El programa de personal - Segunda parte. Planeación de personal - Administración de personal. Un enfoque hacia la calidad - 2da edición - Libros y Revistas - VLEX 400875686

El programa de personal

Páginas41-54

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CAPÍTULO

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El programa de Personal

Definición. Diagnóstico organizacional. Objetivos del programa de personal. Políticas. Normas. Procedimientos. Presupuesto. Implementación. Resumen.

La gestión de personal no puede practicarse como un conjunto de actividades improvisadas y sin articulación con el plan general de la empresa. Para que adquiera sentido, es necesario que se establezcan con anticipación las contribuciones que aportará a los resultados totales de la institución.

El programa de personal, con sus objetivos y medios para lograrlos, constituye la fundamentación de las funciones de la gestión humana. Es por lo tanto una herramienta de planeación, que suministra la División de Personal a los directivos de línea, para liderar su equipo de trabajo.

La inexistencia del programa de personal puede convertir a la gestión de personal en una serie de actividades casuísticas e incoherentes, y por tanto generadoras de discriminaciones y conflictos.

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ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL. Un enfoque hacia la calidad humana

Chruden y Sherman (1) afirman: “En la administración de una organización, el programa de personal es el que hace que las decisiones que involucran a los empleados puedan llevarse a cabo en forma consistente y racional”. Por esto se afirma que el programa de personal es la manifestación concreta del apoyo que suministran los especialistas de personal a los directivos encargados de conducir grupos humanos.

Definición

El programa de personal es un conjunto de objetivos, políticas, procedimientos, normas y presupuestos que orientan las funciones de la Administración de Personal.

En otras palabras, el programa de personal es un ordenamiento anticipado de las actividades y recursos necesarios para alcanzar los objetivos de la gestión del talento humano.

Como lo veremos más adelante, el programa de personal tiene su origen en los problemas identificados previamente mediante el diagnóstico de la empresa, y para facilitar su aplicación se presentan discriminados en subprogramas para cada grupo de funciones que constituyen los procesos de la Administración de Personal.

Dependiendo de la naturaleza de los problemas que deban ser superados, se tendrán subprogramas de:

1) Planeación (diseño de programas y previsión de la fuerza laboral;
2) Organización (análisis de cargos, reclutamiento y selección);
3) Coordinación (socialización, relaciones sindicales y entrenamiento);
4) Dirección (motivación, remuneración, servicios laborales y gestión participativa) y
5) Control (evaluación del desempeño, disciplina laboral, reclamos y auditoría).

La estructuración de un programa de personal se muestra a continuación:

Elementos

Sub - programa

Planeación

Organización

Coordinación

Dirección

Control

José D. Castillo Aponte

Objetivos Políticas Procedimientos Normas Presupuesto

Figura 3.1 Estructuración del programa de personal

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3. El programa de personal

Para efectos prácticos, el programa de personal se presenta en la forma de un manual que puede incluir también asuntos como la misión, visión, valores y reglamentos de la institución. De esta manera se facilita la integración y coherencia que debe existir entre estos elementos de la gestión empresarial.

Como un documento de consulta frecuente, el manual de personal debe mantenerse actualizado.

El éxito del especialista de personal, depende en gran medida, de la forma como sus programas responden a los verdaderos problemas y oportunidades que enfrentan los responsables de administrar la fuerza laboral, y en consecuencia de la aceptación que estos instrumentos tengan por parte de los directivos y demás integrantes de la organización. Esto hace necesario que el diseño de los programas sea antecedido por la realización de un diagnóstico organizacional, lo cual justifica que revisemos detenidamente el tema.

Diagnóstico organizacional

Las organizaciones planean para anticipar y superar las dificultades, tanto como para aprovechar las oportunidades que ofrece su medio ambiente. La planeación de personal también se realiza para resolver problemas y utilizar oportunidades; unos y otras son identificados mediante un diagnóstico organizacional, el cual constituye la infraestructura del programa de personal y por consiguiente de todo el sistema de la Administración de Personal.

Esto quiere decir que la Administración de Personal moderna se basa en un diagnóstico que refleja tanto los aspectos fuertes como los débiles del comportamiento humano en las organizaciones. Los problemas del área de personal son resultados indeseables que se presentan por el funcionamiento deficiente de las funciones del sistema de la Administración de Personal. Es decir, son hechos concretos como por ejemplo: incumplimiento de los horarios y demás responsabilidades, despilfarro de recursos, aumento de accidentes, incremento excesivo de los conflictos y renuncias voluntarias de trabajadores requeridos. Estos hechos afectan el producto de salida del sistema de la Administración de Personal, que es el rendimiento de la fuerza laboral.

Es conveniente que los problemas de personal sean anunciados claramente y de preferencia en forma cuantitativa, en lugar de hacerse de manera abstracta y especulativa, pues esto último dificulta su solución. Es algo similar como dispararle a un blanco invisible.

Capítulo 3

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ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL. Un enfoque hacia la calidad humana

Cada empresa crea a través del tiempo una serie de condiciones laborales relativamente estables que le son características y las cuales afectan el comportamiento de sus integrantes. Algunas de estas características organizacionales son el estilo de dirección, los sistemas de reconocimiento, las técnicas de selección y las oportunidades de participación.

La forma como las personas perciben este grupo de atributos específicos de la empresa es conocida como el clima o ambiente organizacional. Lúe Brunet (2) dice que: “El clima constituye la personalidad de una organización y contribuye a la imagen que ésta proyecta a sus empleados e incluso al exterior. El administrador y el asesor especialista deben ser capaces de analizar e interpretar esta personalidad para poder planear sus intervenciones”.

La medición del clima organizacional refleja la opinión que sobre las condiciones características de cada institución tienen sus participantes. No se trata entonces de identificar las condiciones laborales existentes en la empresa, sino la opinión que sobre las mismas tengan los trabajadores, pues, como se dice comúnmente ,“la belleza está en los ojos del observador”.

Por esta razón la medición del clima organizacional suministra información valiosa para detectar las posibles causas de los problemas de personal que presenta la empresa.

Los especialistas del desarrollo organizacional han elaborado una serie de métodos de diagnóstico, basados en el uso de encuestas y entrevistas. Algunas instituciones han validado instrumentos particulares para medir su propio clima organizacional.

El análisis del diagnóstico organizacional de una empresa permite evaluar las fuentes de conflicto e insatisfacción, al mismo tiempo que sirve para predecir problemas críticos como ausentismo, rotación, actitud sindical y desempeño laboral. De esta manera la empresa asume una situación adecuada para diseñar el programa de personal que conduzca a...

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