Proyecto de Decreto del Ministerio de Cultura, Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1080 de 2015 Único Reglamentario del Sector Cultura en lo relacionado con la gestión documental electrónica en desarrollo de la Ley 594 de 2000 y parcialmente el artículo 11 de la Ley 2080 de 2021 (2021)
| Fecha de Inicio de Comentarios Públicos | 12 Junio 2021 |
| Fecha de Fin de Comentarios Públicos | 26 Junio 2021 |
| Fecha de publicación | 12 Junio 2021 |
| Emisor | Ministerio de Cultura |
MINISTERIO DE CULTURA
DECRETO NÚMERO DE 2021
“Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1080 de 2015 Único Reglamentario del Sector Cultura en lo relacionado con la gestión documental electrónica en desarrollo de la Ley 594 de 2000 y parcialmente el artículo 11 de la Ley 2080 de 2021.”
El PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
En ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial la conferida por el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política de Colombia y
CONSIDERANDO
Que la Ley 594 de 20001 establece las reglas y principios generales de la función archivística. Esta función comprende las actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Para así, cumplir con los principios generales establecidos en el artículo 4 de la precitada ley. Esto se da a través de la gestión documental definida por la misma ley como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Para esto, todas las entidades públicas tienen la responsabilidad de realizar la gestión integral de los documentos y para tal fin, deben elaborar programas de gestión de documentos, donde se puede contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, siempre que se observen los principios y procesos archivísticos. Proceso que va acompañado de las obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas, de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.
Que la evolución de la gestión documental y los desarrollos normativos expedidos a nivel nacional e internacional en materia archivística generan la necesidad de definir y reglamentar los aspectos asociados a la gestión documental electrónica; la digitalización de documentos y la preservación digital a largo plazo, el acceso a la información pública de manera confiable para que, adoptando las medidas necesarias que permitan, a través de mecanismos humanos, técnicos y administrativos, garantizar y validar la autenticidad, integridad, fiabilidad, usabilidad y no repudio de la información generada, transmitida, gestionada y preservada de manera electrónica o digital. Lo anterior en articulación con los Servicios Ciudadanos Digitales, para mitigar riesgos de suplantación de identidad en los trámites, los procesos y los procedimientos. Además de garantizar el acceso, recibo, custodia, preservación del patrimonio documental del país y poder compartir, de manera segura, documentos y registros que se producen cuando se adelantan trámites o se accede a los servicios del Estado.
Que las anteriores necesidades deben garantizar el derecho que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas y que en la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución Política. Enmarcados en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia al establecer el derecho a la intimidad personal y familiar y al buen nombre. Así como, el derecho de las personas a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
Que los siguientes desarrollos normativos hacen referencia a los asuntos del presente decreto que sustentan su expedición y que se encuentran armonizados para su correcta aplicación:
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Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones,” establece la aplicación de los requisitos jurídicos de los mensajes de datos, define y reglamenta el uso y acceso a los mismos.
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Ley Estatutaria 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”, dicta las disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial las financieras, crediticias, comerciales, de servicios y las provenientes de terceros países.
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Ley 1341 de 2009 “Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC–, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones." consagra el principio de “masificación del gobierno en línea” hoy Gobierno Digital, que dicta a las entidades públicas el deber de adoptar todas las medidas necesarias para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en el desarrollo de sus funciones.
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Que el artículo 64 de la Ley 1437 de 2011, “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, faculta al Gobierno nacional para definir los estándares y protocolos que deberán cumplir las autoridades para incorporar en forma gradual los medios electrónicos en los procedimientos administrativos.
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Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, desarrolla el derecho constitucional de habeas data y entre otros asuntos, las condiciones bajo las cuales las entidades públicas pueden hacer tratamiento de datos personales y pueden suministrar información en ejercicio de sus funciones legales.
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Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.” Estipula que el principio de calidad de la Información consiste en que “toda la información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad.” Para esto, los sujetos obligados deberán implementar procedimientos archivísticos que garanticen la disponibilidad en el tiempo de documentos electrónicos auténticos.
Que el Decreto Único Reglamentario del sector comercio, Decreto 1074 de 2015, regula la firma electrónica en los artículos 2.2.2.47.1 al 2.2.2.47.8 y establece la confiabilidad de la firma electrónica y sus efectos jurídicos.
Que el Titulo 1 del Decreto 1081 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República” establece las “Disposiciones generales en materia de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional “, especialmente el Capítulo 4 de “Gestión de la información clasificada y reservada, dicta disposiciones respecto a la gestión de la información clasificada y reservada e instrumentos de la gestión de información pública”, además en el artículo 2.1.1.5.4.7., faculta al Archivo General de la Nación para impartir instrucciones en relación con los documentos producidos por Entidades del Estado relacionados con Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario.
Que el Titulo II – Patrimonio Archivístico – del Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, considera y emite lineamientos con respecto a la gestión documental electrónica de forma integral en el quehacer archivístico de la Nación, puntualizando además la gestión de documentos electrónicos de archivo en el Capítulo VII.
Que de acuerdo con el artículo 2.2.9.1.2.1 del Decreto 1078 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”, la Política de Gobierno Digital será definida por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - MinTIC y se desarrollará a través de componentes y habilitadores transversales que, acompañados de lineamientos y estándares, permitirán el logro de propósitos que generarán valor público en un entorno de confianza digital a partir del aprovechamiento de las TIC. Teniendo como habilitadores transversales de la Política de Gobierno Digital, los elementos fundamentales de seguridad de la información, arquitectura y servicios ciudadanos digitales, que permiten el desarrollo de los componentes y el logro de los propósitos de dicha política.
Que la Directiva Presidencial No. 07 de 2018 establece “medidas para racionalizar, simplificar y mejorar los trámites ante entidades gubernamentales y el ordenamiento jurídico, con el propósito de reducir costos en materia regulatoria y racionalizar o suprimir trámites, estas iniciativas deben propender por que se empleen mecanismos tendientes a su digitalización y automatización”.
Que...
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