Sucursales de sociedades extranjeras
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CONCEPTOS
Sucursales de sociedades extranjeras
Vigencia del trámite previsto en el artículo 480 del Código de Comercio
Se formulan las siguientes inqu ietudes:
“1. Se me informe si el artículo 480 del Código
de Comercio, sobre la legalización de documentos
societarios otorgados en el extra njero por cónsules
colombianos, ha sido derogado, subrogado o modi-
En caso que ya no se encuentre vigente el art ícu-
lo 480 según el tenor citado en esta pet ición, solicito
se me informe cuál es la norm a vigente para efectos
de legalizar documentos societa rios otorgados en el
extranjero por part e de los cónsules colombianos.
2. Se me informe si en vir tud de la Ley 455 de
1998, mediante la cual se aprobó la “Convención
sobre la abolición del requisito de legalización para
documentos públicos extranjeros”, se tornó inapli-
cable el artículo 480 del Código de Comercio res-
pecto de los países en que, aun cuando ha cen parte
de la citada convención, un part icular determi nar
surtir u n proceso de legalización y no de apostilla.
3. Se me informe de manera clara y detalla da
cuál es el procedimiento act ualmente vigente y
vinculante, señalando ca da uno de sus pasos, para
efectos de acreditar la existencia y re presentación
legal de una sociedad extranjera e n Colombia.
Agradezco se me señale si los procesos de lega-
lización de documentos de sociedade s extranjeras
deben surti rse únicamente resp ecto de los documen-
tos acreditantes de la exist encia y representación, o
respecto de todos los documentos cor porativos de
la sociedad extranjera”.
Para responder las pregu ntas planteadas, se pre-
de 2001, a través del cual se examinaron los efectos
de la Convención de la Haya de 5 de octubre de
de 1998, respecto de la abolición del requisito de
legalización para documentos públicos extranjeros,
argumentación que al tiempo r esponde las inquie-
tudes que se plantean en esta op ortunidad, a saber:
“(… .)
1. Los documentos notariales expedidos en
el exterior (poderes y escr ituras públicas), están
expresamente cobijados por la convención, de tal
manera que respecto de ellos rige la apost illa, sus-
crita por la autoridad que en el exte rior se designe
para el efecto; por tanto las formalidades p osterio-
res como la legalización diplomática o consular y su
legalización por parte del Min isterio de Relaciones
Exterior es, no es aplic able.
Sin embargo, cuando los documentos notar iales
conciernan a actos propios de persona s jurídicas,
respecto de las cuales deba acre ditarse su existencia
legal, la apostilla suplirá la exigencia del art ículo
480 del Código de Comercio, en la medida en que
ejercicio del objeto social por parte de la sociedad.
2. El tratado se aplica a documentos públi-
cos que han sido ejecutados en el terr itorio de un
estado contrata nte y que debe ser exhibido en el
territorio de ot ro estado contrata nte. Por tanto, la
naturaleza del documento e s determina nte para
establecer la aplicabilidad del Tratado; en tal senti-
do, un acto o contrato suscr ito en el exterior como
el documento de fundación de la socied ad extran-
jera, los estatutos o la Resolución de incorp oración
no están cobijados por el régimen previsto en la
convención de la Haya y por tanto deben sujetarse
al trámite de legaliza ción efectuado por el agente
a su legalización posterior por par te del Ministerio
de Relacione s Exter iores.
Así pues, respecto de los documentos seña la-
dos, la autenticación efectuada por los f unciona-
rios competentes, lo será a su vez por la del cónsul
colombiano o a falta de éste, por el de una nación
existe y ejerce su objeto social, conforme a las leyes
del respectivo país, tal y como lo dispone el art ículo
480 del Código de Comercio.
3. Acorde con lo expresado, el cónsul conserva
de la existencia y el ejercicio del objeto social por
parte de una socied ad que pretende incorpor arse
al país a través de una sucurs al, constancia que no
puede expedir la autoridad que ap ostilla, pues ésta
expresa en el acto y eventualmente sobre la i ndica-
ción del sello o estampilla que llevare.
Lo anterior, sin perjuicio de que los documentos
apostillados hubieren sido proferidos por una auto-
ridad pública y la misma hubiere dejado constancia
de que la sociedad existe y ejerce su objeto social
conforme a las leyes de su país, caso en el cual
4. Los trámites que en mate ria de legalización
deban continuar reali zando los Consulados de
Colombia en el exterior, corresponde a un punto
materia de reglamentación por par te del Ministerio
de Relaciones Exteriores, autoridad que debe efec-
tuar las precisiones respe ctivas”.
Lo expuesto permite res ponder, en el orden
planteado, las inquietudes de la sigu iente manera:
1. El artículo 480 del Código de Comercio se
encuentra vigente.
2. En virtud de la L ey 455 de 1998, que aprueba
la “Convención sobre la abolición del requisito de
legalización para documentos públicos ext ranje-
ros”, no torna inaplicable el artículo 480 Ibídem.
3. La Convención de la Haya establece la abo-
lición del trámite de legalización diplomática y
consular de los documentos públicos expedidos
por alguno de los Estados contr atantes, quedando
incluidos los actos notariales como los poderes y
las escritur as públicas, conforme lo señala el art.
1º, Lite. C) de la misma, luego, documentos como
el de la fundación, los estat utos de una sociedad
extranjera y la resolución o acto de incor poración
de la sucursal dentro del ter ritorio nacional, por tra-
tarse de actos de nat uraleza privada están excluidos
del tratado, por tanto sujetos al t rámite de legaliza-
ción contemplado en el Cit. art. 480. Sin embargo,
cuando los documentos apostil lados hubieren sido
proferidos por una autoridad pública o notar ial y se
hubiere dejado constancia de que la sociedad existe
y ejerce su objeto social conforme a las leyes de su
país, resulta innece sario el trámite de autenticación
antes previsto.
En ese orden de ideas, si la naturaleza del docu-
mento es lo que determina la a plicabilidad de la
-
ca de la existencia de la sociedad, repres entación
legal y el desarrollo del objeto social conforme a
las leyes del respectivo país escapan a autoridad
que apostilla, que se limit a a dar fe sobre la auten-
encuentren incor porados en documento público, el
trámite de autenticación previst o en la Legislación
Nacional se hace innecesar io.
Sumado a lo anterior, sólo queda por agregar
que los pasos y procediendo para Apostil lar los
documentos públicos como el trámite par a la auten-
ticación de documentos son del resorte exclusivo
del Ministerio de Relaciones Exteriores. (Cfr. Super-
julio de 2013).
Decisiones del máximo órgano social
Aprobación
“Cuando una decisión del órgano social
es adopta da por unanimidad de los part i-
cipantes en la reunión y al principio de l
acta se ha indicado cómo está integ rado el
quórum deliberatorio y deci sorio, siendo
posible para el lector establecer el núme ro
de votos con los que se adoptó determina da
decisión ¿es necesario escribir en el acta ,
en el acápite de cada decisión, el n úmero
de votos favorables con los que se adopta
la decisión o, basta escribir que la deci sión
se tomó por unanimidad de las accione s
representadas en la reunión , o de las cuo-
tas representadas en la re unión, o de las
cuotas representadas e n la reunión o de los
miembros de junta directiva presente s en la
reunión, según el caso?”:
Sobre el particular, me perm ito mani-
festarle que los artículos 189 y 431 del Códi-
go de Comercio de manera clara y expresa
nos dilucidan sus inquietu des. En efecto, el
artículo 189 expresa que “Las decisiones de
la junta de socios o de la asamblea se harán
constar en actas aprobada s por la misma, o
por las personas que se designe n en la reu-
-
sidente y el secretario de la misma, e n las
cuales deberá indicarse, ad emás, la forma
en que hayan sido convocados los socio s,
los asistentes y los votos emitidos e n cada
caso. La copia de estas actas, aut orizada
por el secretario o por algú n representante
hechos que consten en ellas, mient ras no se
demuestre la falsedad de la copia o d e las
actas. A su vez a los administrad ores no
les será admisible prueba de ningu na clase
para establecer hechos que no con sten en
las actas”.
A su vez el artículo 431 ibídem, en lo
atiente con las decisiones que adopte el
máximo órgano social, lláma se asamblea
general de accionistas o junt a de socios
(artículo 372 idem), reitera lo anterior cuan-
do de manera nítida señala que en el texto de
las actas deberá const ar, entre otros, “……;
los asuntos tratados, las d ecisiones adopta-
das y el número de votos emitido s a favor,
en contra, o en blanco.
En este orden de ideas, consecuentes con
lo consagrado por la citada s normas legales,
frente a sus inquiet udes tenemos que si las
decisiones son tomadas por unan imidad,
como lo es en el presente caso, pues basta
entonces con que así se haga constar en el
texto del acta, en donde una vez tomad a una
determina da decisión, a reglón seguido se
estipule que fue aprobada por un animidad
de los asociados presentes en la reun ión, o
por la totalidad de las acciones o cuotas q ue
presentes en la sesión respectiva, el efecto
es igua l.
Valga anotar que si la sesión del máxi-
mo órgano social, fue convocada conforme
las normas legales y estat utarias per tinen-
tes y las decisiones que se tomaron frente a
los temas planteados, reunía n las mayorías
mínimas exigida s por la ley mercantil o
por las establecidas en los estat utos socia-
les correspondientes, indudablemente esta-
mos en presencia de decisiones válidas, las
cuales deben constar en el act a respectiva.
220-102491 del 8 de agosto de 2013).
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