Elaboración de la hoja de trabajo
| Autor | Ángel María Fierro Martínez |
| Páginas | 411-430 |
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Para emitir estados financieros en la fecha en la que se informa con propósito de información general, se deben consultar las bases de presentación y revelación contenidas en las NI IF para pymes, con el fin de asegurar la comparabilidad con respecto a los estados publicados por la misma empresa en periodos anteriores y también con respecto a ios de otras empresas del mismo sector.
De otra parte, se requiere elaborar la hoja de trabajo que permita verificar la información de cada una de las cuentas que intervienen en el estado de situación financiera de prueba o comprobación de saldos, para proceder a hacer los ajustes de acuerdo a los requerimientos para el mejoramiento de la información y posterior elaboración del cierre de todas las cuentas nominales tanto de saldo crédito como débito.
Cada cuenta mayor y de resultados se examina a la luz de las normas internacionales de contabilidad aplicables en todos los países. Como si se fueran a elaborar los planos de construcción de un edificio, así mismo se construyen los planos del estado de situación financiera y del estado del resultado integral para darle certeza y coherencia a la información contable, porque los errores u omisiones que se hayan podido cometer durante el proceso se corrigen mediante ajustes contables que plantean nuevos registros de contabilidad.
El capítulo sexto de este libro hace referencia al ciclo contable como el sistema de información que alimenta el proceso para la toma de decisiones, con base en los
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estados financieros, que son la razón de ser del trabajo del contador, al igual que el plan de mejoramiento para idealizar la continuidad del ente económico.
Tanto la apertura de constitución de la sociedad comercial como el desarrollo de las operaciones comerciales contenidas en el proceso contable se tuvieron en cuenta el ciclo contable. Ahora, también en el proceso de elaboración de la hoja de trabajo, se preparan los soportes de contabilidad denominados notas de contabilidad tanto para los ajustes contables como para el cierre de ejercicio, los cuales vuelven y cumplen el mismo recorrido de codificación, acumulación en el comprobante de contabilidad y registro en libros de contabilidad tanto auxiliares como principales, hasta lograr la emisión de los estados financieros.
En contabilidad se elaboran muchas hojas de trabajo, las cuales no desaparecerán así se tenga la contabilidad sistematizada, y que se rescatan en la enseñanza de la contabilidad tanto formal como no formal. Las siguientes son algunas hojas de trabajo en la preparación y elaboración de:
- Estado de situación financiera y el estado del resultado integral.
- Estado de flujos de efectivo.
- Estado de cambios en el patrimonio.
- Estados financieros combinados.
- Estados financieros consolidados.
- Conversión de estados financieros.
- Conciliación contable y fiscal.
Para continuar con el proceso contable, donde se plantearon tres escenarios: la apertura, puesta en marcha durante el mes de noviembre y desarrollo de las operaciones durante el mes de diciembre, se procede a hacer el análisis de todas las cuentas mayores y de resultado para detectar errores u omisiones que es preciso corregir.
Ante la presencia del sistema contable, prácticamente la hoja de trabajo desaparece y solamente queda el proceso de cierre, el cual está al alcance de un clic, y el estudiante no se da cuenta de lo que acontece al interior de la máquina; por esta razón es importante este tema para entender el proceso que implica la elaboración de la hoja de trabajo.
La hoja de trabajo consiste en tomar el estado de situación financiera de prueba (o de comprobación de saldos) de los libros auxiliares de contabilidad, o del libro mayor y balances, para someterlo al riguroso análisis de verificación y comprobación de la información, con el fin de detectar errores, omisiones o sobreestimaciones en cada cuenta y que se requiere reconocer y registrar. Se fundamenta en las siguientes normas:
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[Verificación de las afirmaciones: antes de emitir estados financieros, la administración del ente económico debe cerciorarse de que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas, en cada uno de sus elementos (norma local)].
Antecedentes y consecuentes: para lograrlo se preparan los antecedentes, que son todo el proceso de apertura, constitución, inversiones y operaciones para llegar al estado de situación financiera de saldos y se hace el consecuente análisis particular de cada cuenta, de donde se tendrá como resultado registros de ajustes y correcciones. Estos se llevan en notas de contabilidad y se exponen en la medida en que avanza el análisis, como por ejemplo:
Consisten en tomar cada cuenta y analiza ría desde el punto de vista de su reconocimiento, medición inicial, posterior, baja en cuentas y presentación y revelación de acuerdo a la normativa de las NIIF para pymes y validar la información con los conceptos y principios generales de cada una de las cuentas reales para dejarla por su valor real.
Los ajustes contables tienen que ver con los saldos en cada una de las cuentas de reales o de resultado expuestas en el estado de situación financiera de prueba, en las cuales pueden acontecer:
- Errores u omisiones cometidos voluntaria o involuntariamente en la codificación de los soportes de contabilidad.
- Operaciones omitidas por falta de soporte, tales como compra de mercancías, recibidas y bajo el control de la empresa, ventas despachadas de las que aún no se ha elaborado la factura, gastos incurridos donde existe una salida de efectivo. (El soporte o la forma de la transacción no es necesario para su contabilización, lo que importa es la esencia de la transacción; sin embargo, por falta de información oportuna se siguen cometiendo errores u omisiones).
- Sobrantes o faltantes en caja, en bancos, en inventarios.
- Muebles y enseres inservibles.
- Omisión en el registro de ingresos ordinarios.
- Omisión en el registro de gastos del periodo.
- Omisión de depreciaciones, amortizaciones o agotamientos.
- Cambios en las políticas contables por estimaciones de vida útil y errores.
- Omisiones de registro de tasación de propiedades, planta y equipo en las grandes empresas.
- Omisión de apropiación de prestaciones sociales.
- Presencia de provisiones laborales, fiscales.
- Presencia de activos diferidos.
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Algunos de los procedimientos contables utilizados para verificar el saldo de las cuentas son:
- Arqueo de caja.
- Conciliación bancaria.
- Inventario físico de existencias.
- Circularización a proveedores, informando el saldo a su favor.
- Circularización a clientes, informándoles del saldo a favor de la compañía.
- Cédula o estudio de cartera para determinar su deterioro de valor.
- Valoraciones del costo recuperable para determinar su deterioro en su valor del activo.
- Estudio de los componentes de la propiedad, planta y equipo para calcular la depreciación por componentes.
- Estudio de la vida útil en la fecha que se informa de la propiedad, planta y equipo para verificar la depreciación.
- Corrección de errores y cambios en las estimaciones en las políticas contables en forma retroactiva.
- Elaboración del soporte correspondiente, tal como las notas de contabilidad para causar ingresos ordinarios o gastos ordinarios.
El objetivo primordial de los ajustes contables es darle razonabilidad a cada una de las cuentas que aparecen en los estados financieros, porque si se emiten sin el reconocimiento de algún ingreso o subestimando el gasto, no reflejarán la situación real de la empresa y los directivos y administrativos tendrán una falsa imagen del estado actual financiero y por consiguiente las decisiones que tomen los dueños no van a ser las más acertadas.
Arqueo de caja: los auditores, internos o externos, controlan la caja en forma permanente para evitar fraudes con los dineros de la empresa y llevar los faltantes a la cuenta de gastos y los sobrantes como ingresos ordinarios. Cuando son valores de consideración, deben llevarse a cuentas especiales y proceder a denunciar a los responsables ante las autoridades competentes.
El documento de registro de estos ajustes es la nota de contabilidad de las siguientes situaciones:
- Faltante en caja general: se lleva a responsabilidades o gastos ordinarios cuando no es representativo.
- Cheques devueltos por fondos insuficientes: los cuales se reclasifican en cuenta cartera si los motivos son fáciles de resolver y se sacan de bancos, pero cuando la causal es de cuenta cancelada, lo mejor es iniciar el proceso de deterioro de cartera hasta que se cumplan los protocolos de cobro.
- Sobrantes en caja: son llevados a obligaciones por pagar cuando son situaciones que deben aclararse, o también se llevan como mayor valor de caja general cuando tienen otros conceptos.
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El 31-12-14 se elaboró el arqueo de caja por parte del responsable de los valores efectivos y se detectó faltante en caja de 50.000...
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