Acuerdo número 005 de 2013, por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones - 7 de Abril de 2013 - Diario Oficial de Colombia - Legislación - VLEX 430660982

Acuerdo número 005 de 2013, por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones

EmisorEstablecimientos Públicos - Archivo General de la Nación Colombia
Número de Boletín48754

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, en ejercicio de las facultades legales y en especial las que le confiere el artículo 76 de la Ley 489 de 1998, el Decreto número 2126 de 2012, Acuerdo número 09 del AGN de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política en su artículo 74 establece el derecho que tienen los ciudadanos de acceder a los documentos públicos salvo en los casos que establezca la ley.

Que la Ley 80 de 1989 establece que es función del Archivo General de la Nación, promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional departamental, municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado, la conservación del patrimonio documental y su disponibilidad al servicio a le comunidad, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica.

Que la Ley 594 de 2000, establece que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información sea recuperable para uso de la administración en si servicio al ciudadano y como fuente de la historia. Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley.

Que la Ley 594 de 2000, en sus artículos , , , 10, 11 y 23, establece la cate-gorización y obligatoriedad de la conformación de los archivos desde los puntos de vista de lajurisdicción y competencia, territorialidad, según la organización del Estado y la clasificación de los mismos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos.

Que el Título VI de la Ley 594 de 2000, establece las condiciones de acceso y consulta de los documentos.

Que el Decreto número 2578 de 2012 por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y se establece la Red Nacional de Archivos, asigna a los Archivos Generales Territoriales entre otras funciones, la de garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos públicos, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que Integra los fondos del ente territorial respectivo, así como los que se les confíe en custodia.

Que el Decreto número 2609 de 2012, en el artículo 9º Procesos de la Gestión Documental, numeral d), establece que la organización comprende el conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo ordenadamente.

Que se hace necesario desarrollar lo dispuesto en los Decretos números 2578 y 2609 de 2012, y establecer los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

Que en mérito de lo expuesto,

ACUERDA: CAPÍTULO I

Generalidades

Artículo 1º Ámbito de aplicación

El presente acuerdo aplica a todas las entidades del Estado en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por ley así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.

Parágrafo 1º. En virtud de la autonomía constitucional y legal de la Rama Judicial, los procedimientos aquí indicados podrán ser utilizados para la adopción de las políticas archivísticas judiciales.

Artículo 2º Marco conceptual.

Las definiciones correspondientes a los términos técnicos incluidos en el presente acuerdo serán las establecidas en el Reglamento General de Archivos y demás normas que lo complementen o modifiquen expedidas por el Archivo General de la Nación.

Artículo 3º Organización de documentos de archivo.

Las entidades del Estado están en la obligación de organizar los documentos de archivo, para lo cual deben desarrollar de manera integral los procesos de clasificación, ordenación y descripción. De igual forma deberán implementar procesos de organización para toda la documentación que apoye la gestión administrativa.

Parágrafo. De conformidad con lo establecido en el artículo 24 de la Ley 594 de 2000 y el Decreto número 2578 de 2012, las entidades del Estado están obligadas a velar por la adecuada implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental mediante la organización de los documentos de archivo en las fases de gestión, central e histórico, en cada una de las anteriores fases.

Artículo 4º Obligatoriedad de la organización de los archivos.

Todas las entidades del Estado están obligadas a crear, conformar, clasificar, ordenar, conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de sus archivos, teniendo en cuenta tos principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

CAPÍTULO II Artículos 5 a 8

Clasificación Documental

Artículo 5º Clasificación documental.

Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificación de documentos, representado en los siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subsane, unidad documental compuesta, unidad documental simple.

Artículo 6º Clasificación documental en los archivos de gestión.

Las diferentes dependencias de la entidad, con fundamento en el Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de Retención Documental (TRD), deben velar por la clasificación de los documentos que conforman los archivos de gestión, mediante la identificación de los tipos documentales producidos en desarrollo de la gestión administrativa, la agrupación de los mismos en expedientes, subseries y series, atendiendo a los principios de procedencia, orden original y demás requisitos exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo General de la Nación.

Artículo 7º Clasificación documental en el archivo central.

Todas las entidades del Estado están en la obligación de conformar un archivo central institucional, responsable de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de consulta de los documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestión de la entidad.

Parágrafo. La clasificación documental en el archivo central institucional, debe responder al Cuadro de Clasificación Documental, siguiendo de manera jerárquica la estructura orgánico-funcional de la entidad, reflejada en las distintas agrupaciones documentales y niveles a los que hace referencia el artículo 5º del presente acuerdo, en virtud del principio de procedencia.

Artículo 8º Clasificación documental en el Archivo General Territorial y en el Archivo Histórico.

Atendiendo a la conformación de los archivos de acuerdo con el ciclo vital de los documentos, los municipios, distritos y departamentos, podrán crear y conformar el Archivo General Territorial en concordancia con el artículo 5º del Decreto número 2578 de 2012. Cuando no se hayan creado Archivos Generales Territoriales, y ante la imposibilidad de realizar transferencias secundarias, las entidades públicas deberán conformar archivos históricos institucionales, para conservar sus acervos históricos y facilitar su consulta para el público.

La clasificación de los documentos en el Archivo General Territorial y en el archivo histórico institucional debe responder a la estructura en fondos documentales compuestos de manera jerárquica, respecto de la estructura orgánico-funcional de la entidad respectiva, y que está representada de forma que refleje las secciones, sub-secciones, Series, subseries y/o asuntos administrativos, resultantes de la aplicación de la tabla de retención o tabla de valoración documental según se trate de archivos de gestión o fondos acumulados.

Parágrafo 1º. Los Archivos Generales Territoriales y los archivos históricos institucionales están compuestos por los fondos documentales provenientes de los Archivos Centrales de las distintas entidades adscritas o vinculadas en el correspondiente nivel territorial, así como los fondos documentales de valor histórico entregados en custodia o donación por particulares.

Parágrafo 2º. Las entidades del Estado, deben transferir sus archivos de valor histórico al Archivo General de...

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