Desarrollo del ejercicio administrativo
| Autor | Martha Elena Ramírez C. |
| Páginas | 53-188 |
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facultades legales
funciones legales
funciones estatutarias
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Como el archivo está formado por la totalidad de la documentación generada y recibida tanto por los órganos de dirección, ejecución y control como por los copropietarios y los proveedores de ésta, todo este paquete de papeles constituye un valioso patrimonio documental a través del cual queda registrada la trazabilidad, la vida de la copropiedad lo cual permite conocer no solo su historia sino las decisiones que han permitido la conservación o el detrimento del patrimonio.
Todos los documentos sin excepción tienen las siguientes etapas:
1. Fase ACTIVA la cual se inicia desde su creación para atender normalmente los trámites y resolver eventos. Estos precisamente deben constituir el archivo primario de consulta permanente.
2. Fase SEMIACTIVA, en la cual una vez concluido el asunto que los creó, la consulta de estos documentos disminuye aunque su valor administrativo aún está vigente y cualquier actuación posterior puede devolverlos a la fase activa.
3. Fase HISTÓRICA; Una vez ha concluido el valor administrativo de los documentos, éstos adquieren valor (histórico, testimonial...) en cuyo caso, serán transferidos al Archivo Central también conocido como archivo muerto o histórico.
La pregunta entonces es: ¿Cómo se organizan los archivos de oficina de la administración?
Para que ese montón de papeles preste el servicio que la administración requiere, ésta, debe clasificarlos entre: a) los documentos de apoyo informativo, es decir, los que
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deben consultarse permanentemente; b) los orgánicos es decir, aquellos que responden a la dinámica de la oficina de administración porque son fuente primaria de apoyo informativo de las tareas del día a día; y c) los que deben ser remitidos al archivo muerto que sirven como historia y que raramente son consultados.
LOS INVENTARIOS:
El manejo de inventarios se hace por medio de cualquier sistema usado para controlar el flujo de productos y servicios que entran y salen de una organización. En el caso de las copropiedades, el sistema es normalmente bastante sencillo, pues, para ejercer dicho control con el cual satisfacer las necesidades de la comunidad copropietaria basta con mantener el check list disponible en concomitancia con la programación de las principales tareas con las cuales se ha de atender tanto a los copropietarios como a su comunidad de bienes. Salvo en las grandes copropiedades, la mayoría de ellas, terceriza los bienes y servicios por costos y responsabilidades entre a la copropiedad y terceros.
Aunque existen muchas técnicas, el administrador puede valerse de los siguientes sencillos controles para manejar sus inventarios:
Asistencia al proveedor: Esta es una excelente y efectiva forma de manejarlo ya que los inventarios manejados por ellos dan acceso a la información del distribuidor.
Personal de control de inventario: Es eficiente cuando se trata de manejar cantidades. La principal virtud es que realizan ajustes, manejan devoluciones, validan los bienes y servicios recibidos e implementan estrategias de información de inventarios.
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Niveles de monitoreo de inventario: Tener inventarios inactivos suma los gastos y aumenta los costos generales. Una forma efectiva de manejar inventarios es determinar las demandas reales de la copropiedad.
El éxito de una administración está en el ejercicio de planificación, EJECUCIÓN y control de sus tareas y responsabilidades. Para ejecutar las tareas y tener efectividad en ellas, es necesario definir los procedimientos de cada actividad. Las principales tareas están definidas como funciones específicas de la administración dentro del artículo 51 y los 13 numerales que especifican su alcance de cada una.
De acuerdo con lo anterior cada una de las siguientes actividades deberá tener dentro de sí, la fijación de su procedimiento individualizado. Procedimentar es una acción sencilla en la que se describen una a una las tareas a realizar como si se tratara de una receta de cocina para garantizar que cada vez se obtendrán los mismos resultados.
Actividades administrativas que requieren procedimentarse:
Convocar a las asambleas tanto ordinarias como extraordinarias:
Tipo de asamblea: Fecha de citación: Fecha de realización: Lugar: Hora:
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Someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior:
Someter a aprobación el presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.
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GASTOS:
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INGRESOS:
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Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de asamblea (Ordinarias y Extraordinarias)
Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad un registro de propietarios y residentes.
Remitirse al anexo 16
Atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto. CORRESPONDENCIA INTERNA:
FECHA DEL DOCUMENTO:
ASUNTO QUE CONTIENE:
PERSONAS QUE NECESITAN CONOCER SU CONTENIDO:
REGISTRO Y CODIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA:
NOTAS IMPORTANTES:
CORRESPONDENCIA EXTERNA:
FECHA DEL DOCUMENTO:
ASUNTO QUE CONTIENE:
PERSONAS QUE NECESITAN CONOCER SU CONTENIDO:
REGISTRO Y CODIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA:
NOTAS IMPORTANTES:
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Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales,
Someter a consideración del Consejo de Administración el informe para la Asamblea General anual de propietarios,
Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica.
Remitirse a los anexos: sobre bitácoras.
Hacer usar bien los bienes comunes no esenciales y destinarlos a los fines autorizados por la asamblea general.
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Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto.
Registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas por la asamblea general.
Inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica.
Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que señale el respectivo reglamento de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en su contra por la asamblea general o el consejo de administración, según el caso, por incumplimiento de obligaciones.
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Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley, en el reglamento de propiedad horizontal y en cualquier reglamento interno, que hayan sido impuestas por la asamblea general o el Consejo de Administración.
Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular.
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Pasos mínimos que deben quedar dentro del procedimiento de cada una de estas actividades:
Debe tener como mínimo la siguiente información: Fecha; b) los Imputs o insumos; c) recursos disponibles, d) secuencia de actos; e) referencias; f) responsable; g) objetivo; h) diagrama de flujos, si es posible, i) condiciones; j) requisitos, k) resultado, y l) verificación del resultado.
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Las tablas de control de las actividades del administrador deben ser fáciles de manejar y por ello, se sugiere que, a manera de bitácora, se elabore una tabla en Excel...
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