Concepto nº 220-127570, de Superintendencia de Sociedades, de 4 de Noviembre de 2011
Oficio 220-127570 Del 04 de Noviembre de 2011
ASUNTO: Valor probatorio de los libros de comercio reconstruidos.
Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2011-01-292862, mediante el cual eleva una consulta relacionada con la validez del contenido del Libro de Registro de Accionistas que se inscribe en el Registro Mercantil ante la desaparición del anterior libro.
R/. Sobre el particular, se hace necesario partir de lo dispuesto en el numeral 2° del artículo 19 del Código de Comercio, según el cual es obligación de todo comerciante “Inscribir en el registro mercantil todos los libros respecto de los cuales la ley exija esa formalidad”, precepto concordante con el numeral 7° del artículo 28 ídem, que claramente señala, entre otros, el libro de accionistas.
En segundo lugar, el artículo 135 del Decreto 2649 de 1.993, normatividad de obligatorio cumplimiento por parte de todas las personas que deban llevar contabilidad de acuerdo con la ley por cuanto contiene las normas y/o principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, consagra que previa la denuncia correspondiente por pérdida, extravío o destrucción de alguno de los libros o papeles del ente económico, los registros de ellos deben reconstruirse dentro de los seis meses siguientes a la ocurrencia del hecho, tomando como base, entre otros, los informes de terceros y demás documentos que se consideren pertinentes. Para el caso del libro de accionistas, dicho administrador deberá remitirse, entre otros documentos, a la información que sobre el particular debe constar en las actas del máximo órgano social o a la que se encuentre en poder de terceros, tales como entidades públicas de control, organismos judiciales, notarías, cámaras de comercio, etc.
Es así como reza el aludido artículo 135:
“Pérdida y reconstrucción de los libros. El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravió o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.
Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravió o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes....
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