Registro de transacciones en las cuentas y ajustes
| Autor | Bibiana Rendón Alvarez |
| Páginas | 151-275 |
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CAPÍTULO 5
REGISTRO DE TRANSACCIONES EN LAS
CUENTAS Y AJUSTES
El presente capítulo presenta los conceptos de reconocimiento, las cuentas y la
medición. En cuanto a las cuentas: su clasicación, registro de transacciones, apli-
cación y ajustes a realizar en un período contable; con esto se busca mostrar cómo
los hechos económicos se incorporan en los estados nancieros de propósito
general.
Así mismo se explica la relación de las cuentas con la ecuación contable y se pre-
sentan las distintas transacciones a reconocer en una microempresa, enmarcado
en el anexo 3 del Decreto 2420 de 2015, y se introduce la base de información para
la preparación de los estados nancieros, que serán tratados en el capítulo 6.
Al nal se presentan las actividades de aprendizaje.
5.1. Reconocimiento y medición
El concepto de reconocimiento conforme al marco conceptual de la información
nanciera (2020a) es:
El reconocimiento es el proceso de captar, para su inclusión en el estado de situa-
ción nanciera o en el estado (o estados) del rendimiento nanciero, una partida
que cumple la denición de uno de los elementos de los estados nancieros: un
activo, un pasivo, patrimonio, ingresos o gastos (IFRS Foundation, 2020a, p. A55).
Así mismo, se requiere que, para incorporar los hechos económicos, las partidas
cumplan la denición de activos, pasivos, ingresos y gastos, además de cumplir
los siguientes requisitos:
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F - B R Á
Sea probable que llegue o salga un benecio económico.
Tenga un costo o valor o importe que se pueda medir con abilidad.
El concepto de medición consiste en que la partida debe tener un valor o costo
o importe para que sea reconocida como un elemento del estado de situación
nanciera. E igualmente, dependiendo del marco técnico normativo, a algunas
partidas se les debe realizar una medición posterior atendiendo los principios de
cada uno de los grupos del ámbito de aplicación de la Ley 1314 de 2009.
Ejemplos de transacciones a reconocer:
Si se adquieren en efectivo muebles y enseres por $2.100.000, con una vida útil
de 5 años, el hecho de indicar que su vida útil es superior a 1 año se asocia a
lo que se espera: que estos elementos generen un benecio económico, cum-
pliendo denición de activo y más especícamente como propiedad, planta y
equipo.
Si se adquiere en efectivo impresora por $500.000, con una vida útil de 6 meses,
no cumpliría con la denición de activo-propiedad, planta y equipo, originando
el reconocimiento de un gasto.
Un empresario adquiere máquina en el exterior por valor de $10.000.000, para
la cual, una vez que se evalúa su operación, no se cuenta con materia prima en
Colombia para poderla operar, resultando no posible su puesta en marcha; en
este ejemplo no cumpliría con la denición de activo, debiendo reconocerse
en un gasto.
Un accionista entrega $20.000.000 en calidad de préstamo a la empresa donde
es accionista; en este caso, cumple la denición de pasivo.
Un accionista le regala $10.000.000 a la empresa donde es accionista; en este
caso, al no cumplir la denición de un pasivo, su reconocimiento sería como un
ingreso.
5.1.1. Soportes
Para el reconocimiento, se hace necesario que, a partir de los soportes, conforme
al artículo 6 del anexo 6 del Decreto 2420 de 2015, que representan el origen de las
transacciones internas o externas, estos sean registrados en el libro diario (Anexo
J) a través de los asientos o registro de operaciones en las cuentas y que se con-
solidan en comprobantes de contabilidad (Anexo N) atendiendo a lo señalado en
el artículo 7 del anexo 6 del Decreto 2420 de 2015. Un listado de algunos de los
soportes que se vinculan en una empresa son:
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C. 5 - R
Facturas de venta (Anexo O) recibidas
Facturas de venta (Anexo O) emitidas
Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar20
Recibos de caja
Comprobantes de egreso
Nómina electrónica
Reembolsos de caja menor
Notas bancarias
Notas de contabilidad
Otros soportes
Algunos soportes deben cumplir requisitos legales, como es el caso de las facturas
de venta o el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a
facturar, además de contener fecha, detalle y demás elementos que la organiza-
ción determine.
5.1.2. Las cuentas
Como se indicó, la ecuación contable está compuesta de tres partes, que son: acti-
vos, pasivos y patrimonio; así mismo, para incorporar los hechos económicos, cada
uno de esos elementos nancieros incluye las cuentas, que permitirán un registro
detallado de las transacciones.
En el artículo 7 del anexo 6 del Decreto 2420 de 2015, se indica que los compro-
bantes de contabilidad recogen los asientos de las transacciones por medio de
las cuentas y especica que la descripción de estas puede hacerse por medio de
palabras, códigos o símbolos numéricos. En esta medida, cada empresa debe
estructurar un catálogo de cuentas que le permita reconocer o contabilizar sus
transacciones, siguiendo una misma estructura, lo que se ha conocido tradicio-
nalmente como un plan único de cuentas21; igualmente, otro término es tesau-
ro, el cual es contextualizado para el grupo 3 (Grajales Londoño & Rincón Soto,
20 Conforme al Decreto 1625 de 2016, son documentos que soportan transacciones
con sujetos no obligados a expedir facturas; son ejemplos: tiquete de transporte de
pasajeros, extractos bancarios expedidos por entidades nancieras, documento expe-
dido en peajes, boletas de ingreso a cine, entre otros.
21 A partir de la expedición de los Decretos Reglamentarios 2706 y 2784 de 2012 y el
3022 de 2013, fue derogado el Decreto 2650 de 1993, que correspondía al catálogo
de cuentas para comerciantes; no obstante, las Superintendencias han expedido ca-
tálogos de reporte de información para efecto de recibir de forma uniforme la misma
o, por ejemplo, la Superintendencia de Sociedades ha dispuesto la aplicación para
diligenciamiento por medio de la taxonomía XBRL, siendo un catálogo expedido por
la fundación IFRS con etiquetas de las denominaciones a reportar.
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