembre de 2022, C-716 del 15 de noviembre de 2022, C-035 del 29 de marzo de 2023, C-166 del 01 de junio de 2023, C-235 del 05 de julio de 2023 C-248 del 07 de julio de 2023, C-305 del 26 de julio de 2023, entre otros. De igual forma, esta Agencia en los conceptos C-562 del 25 de octubre de 2021, C-625 del 14 de septiembre de 2022, C-927 del 29 de...

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