La correspondencia comercial
| Autor | Raúl Morueco |
| Páginas | 125-154 |
CAPÍTULO 8
LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL
OBJETIVOS: Conocer los distintos modelos de documentos que se
usan en la correspondencia comercial de cualquier empresa, su
formato, su objeto, la forma de redactarlos, etc.
INTRODUCCIÓN
Hoy en día, la carta va cediendo su protagonismo
a otros medios de comunicación, entre ellos, Internet y
en particular el uso del correo electrónico, pero no por
ello la carta pierde importancia, de hecho, se sigue
utilizando por parte de las empresas para mantener sus
relaciones comerciales con su entorno, y más aún, en
circunstancias en las que se requiera de una mayor
solemnidad. Por ello, a lo largo de este capítulo vamos
a desarrollar los aspectos más importantes que afectan a
la carta, si bien es cierto que existen distintas
modalidades: cartas personales, comerciales,
administrativas, informativas, protocolarias, de
reclamación, de respuesta, de carácter legal, etc.
126 MANUAL PRÁCTICO DE ADMINISTRACIÓN © RA-MA
LA CARTA
Una carta es un documento que escribe una persona o empresa con el fin de
mantener relaciones con el entorno externo de la misma: clientes, proveedores,
acreedores, deudores, etc.; por tanto, la carta representa la imagen corporativa o de
la persona que la firma, pero además, suministra información de la empresa a los
destinatarios ya que se añaden elementos como el logotipo corporativo, la
dirección, el número de fax, los teléfonos de contacto, la dirección de su web, etc.,
y cómo no, también permite informar o comunicar algo sobre algún hecho a través
del texto que porta la propia carta.
Normas para escribir una carta
Para escribir una carta de forma correcta, tendremos que seguir algunos de
los consejos que le proponemos a continuación.
Una carta nunca deberá ir escrita a mano ya que esta característica sólo
será aplicada a las cartas personales.
Se deberá tener especial cuidado con la presentación que deberá ser
impecable, ya que representa, como hemos comentado con anterioridad, la
imagen de la corporación; por lo tanto, la primera impresión que deberá
causar una carta a su destinatario tendrá que ser lo más favorable posible.
Para ello, habrá que cuidar tanto las formas como el fondo, esto se
consigue usando un papel de calidad, sin arrugas ni manchas, utilizando
correctamente los márgenes, la separación interlineal, la separación entre
párrafos, el tipo de letra, una correcta redacción, una correcta utilización
del lenguaje, claridad en los conceptos, así como el uso correcto de la
ortografía como desarrollaremos en los siguiente apartados.
Es conveniente usar papel blanco, de buena calidad y preferiblemente en
tamaño DIN A4 (21,5 x 29,5 cm), ya que es el tamaño más utilizado por
las impresoras, aunque también se permite usar el tamaño 21,5 x 35 cm.
Se utilizará un tipo de letra correcta y a ser posible no usar más de una. Los
tipos más utilizados son: Times New Roman o Arial Helvética; también
evitaremos el uso de letras excesivamente decorativas o informales; por último,
destacaremos el aspecto del tamaño, éste no deberá superar el valor 12.
Algunas empresas usan sobres personalizados en los que se añade el
logotipo de la misma y sus datos identificativos que, a diferencia de las
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