Concepto nº 220-091780, de Superintendencia de Sociedades, de 21 de Agosto de 2011
Oficio 220-091780 Del 21 de Agosto de 2011
Ref.,: Radicación 2011- 01- 203585
Requisitos que debe contener el acta de asamblea de accionistas
Acuso recibo del escrito en referencia, mediante el cual pone de presente que se realizó asamblea general ordinaria, en desarrollo de la misma intervinieron afiliados o asociados quienes dejaron algunas constancias; participó el gerente presentando explicaciones y el presidente de la junta directiva en temas muy delicados; en el acta que se elaboró para registro no se deja constancia de las personas que intervinieron, por lo que consulta:
“Cuales (sic) son los requisitos que debe contener el acta de la asamblea general de accionistas
Que (sic) sucede si no se plasma en el acta todas las intervenciones "todas las intervenciones son bien importantes"
Que (sic) paso (sic) con la comisión verificadora del acta, que aprobaron dicha acta (con la firma de aprobación), sin contener lo que realmente sucedió en el desarrollo de la asamblea, y que no quedo consignado en el acta, en que delito pudieron haber incurrido
Que (sic) delito pudo cometer el presidente y secretaria de la asamblea que firmaron el acta sin contener todo lo que realmente sucedio. (sic)
De esta acta existe la grabación se esta transcribiendo para presentar la impugnación ante la jurisdicción civil”
Es legal lo que se esta realizando?”.
Sobre el particular, debo manifestarle que el tema sobre elaboración de las actas correspondientes a las reuniones de la asamblea o junta de socios, ha sido examinado en diversas oportunidades, por lo que para responder la mayoría de las inquietudes planteadas solo se hace necesario apartes del Oficio 220-060895 del 26 de diciembre de 2007, pronunciamiento que resuelve una serie de inquietudes relacionadas con el desarrollo de las reuniones del máximo órgano social y las actas que se elevan a propósito de las mismas.
En esa oportunidad la Entidad expresó:
“(….)
“Si durante el transcurso de una Asamblea de Accionistas, uno de los socios realiza alguna pregunta a la administración y no se le da respuesta, puede el secretario de la asamblea incluir la respuesta a las preguntas no resueltas cuando se encuentre unos días después redactando el acta de la asamblea?”
R/. Debe tenerse en cuenta que tratándose de la asamblea general de accionistas, la obligación de elaborar actas para recoger en ellas lo acaecido en las reuniones que la misma lleve acabo, se encuentra contemplada de una parte en el artículo 189 del Código de Comercio y de la otra, en el articulo 431ídem, normas que conjuntamente expresan los requisitos y formalidades que éstas deban reunir.
Teniendo en cuenta que según lo dispone el artículo 431 citado, “Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas…” , debe entenderse que la finalidad de las actas es la de dar constancia de lo realmente acaecido durante la sesión societaria de que éstas dan cuenta, por lo tanto, no resulta procedente que al momento de elaborarlas, se plasme en éstas situaciones que no se presentaron al interior de la reunión correspondiente, tal como el caso que usted plantea.
“Si un socio de manera oral deja una constancia, puede con posterioridad a la asamblea allegar al secretario de la asamblea constancia de manera escrita para que en el momento de la redacción del acta quede la constancia incluida entre comillas?”
R/. Si bien la ley no exige el formalismo de que en las actas deba transcribirse textualmente lo deliberado durante las reuniones del máximo órgano social, por lo cual quienes la elaboren se encuentran en la libertad de...
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