La gestion del acceso a las revistas electronicas desde el punto de vista de un agente de suscripciones.
| Autor | Vazquez-Moctezuma, Salvador Enrique |
| Cargo | Ensayo |
Managing Access to Electronic Journals from the Point of View of an Subscription Agent
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Introduccion
En los ultimos anos las bibliotecas han cambiado los procesos de adquisicion de publicaciones periodicas a causa de la migracion del impreso al electronico, del mismo modo editores y proveedores de informacion han ido modificando sus productos y lo que envuelve a estos. Anteriormente la distribucion de las revistas electronicas era por medio de CD-ROM, hoy en dia gran parte de las publicaciones se consultan a traves de internet. En consecuencia, el departamento de adquisiciones ha incorporado nuevas tareas ademas de realizar sus actividades tradicionales--ordenar, procesar, facturar, etc.-, de ahi que el trabajo del bibliotecario se extienda adicionando lo referente al establecimiento y mantenimiento del acceso en linea de los recursos digitales. Varias bibliotecas de paises desarrollados tienen departamentos exclusivos donde llevan a cabo todo el proceso relacionado con el acceso a los recursos electronicos, en contraste en Latinoamerica se asignan esas tareas al departamento de adquisiciones, consulta o a los encargados de la biblioteca.
Naturalmente el agente puede relevar a la biblioteca en la actividad de adquirir las publicaciones digitales, pues es una tarea que consume mucho tiempo y recursos humanos, por todo el tramite administrativo que implica, razon por la cual las bibliotecas los utilizan pues requieren dejar libre al bibliotecario para que se enfoque en otras actividades. Desde que comenzaron a surgir, los agentes de suscripciones son considerados como intermediarios pues proporcionan informacion procedente de multiples editores, y otros proveedores de informacion a las diversas unidades de informacion (bibliotecas, hospitales, bancos, centros de investigacion, entre otros).
Desde el advenimiento de internet se pretendia crear rutas directas entre bibliotecas y editoriales, por lo cual se eliminaria a los intermediarios. En realidad el papel que juega el intermediario en el ciclo de la informacion ha evolucionado como lo advierten Fourie (1999); Cobbs (2003); Ebsco y Red Sage (2012). No obstante, algunos autores predijeron la desaparicion e irrelevancia del rol de los agentes (Gellman, 1996; Schrage, 1997; King, 1999). Ante esta realidad vale la pena preguntarse: ?Es necesario un intermediario para que gestione el acceso a las revistas electronicas? ?Cual es el futuro que le depara al agente de suscripciones? Estas entre otras preguntas son las que se hacen actualmente los encargados de bibliotecas, profesores e investigadores de bibliotecologia y administradores de agencias. En general, lo que encontramos es que los agentes, editores y unidades de informacion cambian en sincronia y de manera progresiva.
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La revista electronica
A lo largo de la historia el hombre ha difundido sus conocimientos y sucesos en distintos soportes, entre ellos: las pinturas rupestres, tablas de arcilla, rollos de papiro, codices, libros, periodicos, revistas, etc. En el siglo XIX las publicaciones periodicas o revistas se convirtieron en el medio preferido por las comunidades cientificas para comunicar sus estudios, aunque con los avances de la tecnologia surge una nueva forma de presentar esta informacion: la revista electronica. Sus origenes se remontan a la decada de 1970, Peek y Pomerantz mencionan que los primeros pasos de las revistas electronicas fueron desarrollados en el National Science Foundation cuando crea un centro editorial; asi mismo el New Jersey Institute of Technology plantea el Electronic Information Exchange System (EIES) (Marcos; 2000); son ya mas de cuatro decadas del surgimiento de la revista electronica y continua evolucionando.
La mayoria de los e-journals son versiones electronicas de su equivalente en version impresa, sin embargo en otras ocasiones nacen directamente en formato electronico. Por su parte, autores como Martin Gonzalez y Merlo Vega (2003) consideran en sentido estricto que la revista electronica tiene su contenido en un formato digital, ademas de disponer de un numero internacional normalizado de publicaciones periodicas (International Standard Serial Number ISSN) exclusivo para la edicion electronica. Tambien Marcos (2000) menciona que este tipo de revistas cumple con tres aspectos: 1) tienen articulos agrupados de una forma ordenada y normalizada siguiendo un criterio; 2) la revista debe distribuirse a traves de internet, ademas 3) debe existir una institucion de tipo cientifico o tecnico responsable de la edicion encargada de asegurar la calidad de los articulos publicados. En sintesis una revista electronica es una publicacion con cierta periodicidad (mensual, trimestral, semestral, anual, etc.), la cual tiene su contenido en formato electronico, ya sea de origen o digitalizada del impreso, tambien es respaldada por una editorial u otra institucion que avala la informacion y se distribuye a traves de la Web.
Los agentes de suscripciones vieron nacer a la revista electronica como complemento de la edicion impresa, cada vez tuvo mayor aceptacion en la sociedad de la informacion y del conocimiento por las mejoras que presentan frente a la version en papel. Las ventajas mas destacadas que ofrecen los e-journals son las siguientes:
* Disminucion del tiempo de espera para la publicacion: Se ahorra en parte el periodo en la imprenta, por lo cual el editor una vez que aloja los contenidos en sus servidores los pone a disposicion de los lectores. Ademas muchas editoriales tienen en sus paginas Web la seccion de "forthcoming paper" que son articulos proximos a publicar.
* La modificacion de los contenidos es rapida: El editor puede corregir errores de edicion, mala calidad de imagenes, tablas y ecuaciones, en poco tiempo. Asi que puede dar de baja el archivo con la falla y sustituirlo con el articulo ya corregido.
* Maximizacion del alcance: Por medio de la difusion en internet las revistas pueden ser consultadas desde cualquier parte del mundo, eliminando las fronteras de distribucion.
* Disminucion de costo en la edicion: El precio del papel es muy caro y al no ser requerido en la publicacion de la revista electronica el editor pude asignar ese presupuesto en otros aspectos que necesite.
* Almacenamiento en un espacio reducido: Las revistas, al encontrarse en los servidores de los editores permiten que las bibliotecas no requieran de espacios fisicos para el almacenamiento de las suscripciones electronicas.
* Motores de busqueda: Los portales de las editoriales permiten realizar busquedas basicas y avanzadas para localizar uno o varios articulos que tratan sobre un asunto en especifico.
* Incluyen multimedios: Gracias al desarrollo de software se pueden integrar en los PDF y HTML videos, audio, imagenes, etc., mismos que pueden ser visualizados por el usuario o lector de la revista.
* Servicios de difusion: Incluyen sistemas de alerta asi como de diseminacion selectiva de la informacion DSI.
* Estadisticas: Los datos estadisticos se ofrecen para el editor y asi mismo para el cliente / biblioteca, los cuales indican el numero de descargas y consulta de abstracts.
Son varios los beneficios que brindan las revistas electronicas, asi mismo algunas desventajas que presentan son que la version electronica es mas cara que la publicacion impresa, considerando que el editor incluye en el precio el uso de sus servidores, almacenamiento y soporte tecnico.
Tambien, no se garantiza la consulta de numeros atrasados, ya que depende de las politicas y lineamientos de cada editorial. Por otra parte, las unidades de informacion requieren de infraestructura (computadoras, internet, red, software, hardware, etc.) para la consulta de las revistas y asi mismo de personal capacitado. Por ultimo, el idioma que manejan las publicaciones cientificas es el ingles, de modo que puede existir resistencia por parte de los usuarios no conocedores del idioma.
Por otra parte, las revistas electronicas no se adquieren como se hace tradicionalmente con las revistas impresas; ademas es un tema de controversia pues a los profesionales de la informacion se les ha inculcado o dicho que las bibliotecas son lugares donde se conservan los documentos adquiridos, pero es algo dificil de hacer con las publicaciones electronicas, ya que gran parte de estas se encuentran almacenadas en los servidores de las editoriales u otra institucion intermediaria que provee el acceso, por lo tanto las bibliotecas no cuentan con las revistas electronicas fisicamente, a menos que descarguen los articulos, los organicen y almacenen en discos duros o en algun servidor de la biblioteca y solo asi se podria decir que tendran las revistas electronicas en su poder.
Al suscribir una revista electronica hay que contemplar este hecho, asi mismo que se esta pagando por el servicio o acceso a la revista que mantiene un editor (Contardi; 2004); en los casos mas extremos, si el productor de contenido termina la publicacion del titulo o no deja disponible el recurso electronico en linea, el suscriptor o la biblioteca se queda sin el acceso a la informacion.
Las publicaciones electronicas ademas de tener muchas ventajas frente a las revistas impresas tambien trajeron consigo algunas deficiencias, como las mencionadas anteriormente, por consiguiente el profesional de la informacion debe prestar atencion a los beneficios y limitaciones de las revistas electronicas para poder tomar las decisiones adecuadas al momento de desarrollar la coleccion de las publicaciones seriadas, pues hay que tener en cuenta varios factores como: las necesidades de informacion de los usuarios, infraestructura de la biblioteca, habilidades del personal, politicas de informacion, entre otros aspectos.
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