Resolución reglamentaria orgánica número reg-org-0017 de 2017, por la cual se reorganiza el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE) y se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento
| Emisor | Varios - Contraloría General de la República |
| Número de Boletín | 50439 |
El Contralor General de la República, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en los numerales 1 y 4 del artículo 35 del Decreto 267 de 2000, y
CONSIDERANDO:
Que el inciso 1º del artículo 267 de la Constitución Política, establece que el control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación.
Que conforme con lo señalado en el numeral 2 del artículo 5º del Decreto-ley 267 de 2000, le corresponde a la Contraloría General de la República, ejercer la vigilancia de la gestión fiscal según los sistemas de control, procedimientos y principios que establezcan la ley y el Contralor General de la República mediante resolución.
Que el artículo 6º ibídem, determina que en ejercicio de la autonomía administrativa, le corresponde a la Contraloría General de la República, definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución y la ley.
Que de acuerdo con los numerales 1 y 4 del artículo 35 del Decreto-ley 267 de 2000, es atribución del Contralor General de la República: fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y de las demás funciones asignadas a la Contraloría General de la República de conformidad con la Constitución y la ley y dirigir como autoridad superior las labores administrativas y de vigilancia fiscal de las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República, de acuerdo con la ley.
Que los artículos 45, 48, 49, 50, 58, 59, 60, 61 y 68 del Decreto-ley 267 de 2000, establecen las funciones de las siguientes dependencias: Oficina de Control Disciplinario, Oficina de Planeación, Oficina de Sistemas e Informática, Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios fiscales y Jurisdicción Coactiva, Dirección de Investigaciones Fiscales, Dirección de Juicios Fiscales, Dirección de Jurisdicción Coactiva y Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia.
Que con el fin de fortalecer las acciones en contra de la corrupción, el artículo 128 de la Ley 1474 de 2011, creó dentro de la estructura de la Contraloría General de la República, la Unidad de Investigaciones Especiales contra la Corrupción y la Unidad de Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático, las cuales están adscritas al despacho del Contralor General.
Que la Ley 1807 de 2016 que modifica parcialmente los Decretos-ley 267 y 271 de 2000 y crea la dependencia denominada Centro de Estudios Fiscales (CEF) de la Contraloría General de la República, en el artículo 3º establece las funciones y competencias del Centro de Estudios Fiscales.
Que la Ley 610 de 2000 establece el trámite y procedimiento ordinario de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías y a su vez la Ley 1474 de 2011 señala el procedimiento verbal.
Que en el marco de las normas previamente citadas, la Contraloría General de la República mediante Resoluciones Orgánicas 5500 de 2003, 6397 de 2011, 6541 de 2012 y sus modificatorias y complementarias, dispuso las competencias en su interior para el conocimiento y trámite de la indagación preliminar y el proceso de responsabilidad fiscal.
Que la Ley 42 de 1993 en su Capítulo V, establece que los contralores podrán imponer sanciones directamente o solicitar a la autoridad competente su aplicación; para el efecto se deberá adelantar el procedimiento administrativo sancionatorio por las causas establecidas en la ley.
Que el Capítulo III, del Título III, de la Ley 1437 de 2011 señala el Procedimiento Administrativo Sancionatorio, cuya competencia al interior de la Contraloría General de la República se regula mediante Resoluciones Orgánicas 5554 de 2004, 6541 de 2012 y sus modificatorias.
Que la Ley 42 de 1993, la Ley 1437 de 2011, el Estatuto Tributario, Código General del Proceso y las Resoluciones Reglamentarias 5844 de 2007 y 6372 de 2011, determinan los lineamientos y trámites para el cobro coactivo a cargo de la Contraloría General de la República.
Que a través de la Ley 734 de 2002 se expide el Código Disciplinario Único, el cual fue modificado por la Ley 1474 de 2011 y determina el procedimiento y trámite de la acción disciplinaria.
Que el artículo 4º del Decreto 271 de 2000 señala que con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, las políticas y programas de la entidad, el Contralor General de la República podrá crear y organizar con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo.
Que el artículo 1º del Decreto 019 de 2012 "por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública" precisa en su inciso primero que "Los trámites, los procedimientos y las regulaciones administrativas tienen porfinalidad proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades y facilitar las relaciones de los particulares con estas como usuarias o destinatarias de sus servicios de conformidad con los principios y reglas previstos en la Constitución Política y en la ley".
Que mediante la Directiva Presidencial número 04 de 2012, el Gobierno nacional impartió instrucciones a las entidades del sector central y descentralizado de la rama ejecutiva para la implementación de la política de gestión pública efectiva, eficiente y eficaz, dentro de las cuales se encuentra la estrategia denominada "Cero Papel" que consiste en la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos sustentados en la utilización de Tecnología de la Información y de las Telecomunicaciones, estrategia a la cual ha querido sumarse este Ente de control.
Que la normatividad relativa a la regulación y manejo de archivos se encuentra contenida en la Ley 594 de 2000, el Decreto 2609 de 2012, el Acuerdo 003 del 17 de febrero de 2015 del Archivo General de la Nación y Decreto 1080 de 2015.
Que mediante la Resolución Reglamentaria 0277 de 2014 se adoptó el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE), como la herramienta tecnológica de uso exclusivo para la administración, conservación y trámite de información, documentación y expedientes electrónicos; y regular su funcionamiento, alimentación y demás aspectos relacionados.
Que con la expedición de la Resolución Reglamentaria Ejecutiva REG-EJE-0005-2014 se establecen parámetros para la administración de los documentos, cuyo propósito fue el de generar una gestión y administración armónica de los procesos de responsabilidad fiscal, los procesos de jurisdicción coactiva, los procesos administrativos sancionatorios y los procesos disciplinarios, en el contexto de un expediente electrónico gestionado por
SAE.
Que a través de la Resolución 0008 del 30 de octubre de 2014, publicada en el Diario Oficial 49320 del 30 de octubre de 2014, "por la cual se modifica la Resolución Reglamentaria número 0277 de 18 de marzo de 2014 por medio de la cual se adoptó el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expediente (SAE) y se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento" se tomaron medidas para articular y consolidar la utilización de la plataforma SAE para la gestión de los expedientes electrónicos.
Que con ocasión de la adopción del Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE), la Contraloría General de la República dispuso la adopción de la infraestructura tecnológica necesaria para administrar y mantener una plataforma de aseguramiento electrónico de documentos, que permita su conservación dentro de las actuaciones administrativas de responsabilidad fiscal, de cobro coactivo, disciplinario y sancionatorio de esta Entidad.
Que el Contralor General de la República, mediante Circular 013 de 14 de julio de 2016, impartió lineamientos para las Gerencias Departamentales Colegiadas, tendientes a descongestionar y fortalecer el Macroproceso de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.
Que la Contraloría General de la República, en una labor de reorganización y actualización de las tablas de retención documental, profirió la Resolución Organizacional OGZ-0443-2016 por medio de la cual se adoptó el Manual de Procedimiento de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia y posteriormente con la Resolución Organizacional OGZ-0631-2017 adoptó las Tablas de Retención Documental versión 4.2.
Que el Plan Estratégico 2014-2018 de la Contraloría General de la República, en su objetivo corporativo número 1. "Fortalecer el modelo de la vigilancia y control fiscal orientado a resultados efectivos y a la mejora de la Gestión Pública" concibió como productos el "Procedimiento de articulación entre el proceso auditor y de responsabilidad fiscal"y el "Expediente electrónico de responsabilidad fiscal", entre otros.
Que en el marco del Plan Estratégico 2014-2018 y en desarrollo de los productos señalados anteriormente; y teniendo en cuenta la actualización de la normatividad interna con respecto a la gestión documental, archivo y correspondencia se hace necesaria la armonización de los actos administrativos que regulan el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE) con el propósito de optimizar su funcionamiento.
Que en tal sentido, es preciso reorganizar el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE) y de gestión documental de los expedientes de los procesos de responsabilidad fiscal, disciplinarios, sancionatorios y de cobro coactivo, y regular aspectos...
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