Concepto de la Superintendencia de Economía Solidaria. 19743–09 Conservacion de Archivos
| Fecha | 08 Junio 2009 |
CONSERVACION DE ARCHIVOS
Concepto No. 019743 del 8 de junio de 2009
Síntesis: Conservación archivos
Con toda atención nos referimos a su comunicación citada en el asunto, en la cual expone que actualmente la cooperativa cuenta con una gran cantidad de archivo correspondiente a carpetas de ex asociados fallecidos, retirados y excluidos cuya custodia y mantenimiento está generando costos onerosos a la organizaciones y desean saber si la Superintendencia contempla alguna normatividad especial de cara a esta documentación o si la Cooperativa puede determinar mediante acta la destrucción de estos archivos.
Sobre el particular es necesario resaltar que en materia de archivos de las organizaciones de la economía solidaria, la legislación cooperativa no se ocupó del tema, no obstante, por remisión expresa que hace el artículo 158 de la Ley 79 de 1988, en lo no regulado se aplica el Código de Comercio
Es así como el referido Estatuto Mercantil en su artículo 60 derogado tácitamente por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 sobre la racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio dispone:
“(…) Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.
“Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales (…)”
De otra parte, la Ley 795 de 2003 por la cual se ajustan algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se dictan otras disposiciones, consagra en su artículo 22 que reforma el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero frente al tema de conservación de archivos:
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