Soportes y libros contables
| Autor | Uriel Guillermo Ángulo Guiza |
| Páginas | 89-119 |
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Soportes y libros contables
El reconocimiento de un hecho económico se realiza cuando se incorpora a los estados nancieros me-
diante un registro contable, que siempre debe estar acompañado de los documentos soporte válidos
con el lleno de los requisitos legales.
Los gastos se deben reconocer cuando sean necesarios, proporcionales y tengan relación de causali-
dad en la obtención de ingresos por la entidad o empresa.
La documentación de los hechos económicos se realiza mediante los documentos soporte, los libros
de contabilidad y los estados nancieros.
4.1. Documentos soporte de la información nanciera en la
empresa
Los documentos fuente o documentos soporte son el punto de partida de toda organización que se
inicia con el acta de asociación y su radicación en la Cámara de Comercio o notaría. Los documentos
soporte se generan en cada hecho económico y se convierten en los soportes o pruebas de los regis-
tros de la información nanciera. Sin documentos soporte, no hay registros contables. Entre los docu-
mentos soporte válidos tenemos:
1. Factura electrónica de venta (Resolución 055/16).
2. Documento soporte en compras a no responsables de IVA (Resolución 042/20).
3. Otros documentos soportes equivalentes a la factura (Decreto 358/20).
4. Nota crédito electrónica.
5. Nota débito electrónica.
6. Comprobante de ingreso o comprobante de caja.
7. Comprobante de consignación bancaria.
8. Comprobante de egreso o comprobante de pago.
9. Comprobante de transferencia bancaria o pago interbancario.
10. Comprobante de venta con tarjetas de crédito.
11. Comprobante de compra o pago con tarjeta de crédito.
12. Extractos bancarios.
13. Comprobante de contabilidad.
CONTABILIDAD BÁSICA BAJO NIIF - URIEL ANGULO
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14. Nota de contabilidad (registros de ajustes y de NIIF).
15. Nómina electrónica.
16. Planilla integrada de liquidación aportes.
17. Declaraciones de renta, IVA, retefuente, ICA, etc.
18. Los documentos comerciales (cheque, CDT, pagaré, letras, hipoteca, etc.).
19. El contrato o contratos.
Los documentos soportes con el lleno de los requisitos legales son un medio probatorio al Estado, so-
cios, accionistas, proveedores, posibles inversionistas, auditores scales, etc. de las inversiones, costos,
gastos, ventas, ingresos, etc. y son el soporte a los estados nancieros.
A partir del 2022, la entidad scal en Colombia solo acepta pagos realizados por el sistema bancario
(cheque, giros, transferencias bancarias, tarjetas de crédito, etc.), para ser deducibles en declaración de
renta. Solo los gastos menores de caja menor podrán realizarse en efectivo siempre que estén sopor-
tados por factura electrónica, documento soporte electrónico o documentos equivalentes a la factura
electrónica para ser deducibles para efectos de declaración de renta.
Piense
¿Qué motivos motivan al Gobierno a bancarizar la economía, es decir, que solo
acepta pagos realizados por el sistema bancario? ¿Motivos de poder, de control,
económicos u otros?
4.1.1. Factura electrónica de venta
En Colombia, a partir del 01 de noviembre del año 2020, todos los responsables del IVA, del impuesto
al consumo con ingresos brutos (totales) anuales mayores a 3.500 UVT, deben facturar sus ventas elec-
trónicamente, tal como sucede en México y Chile desde hace varios años y pronto en demás países, y
cada país establecerá las condiciones.
Requisitos de la factura electrónica de venta
1. Debe estar denominada expresamente como factura electrónica (preimpreso).
2. Llevar apellidos y nombre o razón social y NIT de quien vende o presta el servicio.
3. Llevar apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los bienes o servicios, con número del
RUT; si no tiene RUT, documento de identidad y clase.
4. Tener un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura electrónica
(preimpreso).
5. Llevar la fecha y hora de generación de la factura.
6. Llevar la fecha y hora de validación ante la entidad scal (DIAN).
7. Describir de manera especíca o genética los artículos vendidos o los servicios prestados, utilizan-
do códigos que permitan su identicación.
8. Debe establecer el valor total de la operación.
9. Debe indicar la forma de pago y si es a crédito, el plazo de pago.
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