Herramientas de planeación y control
| Autor | Francisco J. Toro López |
| Páginas | 107-209 |
Capítulo 2
Herramientas de
planeación y control
Inicialmente en este capítulo se explica el uso de una herramienta muy popular en
el campo de las tecnologías de la informática, llamadas en forma genérica, hojas
electrónicas que durante muchos años han sido utilizadas para efectuar cálculos
y análisis matemáticos y que disponen de herramientas para producir grácos
de diversa naturaleza y otras ayudas visuales. El siguiente será el orden de estos
temas:
• Introducción a hojas electrónicas.
• Presupuesto con base en actividades / tareas.
• El presupuesto general.
• Presupuestos exibles, las desviaciones y el control administrativo.
• Planeación y control de los costos indirectos.
• Efectos de métodos alternativos de costeo en las ganancias.
• Sistemas grácos y computarizados de planeación de tareas.
El núcleo básico de este capítulo lo constituye los mecanismos de elaboración de
un presupuesto orientado a la metodología ABC en el que se verán las formas de
calcular los costos de una actividad, la especicación de una base de asignación;
luego se cubre el análisis y explicación de un presupuesto general, sus benecios
y componentes, así como los mecanismos de preparación de los ingresos
presupuestados y la programación del presupuesto general. Se ve igualmente
el uso de modelos de planeación presupuestal con base en computadoras y la
importancia de la administración de costos, resaltando el enfoque de elaboración
108 COSTEO CON BASE EN PROCESOS
de un presupuesto con base en la administración de tareas (ABM) y el concepto
de centros de costo, de ingresos y de inversiones como elementos de control.
En la parte relativa a las formas de aplicar un presupuesto, se verán los mecanismos
de su elaboración siguiendo un patrón rígido y uno exible detallando la utilidad
de estos conceptos y el de otros que se desprenden de los anteriores tales como la
desviación o diferencia de un presupuesto y el uso de benchmarking y de otros
estándares de producción en el sector de servicios y en el de manufactura. También
se analizan los conceptos relativos a las desviaciones en precios y en eciencias, así
como el signicado de eciencia, efectividad y mejoramiento continuo.
Se verán igualmente mecanismos y maneras de planear y controlar los costos y sus
desviaciones tanto en etapas asociadas, directa e indirectamente con la producción,
citando casos y ejemplos en forma permanente. Se termina haciendo una revisión
de las funciones básicas de Microso Project para planear y controlar proyectos
y los pasos para describir las etapas de un sistema de producción y poder calcular
el costo de las actividades con base en los recursos que estas consumen.
Introducción a hojas electrónicas
Nota: Si el lector ya está familiarizado con el concepto de hojas electrónicas, puede
saltar esta sección e ir directamente a la siguiente.
Una hoja de cálculo es un programa fundamentalmente diseñado para manejar
operaciones aritméticas. Su desarrollo se basa en el concepto de tablas que contienen
columnas y las que se usan para resolver cálculos matemáticos en variadas
disciplinas y la presentación de los resultados se hace en forma gráca o tabular.
Con una hoja de cálculo podemos, calcular, ordenar, combinar, separar, hacer
referencias, etc. Además, en la hoja de cálculo se pueden hacer cambios fácilmente
a las cifras, ubicación, formulación, etc., de los datos que se manipulan. Excel
es una de las hojas de cálculo de mayor éxito en el mercado por su facilidad de
manejo para diversos usuarios.
En esta obra no se pretende enseñar el manejo completo y detallado de esta
herramienta, sino que se limita a las principales funciones y opciones de Excel
utilizables o recomendables dentro del contexto de esta obra y, en particular, sobre
el manejo de:
• Fórmulas y funciones matemáticas.
• Administrador de escenarios para el análisis de datos.
• El solucionador (solver en inglés) de problemas de optimización de una
solución para facilitar el análisis de casos tipo “Qué pasa si...?” (What If..?).
• Grácos.
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CAPÍTULO 2: HERRAMIENTAS DE PLANEACIÓN Y CONTROL
Como en cualquier otra aplicación que corra bajo Windows, Excel maneja
ventanas en un ambiente gráco y tiene la capacidad de intercambiar información
con otras aplicaciones (sin importar el fabricante), siempre y cuando estas corran
bajo Windows y soporten OLE.
La tecnología OLE (Object Linking and Embedding) de Microso está basada
en el concepto de que en muchos documentos (contenedores) se pueden tener
objetos de otras aplicaciones. Estos objetos pueden ser editados directamente en
la aplicación contenedora sin la necesidad de abrir la aplicación que le dio origen.
Esta capacidad le permite al usuario trabajar en cualquier aplicación con múltiples
objetos sin tener que realizar las ediciones en las aplicaciones origen, ahorrando
tiempo y creando productos de alta calidad.
Elementos fundamentales de Excel
En este libro los casos y ejercicios prácticos se desarrollan usando la versión de
Excel 2013; el usuario puede acomodar fácilmente estos ejercicios a cualquier
versión que tenga de Excel a partir de esta. Para iniciar Excel se debe iniciar
antes Windows (preferible tener un sistema Windows a partir de la versión
8). Estando en Windows, se busca el icono de Excel en alguno de los grupos
de programas de Windows. El icono generalmente está localizado en el grupo
Microso Oce, pero puede ubicarse en otro grupo o carpeta. Posicione el
mouse sobre el icono y ejecute un clic sobre Excel: se inicia y está listo para usarse.
Los elementos característicos de Excel son:
Barra de menús: en esta área aparecen los menús disponibles. Cada menú
contiene acciones especícas que están agrupadas según el nombre del menú de
la siguiente manera.
Inicio: este menú permite realizar ediciones de objetos y texto. Es decir, copiar,
pegar, cortar, seleccionar, buscar, establecer ligas, etc.
Vista: contiene las opciones para ver de diferentes formas, una hoja en pantalla.
Insertar: para insertar en la hoja elementos como renglones, columnas grácas,
funciones, notas, y objetos en general.
Revisar: están las opciones para dar formato o cambiar la presentación de las
celdas, y los objetos en general de la hoja. También aquí se manejan los modelos
y autoformatos. Incluye opciones para obtener asistentes y complementos
adicionales como son: la corrección ortográca, la protección de la hoja, el manejo
de escenarios, macros y opciones en general para congurar Excel.
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