Conocer la legislación, el primer paso
Conocer la legislación, el primer paso
Las compañías que estén obligadas a partir del 2019 a facturar electrónicamente tienen que asesorarse muy bien y leer la normatividad que la reglamenta, explican los expertos.
En este momento las empresas y personas naturales que están obligadas a expedir factura electrónica a partir del próximo año, se encuentran a la expectativa sobre qué deben hacer para empezar a facturar de esta forma. Los pasos a seguir son diversos, pero el primero que tienen que realizar es conocer la legislación que se ha expedido sobre el tema. Jorge Enrique Cote, presidente de Carvajal Tecnología y Servicios, al respecto dice: “deben documentarse e investigar, leyendo la normatividad alrededor de la masificación: Decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015 y la resolución 19 del 24 de febrero 2016”. Una vez conozcan los alcances de estas normas tienen que pensar en armar un equipo interdisciplinario que integre las áreas que tendrán que ver con los cambios operacionales y reglamentarios. Por tanto deberán estar involucrados al menos la parte financiera, Tecnologías de la Información (TI), impuestos y contable. Esta correlación es importante, porque al armar estos equipos con personas del área financiera, de impuestos y contables que apalanquen sus conocimientos con los miembros de la sección de tecnología, se podrá establecer un apoyo importante para sacar adelante los procesos de estructuración del proyecto de facturación electrónica. Luego de realizado esto, hay que “adaptar las herramientas tecnológicas de la empresa a los procesos de facturación definidos por las otras áreas y adecuar dichos sistemas al nuevo proceso”, indica Cote. Igualmente, se debe definir un cronograma que sea muy claro con los hitos del propuesto, prerrequisitos para cada paso que esté acorde con los tiempos límite de la Dian; ya sea voluntario u obligado. Algo importante que debe saber el contribuyente que quiera o deba adelantar el proceso de facturación electrónica, es que debe “registrarse en el servicio informático de factura electrónica de la Dian como obligado o voluntario, ingresando sus datos lo cual se verá reflejado en el catálogo de factura electrónica (base de datos de la Dian)”, dice Fredy Leonardo Mora, socio de impuestos de Ernst & Young S.A.S. También tendrá que indicar en el servicio informático de factura electrónica de la Dian si facturará de forma directa o a través de un proveedor tecnológico. Más detalles Si va a facturar de forma directa, el contribuyente tiene que informar el ‘software’ mediante el cual lo va hacer; iniciar pruebas para verificar cumplimiento de condiciones técnicas previstas en el decreto 2242 y en la resolución 19 de 2016. “En el caso de ser obligado por la Dian, superadas las pruebas el servicio informático de esta entidad generará el visto bueno de pruebas exitosas. A partir del momento en que se asocie el ‘software’ el contribuyente se entenderá habilitado”, observa Mora. Pero si el proceso es voluntario, una vez supere las pruebas de forma exitosa, la Dian en un plazo máximo de 10 días emitirá la resolución habilitando al contribuyente. En caso que vaya a facturar a través de un proveedor tecnológico, lo primero que deberá hacer es verificar que este se encuentre autorizado por la Dian...
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