Libros y papeles del comerciante
| Autor | Jorge Enrique Chavarro Cadena |
| Páginas | 43-55 |
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ARTICULO 48. CONFORMIDAD DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE A LAS NORMAS COMERCIALES - MEDIOS PARA EL ASIENTO DE OPERACIONES. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico - contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.
· Decreto Reglamentario 2620 de 1993.
ARTICULO 1. Todo comerciante podrá conservar sus archivos utilizando cualquier medio técnico adecuado que garantice la reproducción exacta de documentos, tales como la microfilmación, la micrografía y los discos ópticos entre otros.
ARTICULO 2. Los jefes de registro mercantil o quienes hagan sus veces, deberán certificar la exactitud de las reproducciones que se realicen con base en el artículo anterior.
ARTICULO 3. Los comerciantes para utilizar cualquiera de los medios técnicos a los que se refiere el artículo 1 de este Decreto, deberán contar, al momento de la reproducción, con la presencia de un funcionario de la Cámara de Comercio de su domicilio, con el fin de que mediante acta se haga constar la relación de los documentos reproducidos, así como la exactitud de los mismos.
PARÁGRAFO. La Superintendencia de Industria y Comercio impartirá instrucciones a las Cámaras de Comercio para cumplir las funciones que en este Decreto se les asignan.
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CONCORDANCIAS: (*Para su consulta debe ser suscriptor. Ver www.nuevalegislacion.com).
· *Ley 1314 de 2009: Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.
· *Ley 527 de 1999: Arts. 12 y 13.
· *Circular Externa Supersociedades No. 002 de 2006: Estados Financieros Períodos Intermedios.
· *Circular Externa Superindustria No. 10 de 2001: Art. 1.4.5 del Título VIII.
DOCTRINA: (Para su consulta debe ser suscriptor. Ver www.nuevalegislacion.com).
· CONCEPTO 220-6610 DE 25 DE FEBRERO DE 2004. SUPERSOCIEDADES.
Todos los sujetos comerciantes, independientemente de que sean personas naturales o jurídicas, están obligados a aplicar ajustes integrales por infiación en su contabilidad.
· CONCEPTO 01096229 DE 26 DE DICIEMBRE DE 2001. SUPERINDUSTRIA Y COMERCIO. La conservación de los libros y papeles del comerciante se puede hacer a través de mensajes de datos en las condiciones previstas en la ley.
ARTICULO 49. LIBROS DE COMERCIO - CONCEPTO. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.
· Decreto Reglamentario 2649 de 1993.
ARTICULO 125. LIBROS. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.
Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y contínua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:
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Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.
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Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos debitó y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.
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Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
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Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:
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Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global;
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Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;
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Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras;
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Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos;
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Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.
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Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.
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Cumplir las exigencias de otras normas legales.
PARÁGRAFO. (Parágrafo adicionado por el artículo 1 del Decreto 1878 de 2008). Las empresas comerciales que se encuentren en las condiciones previstas en el numeral 3 del artículo 2 de la Ley 590 de 2000, modificado por el artículo 2 de la Ley 905 de 2004 o la norma que lo sustituya, así como las entidades de naturaleza no comercial que estén obligadas u opten por llevar contabilidad en los términos del artículo 1 del presente decreto y que se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, deben llevar los libros necesarios para:
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Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, y sus saldos.
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Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.
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Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.
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Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global.
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Conocer los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras.
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Los libros au xiliares necesarios para entender los principales.
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Cumplir las exigencias de otras normas legales.
Los libros con los cuales se dé cumplimiento a los numerales 1, 2 y 3 de este parágrafo, deberán llenar los requisitos de registro y autenticación previstos para cada tipo de entidad u organización, ante la autoridad competente. En tratándose
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de las personas naturales, no son obligatorios los libros de los numerales 2 y 3; y en el caso de las empresas unipersonales no será obligatorio el libro señalado en el numeral 2 de este parágrafo.
PARÁGRAFO 2. (Parágrafo derogado por el artículo 1 del Decreto 4708 de 2008).
ARTICULO 126. REGISTRO DE LOS LIBROS. Cuando la Ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las Autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.
En el caso de los libros de los establecimientos, estos se deben registrar ante la Autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento.
Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados.
Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que:
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Al anterior le falten pocos folios por utilizar, o
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Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.
Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público. Si la falta del...
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