De las obligaciones especiales de las organizaciones supervisadas
| Autor | Jorge Enrique Chavarro Cadena - Jorge Enrique Beltrán Triana |
| Páginas | 254-260 |
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1. LIBROS OFICIALES
Todas las organizaciones vigiladas deberán tener, diligenciar y conservar los libros oficiales de actas, de registro social y contables, que se especifican en la Circular Básica Contable y Financiera.
De conformidad con la remisión normativa del artículo 158 de la Ley 79 de 1988 y el artículo 58 de la Ley 454 de 1998, en materia de obligaciones respecto a los libros de las entidades de la economía solidaria, se dará aplicación en lo pertinente a lo dispuesto en el Título IV, Libro Primero del 'Código de Comercio.
1.1. REGISTRO DE LIBROS
Las organizaciones solidarias supervisadas deberán registrar ante las Cámaras de Comercio de su domicilio principal los siguientes libros:
-- Libro de actas de asamblea general.
-- Libro de registro social.
En cuanto a los libros obligatorios que deben llevar las vigiladas, se deberá tener en cuenta lo establecido en el Capítulo XIII, numeral 2 de la Circular Básica Contable y Financiera.
2. FUNCIÓN DE REGISTRO
La función de registro de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esta formalidad y de certificación de existencia y representación legal de las organizaciones
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supervisadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria, estará a cargo de las Cámaras de Comercio de su domicilio principal, de acuerdo con las normas previstas para el registro mercantil y/o Registro Único Empresarial y Social RUES, observando lo dispuesto en el Decreto-ley 019 de 2012 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o complementen, sin perjuicio de las autorizaciones especiales que para efectuar los registros, deba expedir esta Superintendencia de acuerdo con sus facultades.
2.1. REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS
Las organizaciones de economía solidaria podrán llevar sus libros en medios electrónicos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 56 del *Código de Comercio y demás normas que regulen la materia.
3. REFORMAS ESTATUTARIAS
Las reformas estatutarias deberán inscribirse en la Cámara de Comercio del domicilio de la organización; dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de realización de la asamblea (artículo 146 del Decreto número 2150 de 1995, que derogó el artículo 20 de la Ley 79 de 1988).
3.1. Información sobre reformas estatutarias
Una vez registradas las reformas estatutarias ante la Cámara de Comercio del domicilio principal, o quien haga sus veces, las organizaciones supervisadas deberán enviar los siguientes documentos a esta Superintendencia, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al registro:
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Documento dirigido al Superintendente de la Economía Solidaria remitiendo los documentos requeridos para el estudio de legalidad de la reforma, suscrito por el representante legal, con indicación del documento de identidad, lugar de expedición, correo electrónico de la entidad y dirección correspondiente;
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Texto completo de los estatutos debidamente firmados por el presidente y secretario de la asamblea, que incluya fecha de aprobación y cuadro comparativo de los artículos reformados objeto de examen y los nuevos aprobados;
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Copia del acta del órgano que convocó a asamblea, con indicación de los nombres de los directivos asistentes en la que se acordó lugar, fecha y hora de la misma, acompañada del mecanismo utilizado para realizar la convocatoria (publicación, aviso u otro);
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Acta de la asamblea general en la que se aprobó la reforma, debidamente firmada por el presidente y secretario. Deberá contener, como mínimo, los siguientes datos:
-- Número del acta, fecha, hora y lugar de reunión.
-- Indicación del órgano que convocó, incluyendo la fecha, lugar y hora de celebración.
-- Indicación de la fecha y forma de publicación de la relación de asociados inhábiles, así como la certificación de que la lista fue verificada por el órgano de vigilancia correspondiente.
-- Número de los asociados hábiles o de los delegados convocados para la asamblea.
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-- Número de los asociados hábiles o de los delegados asistentes a la asamblea.
-- Orden del día con inclusión del punto correspondiente al estudio y aprobación de la reforma de Estatutos.
-- Conteo de los votos a favor, en contra, en blanco y nulos o la constancia que la decisión fue tomada por unanimidad.
3.2. Solemnización de la reforma
Cuando una organización de economía solidaria se haya constituido por escritura pública, la solemnización de toda reforma estatutaria posterior deberá acreditarse mediante la misma forma, dentro de los treinta (30) días hábiles siguiente a la fecha de su otorgamiento. Para tal efecto deberá remitir a esta Superintendencia copia de la misma y copia íntegra de los estatutos sociales debidamente actualizados.
3.3. Autorizaciones previas especiales
Requiere de autorización previa al registro en Cámara de Comercio, por parte de esta Superintendencia, toda reforma estatutaria que corresponda a la fusión, transformación, incorporación y escisión de las organizaciones de la economía solidaria bajo su supervisión.
3.4. Vigencia de las reformas estatutarias
El tema de la entrada en vigencia de las reformas de estatutos de las entidades del sector solidario supervisadas por esta Superintendencia, no se encuentra reglamentado por la legislación vigente.
Sin embargo, por remisión expresa del artículo 158 de la Ley 79 de 1988, para resolver este punto, es pertinente acudir a las disposiciones sobre sociedades contempladas en el 'Código de Comercio, las que pueden ser aplicadas a las entidades de economía solidaria, en la medida en que sean compatibles con su naturaleza.
Para el caso concreto, resulta aplicable lo dispuesto por el artículo 158 del 'Código de Comercio, el cual señala:
"Artículo 158. Toda reforma del contrato de sociedad comercial deberá reducirse a escritura pública que se registrará como se dispone para la escritura de constitución de la sociedad, en la Cámara de Comercio correspondiente al domicilio social al tiempo de la reforma.
Sin los requisitos anteriores la reforma no producirá efecto alguno respecto de terceros. Las reformas tendrán efectos entre los asociados desde cuando se acuerden o pacten conforme a los Estatutos".
En consecuencia, teniendo en cuenta que el órgano encargado de reformar los Estatutos de las entidades del sector solidario, por ley, es la asamblea general, es dable concluir lo siguiente:
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Una reforma estatutaria de una entidad del sector solidario, adquiere vigencia entre sus asociados, esto es, entra a regir, a partir del momento en que es aprobada por la asamblea general conforme a los estatutos.
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No obstante, para que dicha reforma tenga efectos respecto de terceros, es decir, sea oponible a los mismos, es necesario que se registre en la Cámara de Comercio del domicilio principal de la organización solidaria.
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Ahora bien, como las entidades de economía solidaria pueden constituirse por escritura pública o por documento privado, según lo dispuesto en el artículo 40 del Decreto número 2150 de 1995, se presentan dos situaciones a distinguir:
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Para aquellas entidades que se constituyeron o elevaron a escritura pública el acuerdo cooperativo o solidario, opera el citado artículo 158 del *Código de Comercio, en cuanto a que se debe elevar a...
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