Prevención del Lavado de Activos - Auditoría del sector solidario. Normas de aseguramiento de la información (NAI) - 1ra edición - Libros y Revistas - VLEX 57970483

Prevención del Lavado de Activos

AutorHernán Cardozo Cuenca
Páginas315-339

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Generalidades

Las entidades financieras del país entre las cuales se encuentra las Cooperativas especializadas o aquella que tienen sección de ahorro y crédito independientemente de la multiactividad que puedan ejercer, deben tener en cuenta aspectos que conforman el Sistema Integral para la Prevención del Lavado de Activos.

Estas entidades sometidas a la vigilancia, control e inspección por parte del estado están obligadas a adoptar reglas de conducta que deberán observar siempre sus gerentes o representantes legales, directores, administradores y empleados en general, las cuales deben constituir una manifestación de principios de la entidad solidaria que revele su compromiso en la prevención del lavado de activos.

El Sistema Integral para la Prevención de Lavado de activos debe comprender medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la realización de cualquier operación en efectivo, documentaria, de servicios financieros y otras, sean utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.

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Las reglas de conducta, deben estar contenidas en el CÓDIGO DE CONDUCTA O ÉTICA que debe aprobarse por el Consejo de administración de la entidad, y que será de obligatorio cumplimiento y observancia en cada acto que adelanten sus administradores y demás empleados.

Código de conducta

El código de conducta es un compendio escrito de pautas de comportamiento que indican que la política de la entidad está dirigida a procurar preservar la idoneidad de todos sus empleados y administradores frente a la evaluación de los diferentes aspectos que conforman el Sistema Integral para la Prevención del Lavado de Activos. Este código deberá servir para determinar cualquier circunstancia que pueda generar conflicto de intereses al interior de la entidad y los mecanismos para solucionarla.

En desarrollo de lo dispuesto en el Capítulo decimoprimero del Título Segundo de la Circular Básica Jurídica (Circular Externa No. 007 de 2003) de la Superintendencia de la Economía Solidaria, ordena a la entidades vigiladas adoptar y mantener unos mecanismos de control apropiadas y suficiente, orientadas a evitar que en la realización de cualquier operación sean utilizadas como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas los cuales pueden estar consagrados en un manual de procedimientos específicos aprobado por el Consejo de Administración, que considere la naturaleza jurídica y las características propias de cada entidad y de sus diferentes productos. Debe constituir un listado de órdenes claras, como desarrollo de la política institucional de las entidades contra el lavado de activos.

Las “reglas de conducta” a las que hace referencia la norma, deben estar contenidas en un código de conducta de imperativo cumplimiento, de manera que sus postulados se observen en cada acto, por convicción y como manifestación de un propósito preventivo.

El código de conducta debe contener los criterios que sean necesarios para resolver los “conflictos de interés” y anteponer la observancia de unos principios éticos al logro de las metas comerciales, comprometiendo con ello a toda la entidad.

Sin perjuicio de las funciones sancionatorias que competen a esta Superintendencia, las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deben contemplar procedimientos sancionatorios adecuados frente a la inobservancia del código de conducta.

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Corresponde a los Consejos de Administración adoptar el código de conducta, disponer el acatamiento y difusión, y aprobar oportunamente las actualizaciones que sean pertinentes.

Los mecanismos de control adoptados por las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deben consagrarse en un manual de procedimientos específicos, aprobado por el Consejo de Administración, que considere la naturaleza jurídica y las características propias de cada entidad y de sus diferentes productos. Debe constituir un listado de órdenes claras, como desarrollo de la política institucional de las entidades contra el lavado de activos.

Todos los aspectos mencionados en la circular básica jurídica deben estar contenidos en un manual. Adicionalmente se deben incluir los siguientes:

- Políticas coordinadas de control y canales de comunicación entre la oficina principal y sus sucursales y agencias.

- Procedimientos para controlar el cumplimiento de las normas contenidas en el manual.

- Instancias de reporte y consulta para los funcionarios de la entidad con relación a sus actividades preventivas del lavado de activos.

- Desarrollo de los demás elementos con que cuenta la entidad para protegerse del lavado de activos, como programas de capacitación interna; funciones y categoría del oficial del cumplimiento; funciones de la auditoría y de la revisoría fiscal; responsabilidades de cada empleado en la detección y reporte interno de operaciones inusuales y sospechosas; sanciones y correctivos por el incumplimiento de los procedimientos; conservación de registros.

- Todos los demás que la entidad vigilada considere pertinentes.

El auditor deberá realizar la revisión de este manual que consistirá en determinar si, en forma general, la entidad solidaria ha cumplido adoptando los mecanismos de control o el manual y si él mismo se ha elaborado adecuadamente, e igualmente en evaluar a fondo el contenido del manual a efecto de establecer si incluye los aspectos básicos señalados en la norma citada y si en consecuencia el mismo constituye un adecuado programa de cumplimiento.

Posteriormente el auditor diligenciará el siguiente cuestionario de control interno:

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[VER CUESTIONARIO EN PDF ADJUNTO]

Para poder efectuar una calificación acerca del nivel de desarrollo y adecuación a las normas del manual de la entidad, el auditor o revisor fiscal deberá diligenciar el siguiente cuestionario:

[VER CUESTIONARIO EN PDF ADJUNTO]

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[VER CUESTIONARIO EN PDF ADJUNTO]

Oficial de Cumplimiento

Las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito tienen la obligación, de acuerdo con las normas vigentes, de designar un oficial de cumplimiento.

Este funcionario debe ser designado por el consejo de administración, ser de alto nivel administrativo, tener capacidad decisoria, estar apoyado por un equipoPage 320de trabajo humano y técnico que le permita cubrir las diferentes áreas de gestión y contar con el efectivo apoyo de las directivas de la entidad.

Adicionalmente, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá formular observaciones cuando estime que el cargo y nivel de responsabilidad que éste ocupa, no le permiten cumplir de manera idónea sus funciones.

Funciones

La función del oficial de cumplimiento, de acuerdo con lo dispuesto en la Circular Básica Jurídica (Circular Externa No. 007de 2003), es verificar la adecuada observancia de la totalidad de los procedimientos específicos diseñados por la institución con el fin de prevenir el lavado de activos.

También le corresponde reportar al competente las posibles faltas que comprometan la responsabilidad de los funcionarios.

De manera particular, debe vigilar todos los aspectos relacionados en este Capítulo, en la ley y los que determine la entidad.

La designación de un oficial de cumplimiento no exime a la entidad ni a los demás funcionarios de la obligación de detectar y reportar internamente las operaciones inusuales, determinar las sospechosas y disponer su reporte a la Unidad de Información y Análisis Financiero.

El oficial de cumplimiento deberá presentar informes al Consejo de Administración sobre la efectividad de los mecanismos adoptados.

Las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito deberán informar al ente de control estatal el nombre, cédula de ciudadanía y cargo del funcionario designado como oficial de cumplimiento.

Así mismo, las cooperativas que se creen en el futuro y obtengan la autorización para el ejercicio de la actividad financiera, deberán reportar esta información dentro de los 30 días siguientes al inicio de sus operaciones.

Auditoría al Oficial de Cumplimiento

El objetivo primordial de esta parte de la auditoría es determinar si existe en la entidad solidaria un oficial de cumplimiento. Si goza de la infraestructura suficiente para cumplir con sus funciones y si se considera que se encuentra...

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