Implantación de un Sistema de Control Interno y un Sistema
| Autor | Alejandro Tadeo Isaza Serrano |
| Páginas | 67-273 |
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Capítulo 4
Implantación de un Sistema de Control
Interno y un Sistema de Gestión de Calidad
en una empresa pública o privada
4.1. Pasos para su implementación
Para implantar un Sistema de Control Interno y/o un Sistema de Gestión de
calidad, hay que tener claros tres pasos, que son:
1. Organizar la empresa
2. Estandarizar procesos
3. Estandarizar el manejo del área de recursos humanos.
4.1.1. Para organizar la empresa
Se deben desarrollar tres pasos:
1. Componente legal34-35
2. Direccionamiento estratégico36-37
3. Portafolio de bienes.
Componente legal
Requisitos comerciales y tributarios.
De acuerdo con el tipo de empresa pública o privada, los trámites pueden va-
34 Como lo exige el inciso 1. del Artículo 9º del Decreto 1011 de 2006. También lo exige el literal c) del Artículo
1 de la Resolución 1043 del 3 de abril de 2006.
35 Como lo establece el Artículo 2 de la Ley 872 de 2003, y la NTCGP 1000 de 2009.
36 Como lo establece la NTCGP 1000 de 2009.
37 Como lo establece la NTCGP 1000 de 2009.
CONTROL INTERNO Y DE GESTIÓN DE CALIDAD - ALEJANDRO TADEO ISAZA SERRANO SISTEMA DE
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riar en un mayor o menor número de requisitos, aquí incluimos la totalidad de
los trámites para conformar una compañía:
Las empresas públicas como en el caso de las entidades del sector central o
descentralizadas, se constituyen algunas por actos administrativos del Alcalde,
Gobernador o Presidente, dependiendo del ente territorial a que corresponda;
las de economía mixta, la industrial y comercial del Estado deben cumplir con
todos los requisitos que señalamos a continuación.
Las empresas privadas también deben cumplir con la totalidad de los requisi-
tos, excepto algunas que explicamos a continuación, no tienen que registrar
la escritura pública en Cámara de Comercio.
Trámites Comerciales y Tributarios
1a. Fase
Obtener el certicado
de homonimia
2a. Fase
Elaborar minuta de consti-
tución de la empresa
3a. Fase
Convertir la minuta de
constitución en escritura
pública
4a. Fase
Registrar la escritura en la
Cámara de Comercio
5a. Fase
Registro de Matrícula
Mercantil
6a. Fase
Registrar en la DIAN
7a. Fase
Sacar el Registro Único
Tributario
8a. Fase
Consiste en obtener el RIT
9a. Fase
Solicitar el certicado de
Existencia y Representa-
ción Legal
10a. Fase
Se debe abrir una cuenta
bancaria
11a. Fase
Reportar el impuesto de
Industria y Comercio
12a. Fase
Registrar en Cámara de
Comercio los libros de con-
tabilidad de la compañía
Los anteriores trámites deben realizarse antes del 31 de
marzo de cada año para renovar la matrícula mercantil de
la compañía.
Fuente: Elaboración propia, a partir de datos de la Cámara de Comercio.
Figura 4.1. Trámites legales y tributarios.
Certicado de homonimia
Mediante este documento se certica que el nombre que se le desea dar a la
empresa no ha sido utilizado con anterioridad. Para la vericación de homo-
nimia se reclama el formulario correspondiente en las ocinas de la Cámara de
Comercio de la ciudad, después de diligenciado se devuelve al mismo ente; las
personas interesadas en conformar la empresa escriben el nombre que se le
desee dar a la empresa a crear, para que el funcionario encargado de realizar
este trámite en la Cámara de Comercio confronte la existencia o no del nombre
que presentamos.
CAP. 4 - IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
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El tiempo para recoger los resultados de la confrontación del nombre es de
tres (3) días hábiles después de haber entregado el formulario.
Minuta de constitución
Este documento constituye un borrador de la escritura pública de constitu-
ción, en este se especica el tipo de sociedad que se conformará, los socios
con sus respectivo documento de identidad, nacionalidad, domicilio y aportes,
además se registra el nombre, objeto social y la razón social de empresa, domi-
cilio, nombre y atribuciones del representante legal, conformación de junta de
socios, el capital social, funciones de la junta de socios, reserva legal, tiempo
de duración de la sociedad y causales para su disolución. Este documento es
realizado por un contador público titulado su entrega es inmediata y no tiene
valor su trámite. A continuación detallaremos la minuta de constitución de la
empresa a crear:
ACTO CONSTITUTIVO
WWWW de nacionalidad colombiana, identicado con C.C WWW, domi-
ciliado en la ciudad de WWW, XXXX de nacionalidad colombiana, iden-
ticado con C.C XXXX, domiciliado en el municipio de XXXX, YYYY de
nacionalidad colombiana, identicado con C.C YYYY , domiciliado en la
ciudad de YYYY, PPPP de nacionalidad colombiana, identicado con C.C
PPP , domiciliado en la ciudad de PPP y RRRR de nacionalidad colombia-
na, identicado con C.C RRR, domiciliado en la ciudad de RRRR decla-
ran -previamente al establecimiento y a la rma de los presentes esta-
tutos-, haber decidido constituir una sociedad por acciones simplicada
denominada SSS IPS, para realizar prestación de servicios de salud, por
término indenido de duración, con un capital suscrito de $ 50.000.000,
dividido en 5 acciones ordinarias de valor nominal de $10.000.000 cada
una, que han sido liberadas en su (totalidad o en el porcentaje correspon-
diente), previa entrega del monto correspondiente a la suscripción al re-
presentante legal designado y que cuenta con un único órgano de ad-
ministración y representación, que será el representante legal designado
mediante este documento.
Una vez formulada la declaración que antecede, el suscrito ha establecido, así
mismo, los estatutos de la sociedad por acciones simplicada que por el pre-
sente acto se crea.
Anexo: Lista de Socios y rmas.
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