Facturación electrónica
| Autor | Jorge Hernán Zuluaga Potes |
| Páginas | 175-185 |
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Para la aplicación e interpretación del presente decreto se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
• Factura electrónica: es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, de manera directa o a través de terceros, y que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de conformidad con lo establecido en este decreto, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crédito.
• Obligado a facturar: es la persona natural o jurídica que, conforme a las normas tributarias, tiene la obligación de facturar, y que tratándose de la factura electrónica, la expide, generándola y numerándola por medio de un sistema de facturación por computador en los términos del artículo 13 del Decreto 1165 de 1996 o las normas que lo modifiquen, entregándola al adquirente y conservándola para su posterior exhibición, en los términos que se establecen en el presente Decreto.
• Adquirente: es la persona natural o jurídica que como adquirente de bienes o servicios debe exigir factura o documento equivalente y, que tratándose de la factura electrónica, la acepta y conserva para su posterior exhibición, en los términos que se establecen en el presente Decreto.
- Tercero: es lapersonanatural ojurídicaque prestaal obligado a facturar y/o al adquirente, los servicios inherentes al proceso de facturación, tales como: expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición, y debe en consecuencia cumplir todos los requisitos y condiciones exigidos en el presente Decreto. En todo caso, el obligado a facturar y el adquirente son los responsables frente ala Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por las obligaciones que como tales les corresponden. Número de la factura electrónica: es el número que obedece a un sistema de numeración consecutivo autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y corresponde al mismo autorizado para la factura por computador. Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios deberá solicitarse la respectiva autorización. Artículo Io, Decreto 1929/2007
La factura electrónica cumple con los principios básicos de autenticidad e integridad si satisface lo dispuesto en los artículos 8, 9, 16 y 17 de la Ley 527 de 1999, en concordancia con los artículos 12 y 13 de la misma Ley.
• El obligado a facturar debe asegurar la aplicación de los principios mencionados en el proceso de facturación empleado y, específicamente, en los procedimientos de expedición generación y numeración, entrega, aceptación y conservación, incluyendo el procedimiento de exhibición, con la certificación ISO 9001: 2000, o las normas que la sustituyan o adicionen, otorgada y vigente por organismos acreditados por la Superintendencia de Industria y Comercio. Artículo 2o, Decreto 1929/2007
• Cuando el obligado a facturar tenga la categoría de Micro Empresa o Pequeña Empresa, con el fin de asegurar la aplicación de los principios mencionados en el proceso de facturación electrónica, este podrá optar por certificarse en la norma NTC 6001 :2008 o las normas que la sustituyan o adicionen
• Cuando se superen los parámetros establecidos para estas categorías, y el obligado opte por seguir facturando electrónicamente, deberá obtener la certificación en la norma NTC ISO-9001: 2008 o
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las normas que la sustituyan o adicionen. Parágrafo, Artículo 2o, Decreto 1929/2007
La factura electrónica deberá contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y las normas que lo modifiquen o complementen, salvo los referentes al nombre o razón social y NIT del impresor. La factura electrónica no requiere la pre-impresión de los requisitos que según dicha norma deben cumplir con esta previsión.
• Cuando se trate de factura cambiaría de compraventa, el documento llevará esta denominación, cumpliendo así el requisito del literal a del artículo 617 del Estatuto Tributario. Lo anterior, sin perjuicio de los requisitos y condiciones que conforme al Código de Comercio, en concordancia con la Ley 527 de 1999, debe cumplir dicha factura para su expedición.
• Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios, la factura electrónica deberá contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo 17 del Decreto 1001 de 1997. Artículo 3, Decreto 1929/2007
• Las notas crédito deben corresponder a un sistema de numeración consecutiva y deben contener como mínimo el número y fecha de la factura a la cual hacen referencia, nombre o razón social y NIT del adquirente, la fecha de la nota, número de unidades, descripción, IVA cuando sea del caso, valor unitario y valor total. Parágrafo Io, Artículo 3, Decreto 1929/2007
• Si hay lugar a devoluciones o rescisiones deberá emitirse la nota crédito, o efectuarse la anulación cuando se presente alguna inconsistencia, antes de ser aceptada la operación por el adquirente. Los números de facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente y deberá llevarse un registro de las mismas. Parágrafo 1, Artículo 3o, Decreto 1929/2007
La factura electrónica y las notas crédito deberán contener dentro del formato electrónico en el que se conservan, información técnica de control, referida al contenido fiscal mismo en el momento de expedición, y al formato electrónico de conservación del documento, entre otros, de acuerdo con las características que establezca la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales. Artículo 4, Decreto 1929/2007
En caso de requerirse la exhibición de la factura electrónica, esta deberá realizarse por medios y en formatos electrónicos o físicos, según lo solicite la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y demás entes de control, de modo que se reproduzca con exactitud y de manera comprensible la información correspondiente a los contenidos fiscal y técnico. Artículo 5, Decreto 1929/2007
• Si la exhibición se le requiere al adquirente, puede cumplir con esta obligación por medios propios, de terceros o del obligado a facturar, según se establezca previamente en el acuerdo para la expedición y aceptación de facturas electrónicas, sin perjuicio de la responsabilidad del adquirente respecto a sus obligaciones contables y tributarias. Parágrafo, Artículo 5, Decreto 1929/2007
El obligado a facturar y el adquirente deberán conservar las facturas electrónicas y las notas crédito en el mismo formato electrónico en que fueron generadas y por el mismo término de las facturas en papel. Las facturas electrónicas y las notas crédito, con su contenido fiscal y técnico, deberán ser conservadas asegurando que cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 de la Ley 527 de 1999. Artículo 6, Decreto 1929/2007
• El adquirente puede cumplir con esta obligación por medios propios, de terceros o del obligado a facturar, siempre y cuando se pacte previamente en el acuerdo para la expedición y aceptación
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de facturas electrónicas, sin perjuicio de la responsabilidad del adquirente respecto de sus obligaciones contables y tributarias. Parágrafo, Artículo 6, Decreto 1929/2007
Solo se podrá usar la factura electrónica cuando el adquirente lo haya aceptado de manera expresa. Para tal efecto deberá suscribirse de modo independiente un acuerdo entre el obligado a facturar y el adquirente, donde se establezcan previa y claramente como mínimo: fecha a partir de la cual rige, causales de terminación, los intervinientes en el proceso, las operaciones de venta a las que aplica, los procedimientos de expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición, el formato electrónico de conservación, la tecnología de información usada, asegurando, en todo caso, que se garanticen los principios básicos enunciados en el presente Decreto.
Igualmente, en el acuerdo deberá preverse un procedimiento de contingencia, aplicable cuando se presenten situaciones que no permitan llevar a cabo los procedimientos y medios acordados.
Podrán suscribirse acuerdos para la expedición y aceptación de facturas electrónicas, una vez el obligado a facturar cumpla con las condiciones para facturar bajo esta modalidad, conforme al presente decreto y la Resolución que expida la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales sobre la materia.
El acuerdo debe ser conservado tanto por el obligado a facturar como por el adquirente, y estar a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para cuando la misma lo requiera. Artículo 7, Decreto 1929/2007
Las empresas de servicios públicos domiciliarios deberán garantizar al usuario dentro del proceso de facturación al que se refiere este decreto, los servicios de exhibición y conservación. Parágrafo, Artículo 7, Decreto 1929/2007
• Control de emisión de factura electrónica.
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