Decreto número 0106 de 2015, por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilanciay control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones - 21 de Enero de 2015 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 554303886

Decreto número 0106 de 2015, por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilanciay control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones

EmisorMinisterio de Cultura

El Presidente de la República de Colombia, en ej ercicio de las facultades constitucionales y en particular, las previstas en el artículo 189, numeral 11 de la Constitución Política, el artículo 2º de la Ley 80 de 1989 y el Título VIII de la Ley 594 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 8º de la Constitución Política establece: "Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación".

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 2º, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación tendrá las siguientes funciones: (...) d) Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.

Que la Ley 594 de 2000 en el litera f) del artículo 5º, señala que el Archivo General de la Nación es la entidad encargada de orientar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos.

Que el artículo 14 de la Ley 594 de 2000, establece que la documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y este ejercerá el pleno control de sus recursos informativos.

Que el Título VIII de la Ley 594 de 2000, establece las facultades de Control y Vigilancia que tiene el Archivo General de la Nación para ordenar los correctivos tendientes a la protección de los documentos de interés cultural así como la facultad de prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la ley.

Que el artículo 32 de la Ley 594 de 2000, autoriza al Archivo General de la Nación a realizar visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado, con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en dicha Ley y sus normas reglamentarias.

Que el artículo 33 de la Ley 594 de 2000, faculta al Estado, a través del Archivo General de la Nación como órgano competente, para ejercer el control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

Que el artículo 35 de la Ley 594 de 2000, autoriza al Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación y las entidades territoriales a través de sus respectivos Consejos de Archivos, para prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la Ley General de Archivos y sus normas reglamentarias.

Que el artículo 15 de la Ley 397 de 1997, modificado por el artículo 10 de la Ley 1185 de 2008, en concordancia con el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012, faculta al Archivo General de la Nación para sancionar a las personas que vulneren el deber constitucional de proteger el patrimonio cultural de la Nación, dentro del cual se encuentran los bienes de interés cultural archivístico.

Que el numeral 7 del artículo del Decreto 2126 de 2012, establece que es función de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos, ejercer la inspección, vigilancia y control de la función archivística en el país.

Que se hace necesario establecer el procedimiento para el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control, y la imposición de sanciones por el incumplimiento a la normatividad archivística.

Que el artículo 47 de la Ley 1437 de 2011, establece que los procedimientos administrativos de carácter sancionatorio no regulados por leyes especiales o el Código Único Disciplinario, se sujetarán a las disposiciones señaladas en esta norma.

Que en los artículos 98, 99 y 100 de la Ley 1437 de 2011, se establece el procedimiento de cobro coactivo por sanciones que impongan las entidades públicas de que trata el parágrafo del artículo 104 de la citada disposición legal.

Que el Conpes 167 de 2013 fijó como una de las estrategias centrales de la política anticorrupción del país la promoción de la transparencia y la ampliación del derecho de todos los ciudadanos al acceso a la información pública.

Que la Ley 1712 de 2014, "por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones", establece en su artículo 4º que "En ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información, toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados", lo cual requiere que las entidades cumplan a plenitud la Ley General de Archivos y sus normas complementarias.

Que en mérito de lo expuesto,

DECRETA: CAPÍTULO I

Ámbito de competencia, principios, disposiciones generales y definiciones fundamentales

Artículo 1º Ámbito de competencia

Corresponde al Archivo General de la Nación, ejercer las facultades de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado, así como sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado; y los demás organismos regulados por las Ley 594 de 2000 y la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, atendiendo la forma y términos señalados en la Parte Primera del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) Ley 1437 de 2011, en concordancia por el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012.

Parágrafo 1º. El Gobierno Nacional a través del Archivo General de la Nación y las autoridades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de las normas señaladas en el presente artículo.

Los Consejos de Archivos a que se refiere el presente decreto, comprende tanto los Consejos Departamentales de Archivos como los Consejos Distritales de Archivos.

Parágrafo 2º. El Archivo General de la Nación podrá realizar visitas de inspección, vigilancia y control a las instituciones públicas y a las personas naturales y jurídicas con las cuales las entidades oficiales contraten los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

Artículo 2º Objeto de las facultades de inspección, vigilancia y control.

Las facultades otorgadas en el presente decreto al Archivo General de la Nación y a los Consejos de Archivos, tienen por objeto lograr el cumplimiento, de forma preventiva y correctiva de la Ley General de Archivos y demás normatividad expedida para su desarrollo.

Artículo 3º Titularidad de la facultad inspección, vigilancia y control del Archivo General de la Nación.

El Archivo General de la Nación verificará la política nacional de archivos mediante el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y control otorgadas en virtud de la Ley 594 de 2000, la Ley 397 de 1997 modificada por la Ley 1185 de 2008, en concordancia con el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012.

Así mismo adelantará en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado y en caso de advertir alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o correrá traslado a la autoridad competente.

Artículo 4º Funciones y facultades de los Consejos de Archivos.

Son funciones y facultades de los Consejos de Archivos, de conformidad con lo establecido en el presente decreto, las siguientes:

  1. Ordenar la suspensión de las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos de las entidades de su jurisdicción.

  2. Informar al Archivo General de la Nación el incumplimiento de la normatividad archi-vística y demás irregularidades de las que tenga conocimiento en razón de su competencia.

Parágrafo. El Archivo General de la Nación hará seguimiento al debido cumplimiento de las funciones que deben desarrollar los Consejos de Archivos y correrá trasladado a los organismos competentes, cuando a sujuicio existan faltas que deban ser investigadas por estos.

Artículo 5º Definiciones.

Para efectos del presente decreto, se entiende por:

Inspección: Facultad para verificar el cumplimiento de la Ley General de Archivos y demás normatividad archivística expedida para su desarrollo.

Vigilancia: Facultad para hacer seguimiento a las instrucciones impartidas en el Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA), con el fin de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos y demás normatividad archivística expedida para su desarrollo.

Control: Facultad para tomar las acciones y correctivos necesarios o impartir las órdenes a que haya lugar, con el fin de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos y demás normatividad archivística expedida para su desarrollo.

Acta de visita de inspección, vigilancia o control: Documento en el que se registran las actividades realizadas durante la visita de inspección, vigilancia o control y se consignan los hallazgos detectados, se establecen los compromisos, se emiten las órdenes necesarias para que se suspendan las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y/o de los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas y/o a los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

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