Prácticas informáticas - Manual Práctico de Administración - Libros y Revistas - VLEX 862530097

Prácticas informáticas

AutorRaúl Morueco
Páginas349-390
CAPÍTULO 19
PRÁCTICAS INFORMÁTICAS
OBJETIVOS: Realizar algunas prácticas que afectan a la seguridad
de los documentos, como el uso de contraseñas o el uso de un
programa de tipo PGP, también se elaborará una plantilla en
Microsoft Word que permita crear cartas y realizar su impresión a
varios destinatarios, en definitiva, completar algunos conocimientos
ofimáticos que el lector deberá poseer.
INTRODUCCIÓN
Hoy en día casi no cabe pensar en un despacho u oficina
sin ordenador ni en un profesional del secretariado sin los
conocimientos informáticos necesarios, por lo tanto, se hace
indispensable que los futuros profesionales conozcan
aplicaciones informáticas que les capaciten para el correcto
desempeño de sus funciones, pero también deberán actualizar sus conocimientos
aquellos profesionales ya consolidados y que debido a la continua expansión del
sector informático, muchos de sus conocimientos quedan obsoletos. Los
conocimientos mínimos que deberá aportar el profesional deberán ser: un adecuado
manejo del sistema operativo, un buen nivel de ofimática, un conocimiento amplio
de Internet, así como un adecuado uso del correo electrónico, no descartándose
otros conocimientos que sirvan como complemento.
Aunque el objetivo de este capítulo no es el de enseñar todas las áreas
informáticas anteriormente citadas, ya que para ello existen libros destinados a tal
350 MANUAL PRÁCTICO DE ADMINISTRACIÓN © RA-MA
efecto, sí pensamos que podrá resultar útil realizar algunas prácticas que puedan
ayudar, ampliar o complementar los conocimientos ya adquiridos sobre aspectos o
áreas informáticas.
Algunas de las pantallas que se mostrarán en las prácticas posteriores,
p
odrían variar ligeramente de aspecto dependiendo de las versiones de los
programas utilizados (Windows, Word o Excel).
PRÁCTICA 1: LA SEGURIDAD EN LOS DOCUMENTOS
Proteger cada uno de los documentos es una tarea que debería tener muy
presente todo profesional del secretariado, ya que su objetivo es doble, por una
parte se protege el o los documentos de sus posibles pérdidas, por ejemplo, un
borrado o modificación accidental del mismo, y por otro, no se permite la
accesibilidad al documento por usuarios no autorizados.
Aunque bien es cierto que la seguridad absoluta no existe, no menos cierto
es que a mayores medidas de seguridad, más dificultades pondremos para que
nuestra información sea accesible por cualquier usuario.
Proteger un documento de Word
Muchos de los archivos elaborados con MS Word, como por ejemplo, cartas,
informes, o cualquier otro, deberían estar protegidos frente a otros usuarios para así
preservar su contenido.
Existen en el mercado multitud de programas que permiten proteger
mediante la asignación de contraseñas nuestros archivos; no obstante, Word
también nos ofrece esa posibilidad, para ello, deberá seguir los siguientes pasos:
1. Una vez que tengamos abierto un documento en Word, nos situaremos
dentro del menú Archivo/Guardar como y en la ventana que se muestra
activaremos el botón Herramientas que nos llevará a un menú en el que
seleccionaremos Opciones generales, en la siguiente ventana que se nos
ofrece podremos indicar dos posibles contraseñas:
© RA-MA CAPÍTULO 19: PRÁCTICAS INFORMÁTICAS 351
Contraseña. No permite abrir el archivo si no se conoce la misma.
Contraseña de escritura. Permite ver el documento pero no acepta
modificaciones si no se conoce la contraseña.
2. Si decidimos insertar una contraseña en los dos campos anteriormente
mencionados, tras pulsar Aceptar abandonaremos la ventana activa y
regresaremos a la anterior, donde activaremos el botón Guardar, después
podrá comprobar el resultado intentando abrir el documento.
Proteger celdas en Excel
El programa Excel nos permite crear hojas de cálculo, a menudo éstas suelen
contener información reservada o simplemente valores o fórmulas que si se
modificasen por error, nos podrían causar algunos trastornos, para ello, podemos
proteger tanto el archivo de la misma manera que explicamos en el apartado
anterior, como las celdas o las hojas.
En esta práctica veremos la forma de proteger determinadas celdas en Excel,
con ello se evitará que éstas puedan ser modificadas por error o no, por otros
usuarios no autorizados.
Para ello, abriremos la hoja de cálculo que deseamos proteger, eliminaremos
su protección de todas las celdas seleccionando la tabla, para ello, activaremos el
botón situado en la esquina superior izquierda (marcado con un círculo).

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