Control y seguimiento de eventos de marketing y comunicación
| Autor | Daniel G. Rico |
| Páginas | 80-97 |
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GESTIÓN DE EVENTOS DE MARKETING Y COMUNICACIÓN © RAMA
3.1
SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO DE EVENTOS
La supervisión y seguimiento del buen desarrollo del evento depende de que todos los
profesionales ejerzan sus funciones de manera óptima. Este proceso es facilitado gracias a las
fases que diferencia Goldblatt (1997).
nInvestigación: estudio de situación compuesto por tipo de público objetivo y
posicionamiento, viabilidad económica y plan de ingresos y gastos.
nDiseño: determinación de un guión con los factores influyentes para el buen desarrollo del
evento (selección de espacios, listas de invitados, personal, decoración…).
nPlanificación: se cierran listas de invitados, contratos de proveedores y campañas de
marketing paralelas al evento.
nCoordinación: se realizan de manera íntegra las actividades del desarrollo del evento.
nEvaluación: sirve para valorar el resultado del evento a través de las relaciones generadas
con el público y organizaciones o instituciones, el impacto mediático y los ingresos y gastos.
3.1.1 CONTROL DE PARTICULARES
Se diferencian tres tipos de particulares:
nMedios de comunicación: encargados de cubrir el evento y difundirlo, suelen enviar
a periodistas especializados en una temática concreta. Son invitados a través de un
comunicado de prensa. Se regula su entrada y salida con acreditaciones.
nInvitados: personas relevantes que mejoran la imagen de marca, en términos digitales,
se denominan influencers. Dan prestigio y atraen a público y medios resultando un evento
único y atractivo. Suelen estar registrados en listas de invitados, pero tras terminar su
aportación, al salir no se les ofrece restricciones, por motivos de discreción.
nParticipantes: público que asiste al evento con posibilidad de intervención en las
actividades del evento. Suele ser el público target. Su acceso también está controlado por
acreditaciones.
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© RAMA 3 n GESTIÓN Y CONTRATACIÓN DE ESPACIOS, MEDIOS Y PERSONAS PARA EVENTOS
Los medios que facilitan las acreditaciones son el correo electrónico (poseyéndola en modo
digital), correo personalizado (modo impreso), redes sociales (difunden el mensaje y el
acceso a la obtención de acreditación por web o registro de correo electrónico para recibirla). El
nuevo medio que se emplea para distribuir las acreditaciones es con generadores de Código
QR, que al descodificar con aplicación móvil se obtiene la acreditación y permite el registro
simultáneo para no dar pie a duplicados.
Figura 3.1.Código QR
3.2 COORDINACIÓN DE RECURSOS Y PROVEEDORES:
PUNTUALIDAD, PROTOCOLO, SEGURIDAD Y
COORDINACIÓN DE SERVICIO TÉCNICO
La coordinación es el objetivo de la reunión de medios o esfuerzos para una acción común,
en este caso, la unión de las actividades a desarrollar para la adecuada realización del evento.
Las actividades que deben estar perfectamente unidas para el desarrollo del evento son:
nLos recursos: lo necesario para la realización del evento debe estar presente en nuestras
actividades.
nLos proveedores: son los servicios específicos que se nos ofrecen para caracterizar y
ayudar al perfecto desarrollo del evento. Y pueden ser de distinta índole:
– Medios de comunicación: no hacen referencia a los periodistas, sino a la
subcontratación de medios técnicos audiovisuales.
– Decoración de espacios: determinantes para crear el entorno idílico que requiere el
evento.
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