Concepto N° C-707 de 2020, de la Agencia Nacional de Contratación Pública, 03-12-2020 - Doctrina Administrativa - VLEX 862570109

Concepto N° C-707 de 2020, de la Agencia Nacional de Contratación Pública, 03-12-2020

Año2020
Fecha03 Diciembre 2020
Número de oficioC-707 de 2020
MateriaFIRMA - MEDIOS ELECTRÓNICOS - FIRMA DIGITAL Y ELECTRÓNICA - ONAC
RESPUESTA DIRECCIÓN CONTRACTUAL



CCE-DES-FM-17


FIRMA Electrónica Digital Efectos jurídicos


[…] si un documento se firma en manuscrito y se escanea para enviar a la entidad estatal, es válido, porque el documento está firmado con el puño y letra de una persona. El hecho de que se escanee para enviarlo a la entidad estatal no es un motivo suficiente para rechazar la presentación de dicho documento, pues, según lo dispuesto en el artículo 246 del Código General del Proceso, las copias tendrán el mismo valor probatorio del original, salvo cuando por disposición legal sea necesaria la presentación del original o de una determinada copia. […], si el documento contiene una imagen con la firma, corresponde a la entidad estatal verificar si se trata de una firma digital, evento en el cual deberá reconocerle plena validez. Para el efecto, la entidad deberá determinar con las entidades de certificación acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia si esa firma digital se encuentra o no registrada.


MEDIOS ELECTRÓNICOS Contratación estatal Régimen jurídico


[…] nuestro ordenamiento jurídico desde hace varios años se ha presentado una tendencia consistente en la eliminación de los trámites innecesarios relacionados con las actuaciones que se adelantan ante las autoridades. Con ello se ha buscado que las personas tengan una mejor calidad de vida, como resultado de la facilidad para realizar los trámites en el Estado, de manera que puedan utilizar este tiempo en otras actividades. […] nuestro ordenamiento jurídico permite que en la actividad contractual de las entidades estatales los procedimientos administrativos necesarios sean realizados valiéndose de los medios electrónicos; medios en los que cabe el uso de las firmas electrónicas o digitales […].


FIRMA DIGITAL Y ELECTRÓNICA Validez en la contratación estatal


[…] para que un documento con la imagen de una firma sea válido, la entidad estatal deberá determinar si cumple los requisitos de una firma digital o electrónica. Si no cumple los requisitos, se entiende que el documento no se presentó con firma alguna y, por lo tanto, la entidad deberá rechazarlo, si es que ello no se subsanó durante el término concedido por la ley. A su turno, si el proponente aporta el documento con firma manuscrita y lo escanea para enviarlo a la entidad estatal, deberá considerarse como válido, porque estos documentos deben ser considerados como copia simple del original y tienen plena validez, salvo que una norma expresa imponga la entrega del original.


ONAC Firma digital – Acreditación


[…] en relación con la validez de la presentación de documentos en la oferta, firmados digitalmente por el representante legal del proponente y cuya firma está certificada el Organismo Nacional de Certificación – ONAC, es pertinente recordar que, según el marco normativo referido, en nuestro ordenamiento jurídico existe la posibilidad de que un ente público o privado detente poderes de certificar, con el fin de que proporcione seguridad jurídica a las relaciones comerciales por vía informática, lo cual incluye la firma electrónica y digital.




Bogotá D.C., 03/12/2020 Hora 11:31:2s

N° Radicado: 2202013000011896


Señor
Luis Javier Márquez Márquez

Bogotá




Concepto C-707 de 2020



Temas:

FIRMA – Electrónica – Digital – Efectos jurídicos / MEDIOS ELECTRÓNICOS – Contratación estatal – Régimen jurídico / FIRMA DIGITAL Y ELECTRÓNICA – Validez en la contratación estatal / ONAC – Firma digital – Acreditación

Radicación:

Respuesta consulta # 4202012000009569


Estimado señor Márquez:


En ejercicio de la competencia otorgada por el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 5 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, la Agencia Nacional de Contratación Pública − Colombia Compra Eficiente procede a dar respuesta a su consulta del 21 de octubre de 2020.


  1. Problemas planteados


Usted plantea el siguiente interrogante: «en los diferentes procesos de selección, se exige la presentación de documentos y formatos suscritos por el oferente tales como la carta de presentación de las ofertas o el ofrecimiento económico. Teniendo en cuenta que en virtud de la Ley 527 de 1999, la firma digital tiene la misma fuerza y efectos que la firma manuscrita (art. 28) se pregunta: Podría una entidad estatal oponerse o rechazar un ofrecimiento, cuando los documentos de la oferta que se adjuntan al SECOP son firmados digitalmente por el representante legal del proponente, esto es, haciendo uso de su firma digital, debidamente emitida una entidad de certificación acreditada por la ONAC?».


  1. Consideraciones


Para resolver la consulta, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente analizará los siguientes temas: i) definición de la firma manuscrita y uso de la firma electrónica y digital en la contratación estatal, ii) la línea consolidada de esta Agencia, que se confirma en esta respuesta, en relación con el uso de medios electrónicos en las actuaciones administrativas contractuales, iii) la validez de la firma electrónica y digital en la actividad contractual del Estado.


    1. La firma manuscrita y uso de la firma electrónica y digital


El artículo 836 del Código de Comercio define la firma como «la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de los elementos que la integren o de un signo o símbolo empleado como medio de identificación personal», es decir, la forma por la cual se identifica a una persona, ya sea con el nombre del suscriptor, un símbolo o signo. Dentro del concepto general, la firma manuscrita es «[…] un rasgo o signo impuesto del puño y letra de una persona, con el cual, de forma general y reiterada, se compromete con el contenido de los documentos que la consignan, o da fe de que lo allí registrado obedece a la realidad»1.

Por otra parte, frente a la firma electrónica, el artículo 1 del Decreto 2364 de 2012 la define como «aquella que se realiza a través de métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente». En este sentido, los atributos jurídicos que debe tener la firma electrónica son: i) identificar el firmante; ii) asegurar que el documento firmado sea exactamente el mismo que el original y iii) asegurar que los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos.

Por su parte, el artículo 2 de la Ley 527 de 1999 define la firma digital como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación2. Además, esta normativa prevé que podrán emitir certificados en relación con las firmas digitales las entidades de certificación3.

A su turno, el Documento CONPES 3620 de 2009 explica que «La firma digital y la firma electrónica son formas de identificación personal en el contexto digital, que pueden ser empleadas para cumplir funciones de identificación, de la integridad de un mensaje de datos y el no repudio del mismo. La firma electrónica es el concepto genérico a través del cual se identifica un firmante asociado a un mensaje de datos y se entiende su aprobación al contenido del mismo, mientras la firma digital es una especie de firma electrónica». De hecho, bajo el principio de equivalencia funcional, estas firmas deben cumplir con las mismas funciones de la firma manuscrita. Es decir, debe servir para identificar a una persona como el autor del documento, dar certeza de la participación exclusiva de dicha persona en la firma y asociar esta última al contenido del mensaje de datos.

Así las cosas, la Ley 1437 de 2011, «Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo» continúa la línea explicada consistente en el reconocimiento de validez a las actuaciones realizadas en sede virtual, y dedica un capítulo completo a la utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo4. En efecto, el artículo 5, numeral 1, consagra, como derecho de las personas ante las autoridades, el de presentar peticiones y adelantar o promover estas actuaciones «por cualquier medio tecnológico o electrónico disponible en la entidad, aún por fuera de las horas de atención al público». Así mismo, el artículo 35 establece que «Los procedimientos administrativos se adelantarán por escrito, verbalmente, o por medios electrónicos de conformidad con lo dispuesto en este Código o la ley». En este sentido, los artículos 53 al 64 regulan: i) la posibilidad de adelantar las actuaciones administrativas por medios electrónicos; ii) el registro para el uso de medios electrónicos; iii) el documento público por medio electrónico; iv) la notificación electrónica; v) el acto administrativo...

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