Resolución número 000013 de 2021, por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico para este documento
| Emisor | Unidades Administrativas Especiales - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales |
| Número de Boletín | 51585 |
El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en ejercicio de las facultades legales y en especial las consagradas en el numeral 12 del artículo 6º del Decreto número 4048 de 2008, el parágrafo 6º y el parágrafo transitorio 2º del artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el artículo 1.6.1.4.27. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, y
CONSIDERANDO:
Que el parágrafo 6º del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, establece: "El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios. Este sistema también es aplicable a otras operaciones tales como los pagos de nómina, las exportaciones, importaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas (IVA)".
Que el parágrafo transitorio 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario establece "La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) establecerá el calendario y los sujetos obligados a facturar que deben iniciar la implementación de la factura electrónica durante el año 2020, así como los requisitos técnicos de la factura electrónica para su aplicación específica en los casos de venta de bienes y servicios, pago de nómina, importaciones y exportaciones, pagos al exterior, operaciones de factoraje, entre otras".
Que de acuerdo a lo indicado en el considerando anterior, el director de la Unidad Administrativa Especial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), está en la facultad de expedir la presente resolución para establecer el calendario, los sujetos y los requisitos técnicos y tecnológicos que debe contener el documento soporte de pago de nómina, el cual hace parte del sistema de facturación electrónica.
Que el inciso tercero del artículo 771-2 del Estatuto Tributario señala: "Cuando no exista la obligación de entregar factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno nacional establezca".
Que de conformidad con el numeral 6 del artículo 1.6.1.4.3. del Decreto número 1625 de 2016, Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria y el numeral 6 del artículo 7º de la Resolución número 000042 del 5 de mayo de 2020, no están obligadas a expedir factura de venta y/o documento equivalente, "Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades".
Que el artículo 1.6.1.4.27. del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, entre otros dispone:
"Artículo 1.6.1.4.27. Porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica. Para efectos de lo indicado en el parágrafo transitorio 1º del artículo 616-1 del Estatuto Tributario respecto del porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica, para la procedencia de impuestos descontables, y costos o gastos deducibles, se tendrán en cuenta: (...) 5. Los demás documentos de los costos, deducciones e impuestos descontables en la adquisición de bienes y servicios, de los cuales no se exija la factura de venta y/o el documento equivalente.
(.) El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios, las operaciones de nómina, las exportaciones, importaciones, los pagos a favor de no responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
Así mismo, el sistema de facturación electrónica de que trata el inciso anterior del presente artículo podrá aplicarse al registro fiscal de compras y ventas, la contabilidad, y en general los soportes de costos, gastos y deducciones y otro tipo de soportes electrónicos que faciliten el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Para efectos de lo previsto en el presente artículo la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), deberá establecer la información y el contenido de los respectivos documentos, así como los términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos que deben cumplir los sujetos obligados a facturar para su elaboración y transmisión a la citada entidad".
Que en virtud de lo anterior, el soporte de pago de nómina electrónica se configura como documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador.
Que por lo tanto, se requiere establecer mediante la presente resolución la información y el contenido del documento soporte de pago de nómina electrónica, así como los términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación, transmisión y validación a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), así como una funcionalidad dentro del sistema de facturación electrónica, atendiendo a las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que señale el anexo técnico correspondiente.
Que de conformidad con lo previsto en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, al recibir información que contenga datos personales, la entidad receptora toma el rol de responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales. Por tanto, significa que los datos personales no pueden ser divulgados, pues esta información involucra derechos a la privacidad e intimidad de las personas y por ende gozan de reserva de conformidad con la Constitución y la ley.
Que la información que se suministra en el documento soporte de pago de nómina electrónica no implica para la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN): i) responsabilidad por la calidad de los datos que le sean suministrados mediante las distintas fuentes de información, ii) ni la obligación de entregar la totalidad de la información de que dispone, sino aquella que se circunscriba estrictamente a los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica.
Que la atención de los requerimientos de información, se podrá efectuar mediante su transferencia siempre y cuando los sujetos obligados al documento soporte de pago de nómina electrónica, que a su vez son responsables del tratamiento, antes de que recolecten la información y durante todo el ciclo de vida de la misma, implementen medidas preventivas de naturaleza técnica, humana o administrativa que sean necesarias para: i) evitar vulneraciones al derecho a la privacidad o a la confidencialidad de la información, ii) fallas de seguridad o indebidos tratamientos de datos personales, iii) garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad, confidencialidad, el acceso y circulación restringida de la información contenida en las bases de datos o archivos que se le suministran, iv) evitar su adulteración, pérdida, recolección, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Que para el suministro de la información que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) debe poner a disposición de los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica, herramientas preestablecidas de registro, diligenciamiento o reporte de información, que se podrán utilizar y/o adaptar para facilitar el cumplimiento de los procedimientos, sin perjuicio de desarrollar nuevas funcionalidades en el sistema de facturación electrónica, donde se encuentra el documento soporte pago de nómina electrónica, que complementen la solicitud, descargue y/o cargue de documentos.
Que mediante la Circular número 000001 del 25 de enero de 2019, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en su condición de responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, señala en el numeral 5 su política de tratamiento de la información, conforme a las disposiciones legales aplicables.
Que mediante el oficio radicado número 20215010017021 del 19 de enero de 2021, la Directora Encargada de Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano del Departamento Administrativo de la Función Pública, emitió concepto favorable, en los términos del Decreto-ley 019 de 2012.
Que en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 8º de la Ley 1437 de 2011, el respectivo proyecto de resolución fue publicado en sitio web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para los comentarios de la ciudadanía.
Por lo anteriormente expuesto,
RESUELVE:
DEFINICIONES
Para efectos de la aplicación de la presente resolución se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en el artículo 1.6.1.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria, el artículo 1º de la Resolución número 000042 del 5 de mayo de 2020, en lo que sea pertinente y las que aquí se establecen:
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Acceso al software: es la facultad otorgada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para solicitar a los sujetos que van a generar y transmitir el documento de nómina electrónica, y a los proveedores de soluciones tecnológicas, la información cifrada con métodos distintos a claves públicas, autenticación de ingreso al software, códigos fuente, especificaciones funcionales, interfaces o interoperabilidad con otros sistemas de información, sus licencias, proveedores, identificación de fabricantes y en general, toda aquella información que permita el conocimiento, acceso al contenido y funcionamiento de las tecnologías que se utilizan para los sistemas de facturación a cargo propio...
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