Decreto número 2126 de 2012, por el cual se aprueba la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y se determinan las funciones de sus dependencias - 16 de Octubre de 2012 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 403094642

Decreto número 2126 de 2012, por el cual se aprueba la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y se determinan las funciones de sus dependencias

EmisorMinisterio de Cultura

El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, especialmente las que le confiere el numeral 16 del artículo 189 de la Constitución Política, y el artículo 54 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que dadas las nuevas competencias y atribuciones asignadas al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, en especial aquellas otorgadas en la Ley General de Archivos, la Ley de Víctimas y las estrategias del Gobierno Nacional que le implican expedir lineamientos y políticas referidas a la gestión documental tradicional y electrónica y la preservación del patrimonio documental, se determina la necesidad de modernizar la Entidad.

Que el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en sesión del 19 de diciembre de 2011 según Acta número 09, decidió someter a la aprobación del Gobierno Nacional la modificación de su estructura;

DECRETA:

CAPÍTULO I Artículo 1

Estructura

Artículo 1º Estructura.

La estructura del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, será la siguiente:

  1. Consejo Directivo

  2. Dirección General

    2.1 Oficina Asesora de Planeación

    2.2 Oficina Asesora Jurídica

    2.3 Oficina de Control Interno

  3. Secretaría General

  4. Subdirección del Sistema Nacional de Archivos

  5. Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico

  6. Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental

  7. Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos

  8. Órganos de Asesoría y Coordinación

    8.1 Comité de Dirección

    8.2 Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno

    8.3 Comité Interno de Archivo

    8.4 Comisión de Personal

CAPÍTULO II Artículo 2

Conformación del Consejo Directivo

Artículo 2º Consejo Directivo.

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado estará conformado de la siguiente manera:

· El Ministro de Cultura o su delegado, quien lo presidirá.

· Un representante del Presidente de la República o su delegado.

· El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública o su delegado.

· El Director del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación -"Colciencias"- o su delegado.

· El Presidente de la Academia Colombiana de Historia o su delegado, quien deberá ser miembro de dicha Academia.

· Un representante de los Consejos Territoriales de Archivos o los Comités Técnicos del Sistema Nacional de Archivos, elegido por el Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

· Un representante del Colegio Colombiano deArchivistas, designado por su Junta Directiva.

Parágrafo 1º. El Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado participará en el Consejo Directivo, con derecho a voz pero sin voto.

Parágrafo 2º. El Secretario General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado ejercerá la Secretaría Técnica del Consejo Directivo.

Parágrafo 3º. Los representantes del Colegio Colombiano de Archivistas, de los Consejos Territoriales de Archivos o los Comités Técnicos Asesores del Sistema Nacional de Archivo y de la Academia Colombiana de Historia, serán designados para periodos de dos (2) años, cumplidos los cuales deberán designarse nuevos representantes.

CAPÍTULO III Artículos 3 a 14

De las funciones

Artículo 3º Consejo Directivo.

Son funciones del Consejo Directivo las siguientes:

  1. Orientar el funcionamiento general del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y verificar el cumplimiento de los objetivos, planes y programas definidos y su conformidad con las políticas del Sector Cultura.

  2. Aprobar, con base en la recomendación del Director del Archivo General de la Nación, la política general de la entidad, los planes programas y proyectos estratégicos, para su incorporación a los planes sectoriales y a través de estos, al Plan Nacional de Desarrollo.

  3. Verificar la ejecución de la política archivística, en el marco de la Ley General de Archivos, los principios del Sistema Nacional de Archivos y las demás políticas pertinentes.

  4. Formular, a propuesta del representante legal, la política de mejoramiento continuo de la entidad, así como los programas orientados a garantizar el desarrollo administrativo.

  5. Conocer de las evaluaciones del resultado de la gestión institucional presentadas por la Administración de la entidad.

  6. Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones de la estructura orgánica que consideren pertinentes y adoptar los estatutos internos de la entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca de conformidad con lo dispuesto en sus actos de creación o reestructuración.

  7. Aprobar el anteproyecto de presupuesto anual del respectivo organismo.

  8. Autorizar la aceptación y concesión de donaciones y legados.

  9. Expedir las normas y reglamentos generales sobre el desarrollo de la función archivística del Estado, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional y territorial.

  10. Expedir su propio reglamento.

  11. Las demás que les señalen la ley, el acto de creación y los estatutos internos.

Artículo 4º Dirección General. Son funciones de la Dirección General, las siguientes:
  1. Dirigir el diseño de la Política Nacional de Gestión Documental y Archivos, para facilitar la gestión administrativa del Estado y la conservación del patrimonio documental.

  2. Dirigir procesos de investigación a partir de la información contenida en los distintos archivos de la Nación, sus fuentes primarias y el uso y consulta de los archivos con fines culturales, científicos, históricos o técnicos.

  3. Dirigir, coordinar y controlar la gestión de los archivos públicos, promoviendo el desarrollo y aplicación de nuevas tecnologías para su adecuado funcionamiento.

  4. Dirigir y orientar las políticas de fortalecimiento de la cultura archivística y promover y definir los espacios de desarrollo en esta materia.

  5. Dirigir, orientar y coordinar las acciones referentes a la imposición de multas y sanciones a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas por incumplimiento de la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias vigentes.

  6. Aprobar la publicación de obras de interés archivístico, impresas y digitales que contribuyan a difundir los avances de la archivística, las actividades de la Entidad y su patrimonio documental o de otros archivos de interés cultural.

  7. Establecer las tarifas a cobrar por concepto de venta de bienes y servicios prestados por la Entidad.

  8. Cumplir las normas legales y reglamentarias vigentes y ejecutar las disposiciones del Consejo Directivo.

  9. Ejercer la representación legal de la Entidad.

  10. Someter a consideración del Consejo Directivo los asuntos de su competencia.

  11. Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de las funciones o programas del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y de su personal.

  12. Expedir los actos administrativos y celebrar los contratos necesarios para la gestión administrativa, los convenios de cooperación financiera o técnica nacional e internacional, estableciendo relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros.

  13. Promover y gestionar las relaciones y convenios interinstitucionales, las alianzas estratégicas para el fortalecimiento de las funciones archivísticas en general y de cooperación nacional o internacional, en materias técnicas o financieras.

  14. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros.

  15. Presentar un informe anual de resultados de la gestión institucional al Presidente de la República, por intermedio del Ministerio de Cultura. Así mismo, presentar informes semestrales de los resultados de la gestión institucional al Consejo Directivo.

  16. Ejercer la función de control disciplinario en segunda instancia, en los términos de la Ley 734 de 2002 o de las normas que la modifiquen.

  17. Crear, conformar, asignar funciones a los órganos de asesoría y coordinación, así como los grupos internos de trabajo necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, mediante acto administrativo, dentro del marco de su competencia.

  18. Garantizar en la entidad la aplicación de la Ley 87 de 1993 y del Sistema Integrado de Gestión, sus normas reglamentarias y demás disposiciones que las modifiquen y adicionen.

  19. Establecer los parámetros y orientaciones a las dependencias de la entidad, en la formulación, diseño y determinación de las políticas, orientaciones estratégicas, planes, programas y proyectos, promoviendo y apoyando la implementación de una cultura de la gestión orientada por resultados.

  20. Formular el anteproyecto de presupuesto de la entidad para cada vigencia y los proyectos de modificación presupuestal, para presentarlos a consideración del Consejo Directivo y tramitarlos ante las autoridades competentes.

  21. Dirigir, coordinar y controlar la recuperación, preservación y custodia del acervo documental propio y el de la Nación.

  22. Dirigir el Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos.

  23. Las demás que le señalen la Ley, los estatutos internos y las demás normas legales vigentes.

Artículo 5º Oficina Asesora de Planeación.

Son funciones de la Oficina Asesora de Planeación, las...

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