Resolución número 2431 de 2021, por la cual se establecen las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público
| Emisor | Ministerio de Hacienda y Crédito Público |
| Número de Boletín | 51825 |
El Ministro de Hacienda y Crédito Público, en uso de sus facultades legales, en especial las que le confiere el numeral 12 del artículo 6º del Decreto número 4712 de 2008, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.
Que la Ley 594 de 2000, establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
Que el Acuerdo número 060 del 30 de octubre de 2001, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, consagra las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las Entidades Públicas y las Privadas que cumplen funciones públicas.
Que la Resolución número 1413 de 2007 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, modificada mediante la Resolución número 3114 de 2009, establece las normas generales para el manejo y la administración de las comunicaciones oficiales, la cual requiere ser actualizada conforme a los avances y cambios normativos generados al respecto.
Que el Decreto número 1080 de 2015, único Reglamentario del Sector Cultura, en el literal c) del artículo 2.8.2.5.9 establece la gestión y trámite como uno de los procesos de la gestión documental, en los siguientes términos:
"Artículo 2.8.2.5.9. Procesos de la gestión documental. La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos.
(...).
c) Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos".
Que se requiere contar con un instrumento que genere las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de tal manera que se apunte a una comunicación eficiente, estratégica y transversal a las direcciones del Ministerio, entendida como una herramienta primordial para lograr objetivos comunes que permitan comunicar de manera eficiente, bajo los criterios de:
Claridad: El lenguaje utilizado deberá obedecer a la heterogeneidad de usuarios del Ministerio; sencillo y de fácil comprensión.
Oportunidad: En los tiempos establecidos.
Confiabilidad: Información revisada, validada, respetando fuentes y derechos de autor.
Que la presente resolución no regula el trámite de derechos de petición, toda vez que el mismo se encuentra normado en los artículos 13 y siguientes de la Ley 1437 de 2011, sustituidos por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015 y es propio de la regulación interna por parte de la Subdirección Jurídica - Grupo de Derechos de Petición, Consultas y Cartera de este Ministerio.
Que es necesario contar al interior del Ministerio de Hacienda y Crédito Público con las pautas que permitan cumplir con el Programa de Gestión de Documentos para la administración de las comunicaciones oficiales.
Que en mérito de lo expuesto
RESUELVE: CAPÍTULO I Aspectos Generales
Establecer las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales al interior del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, así como definir su gestión para la recepción, radicación, distribución, respuesta y control de las comunicaciones de la entidad y responsabilidades de los servidores públicos y colaboradores (contratistas y subcontratistas) del Ministerio en el trámite de las comunicaciones.
Para los efectos de la presente resolución, debe entenderse por:
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Centro de Atención y Relación con el Ciudadano: Es el lugar en el que se centraliza la atención a la ciudadanía, a través de los diferentes canales con que cuenta el Ministerio para ello. Su funcionamiento es responsabilidad del Grupo de Gestión de Información de la Subdirección de Servicios del Ministerio.
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Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, independientemente del medio utilizado.
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Correspondencia: Son las comunicaciones de carácter privado, que llegan a la entidad, a título personal y que no pertenecen a las funciones asignadas legalmente al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por lo que no generan trámites para la Entidad.
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Comunicación Reservada o Confidencial: Son las comunicaciones que ingresan por medio de la ventanilla y del sistema de radicación, dirigidas al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y cuyo contenido debe ser conocido únicamente por el destinatario. Se definirá así, por el Índice de Información Clasificada y Reservada, o cuando el sobre o empaque que la contiene, haga explicita la categoría de confidencial, lo anterior para efectos de trámite y consulta interna por parte de los usuarios de la herramienta SIED.
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Comunicación Oficial Enviada: Es la comunicación mediante oficio que se produce únicamente en el SIED por cualquier dependencia del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, dirigida a otras entidades públicas o privadas o a personas naturales o jurídicas, emitidas en el ejercicio de sus funciones. Cada 01 de enero se iniciará una nueva numeración, partiendo de 00001, seguido de la respectiva vigencia, este número será el único que identificará cada oficio.
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Comunicaciones Internas: Son las comunicaciones que se producen entre las dependencias del Ministerio por razones del servicio y en desarrollo de las funciones asignadas. Únicamente se consideran comunicaciones internas los memorandos y las circulares internas. Cada 01 de enero se iniciará una nueva numeración, partiendo de 00001, seguido de la respectiva vigencia.
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Correo Electrónico Certificado: Servicio tecnológico a través del cual se envían mensajes de datos con equivalencia funcional al correo físico, conservando las mismas garantías jurídicas y fuerza probatoria del soporte en papel. Para tal fin, el servicio dota a dichos mensajes con características como los datos del envío, entrega, recepción y lectura, entre...
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