Proyecto de Circular Externa. Formato de depósitos individuales
| Fecha de fin de vigencia | 07 Febrero 2018 |
Nota: En el proyecto de Circular Externa, lo sombreado en negrita corresponde a las modificaciones propuestas
CIRCULAR EXTERNA
No. XXX
Bogotá, D.C.,
PARA: REPRESENTANTES LEGALES DE ESTABLECIMIENTOS BANCARIOS, CORPORACIONES FINANCIERAS, COMPAÑÍAS DE FINANCIAMIENTO Y DEL FONDO NACIONAL DEL AHORRO
ASUNTO: FORMATO DE DEPÓSITOS INDIVIDUALES
OBJETIVO
El Fondo de Garantías de Instituciones Financieras (Fogafín), en cumplimiento de lo establecido en la Resolución del Seguro de Depósitos expedida por la Junta Directiva de la entidad, por medio de la presente Circular señala los aspectos relacionados con la información requerida a las entidades inscritas para el pago Seguro de Depósitos.
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PERIODICIDAD DEL ENVÍO DEL FORMATO
Las entidades inscritas deberán realizar la transmisión trimestral del Formato de Depósitos Individuales (en adelante el Formato) de conformidad con el siguiente cronograma:
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RANGO DE LOS 2 ULTIMOS DIGITOS DEL NIT DE LA ENTIDAD (*) |
FECHA DE TRANSMISIÓN DEL FORMATO EN LOS MESES DE FEBRERO, MAYO, AGOSTO Y NOVIEMBRE DE CADA AÑO, CON CORTE AL MES INMEDIATAMENTE ANTERIOR |
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00-19 |
Segundo día hábil |
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20-35 |
Tercer día hábil |
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36-50 |
Cuarto día hábil |
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51-80 |
Quinto día hábil |
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81-99 |
Sexto día hábil |
(*) Sin tener en cuenta el dígito de verificación.
En el evento en que una entidad inscrita presente una situación de carácter especial y particular que le impida transmitir el Formato en las fechas antes mencionadas, el Fondo podrá ampliar el plazo para dicha entidad y por el respectivo trimestre, siempre que reciba una solicitud de la entidad fundamentada y con la debida anticipación. Esta solicitud deberá estar suscrita por el Representante Legal de la entidad y podrá ser radicada en las instalaciones del Fondo y/o remitida al correo formatodepositos@fogafin.gov.co
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En los eventos en que la entidad inscrita, que cuente con autorización de funcionamiento de la Superintendencia Financiera de Colombia, no posea acreencias constituidas a la fecha de transmisión del Formato, deberá remitir al Fondo a través del servicio "Transmisión de Formato” de la página web https://transmision.fogafin.gov.co una comunicación suscrita por el Representante Legal de la entidad en la que se indique tal situación. Para la suscripción de la comunicación se deberá utilizar un certificado digital vigente emitido por una entidad de certificación abierta, debidamente acreditada por el ente dispuesto por el Estado para tal fin.
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Las entidades que se inscriban en el Fondo con posterioridad a la expedición de esta Circular, contarán con un plazo de tres (3) meses para llevar a cabo las pruebas y ajustes que permitan garantizar la correcta transmisión del Formato. El mencionado plazo iniciará a partir del momento en que se registren en los balances de las entidades financieras inscritas, saldos en las acreencias amparadas por el Fondo. Una vez finalizado el plazo establecido para las pruebas, la entidad deberá realizar la primera transmisión del mencionado Formato en producción en la siguiente fecha que le sea aplicable de acuerdo con el cronograma establecido en este numeral.
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El Fondo podrá solicitar, en cualquier momento, la remisión del Formato, el cual deberá transmitirse a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de corte que establezca la solicitud.
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Una vez ordenada la toma de posesión para liquidar, el liquidador de la entidad financiera deberá transmitir o entregar al Fondo el Formato en los términos y condiciones establecidos en la Resolución del Seguro de Depósitos vigente, la cual deberá contar con las conciliaciones pertinentes en cuanto a los saldos y titulares de las cuentas amparadas por el Seguro de Depósitos.
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FORMA DE ENTREGA
Fogafín pondrá a disposición de las entidades inscritas, a través de la página web https://transmision.fogafin.gov.co el servicio de cargue del Formato en la sección denominada "Transmisión de Formato" durante las 24 horas de cada día en que corresponda realizar la transmisión.
Para el ingreso y uso del servicio de cargue del Formato, se requerirá que las entidades financieras cuenten como mínimo con un usuario registrado en la herramienta tecnológica, para lo cual deberán diligenciar y remitir a la dirección de correo electrónico formatodepositos@fogafin.gov.co el “Formato de Novedades de Usuarios” que se encuentra ubicado en la sección "Información General" de la página web https://transmision.fogafin.gov.co. Este formato deberá ser remitido en formato PDF/A, el cual deberá estar suscrito digitalmente1.
Las entidades financieras deberán firmar digitalmente el Formato de Depósitos Individuales que será reportado2. Este certificado deberá estar asignado a la entidad financiera inscrita y/o a su Representante Legal.
Las características del certificado digital, requerido para la firma del Formato, son las mismas del certificado utilizado para la firma de los archivos trasmitidos por parte de las entidades financieras a la Superintendencia Financiera de Colombia.
Fogafín usará en su página web un certificado digital de página segura con el fin de proteger los datos que se transmiten e identificar el sitio del Fondo.
Para efectos de la transmisión del Formato, las entidades inscritas podrán validar la estructura requerida del archivo plano, previo a su transmisión, mediante el validador y su instructivo dispuestos para tal fin en la sección “Descargas” de la página web https://transmision.fogafin.gov.co
Fogafín verificará, posterior a la trasmisión del Formato, la firma y el certificado digital utilizado por la entidad inscrita, así como el cumplimiento de la estructura del archivo. Si el resultado de la verificación de la firma o de la estructura del Formato transmitido es negativo, no se continuará con el proceso y se informará a la entidad inscrita mediante un correo electrónico, el resultado de la verificación. En caso contrario, el mensaje enviado por Fogafín confirmará la recepción exitosa del Formato, sin perjuicio de las verificaciones posteriores que el Fondo realizará sobre la calidad y el contenido de la información reportada.
Las entidades inscritas podrán realizar varios envíos del Formato el día de la correspondiente transmisión. No obstante, Fogafín tomará como referencia el último archivo válido enviado por la entidad financiera, el cual será procesado por Fogafín.
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Procedimiento de Envío de Archivos de Gran Tamaño
Para el envío de archivos que tengan un tamaño superior a cuatro (4) gigabytes, las entidades financieras inscritas deberán realizar el siguiente procedimiento para el envío del formato:
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Generar el Formato con la estructura requerida en la presente Circular.
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Validar la estructura requerida del archivo plano, previo a su transmisión, mediante el validador y su instructivo dispuestos para tal fin en la sección “Descargas” de la página web https://transmision.fogafin.gov.co
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Comprimir el archivo validado en formato de compresión de archivos ZIP estándar.
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Firmar digitalmente el archivo que será transmitido.
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Trasmitir a Fogafín el archivo firmado a través de la página web https://transmision.fogafin.gov.co en la sección denominada "Transmisión de Formato".
Fogafín verificará, posterior a la trasmisión del Formato, la firma y el certificado digital utilizado por la entidad inscrita, así como el cumplimiento de la estructura del archivo. Si el resultado de la verificación de la firma o de la estructura del Formato transmitido es negativo, no se continuará con el proceso y se informará a la entidad inscrita mediante un correo electrónico, el resultado de la verificación. En caso contrario, el mensaje enviado por Fogafín confirmará la recepción exitosa del Formato, sin perjuicio de las verificaciones posteriores que el Fondo realizará sobre la calidad y el contenido de la información reportada.
Las entidades inscritas podrán realizar varios envíos del Formato el día de la correspondiente transmisión. No obstante, Fogafín tomará como referencia el último archivo válido enviado por la entidad financiera, el cual será procesado por Fogafín.
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Procedimiento Alterno en Caso de Contingencia
Para el suministro de esta información se cuenta con un procedimiento alterno, el cual se activará únicamente cuando existan fallas en los servicios de comunicaciones entre las entidades inscritas y Fogafín. Para este caso se recibirá el Formato mediante un DVD, un BlueRay o una Memoria Flash USB, el cual deberá ser radicado en las instalaciones de Fogafín a más tardar a las 5:30 p.m. del día hábil siguiente a la fecha de transmisión establecida en esta Circular o en la fecha que establezca el Fondo, tratándose de una solicitud eventual del Formato.
Para las entidades financieras inscritas que tienen su domicilio principal en otras ciudades del país, el DVD, el BlueRay o la Memoria Flash USB descrito en el párrafo anterior, podrá ser radicado en las instalaciones de Fogafín a más tardar dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de transmisión establecida en esta Circular.
Para lo anterior, la entidad deberá realizar el siguiente procedimiento:
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Crear el archivo plano con la estructura definida.
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Validar el archivo plano, para lo cual se debe utilizar el validador y su instructivo que se encuentran disponibles en la...
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