Concepto nº 220-035349, de Superintendencia de Sociedades, de 11 de Julio de 2005
Se avisa recibo de su escrito radicado con el número 2005- 01- 077868, por medio del cual, previa referencia de algunas normas que regulan el tema relacionado con los libros y papeles del comerciante, formula varios interrogantes relacionados con la propiedad y la obligación de conservar los documentos y archivos derivados de la ejecución de un contrato de mandato.
Las preguntas a las que hace referencia en el escrito, se resumen y responden de la siguiente manera:
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De conformidad con las normas mercantiles, cuáles son los libros y documentos que el comerciante está obligado a conservar.?
Para dar respuesta al interrogante planteado, basta con transcribir algunos apartes del Oficio 220- 23574 de 30 de marzo de 2003, expedido por la Entidad frente a una consulta relacionada con los libros necesarios para una sociedad comercial y si los libros auxiliares tienen carácter obligatorio.
"(....) Con el fin de determinar a cabalidad cuales son los libros y papeles que conforme las normas legales, son obligatorios de llevar por parte de los comerciantes, es preciso realizar las siguientes precisiones:
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- El artículo 49 del Código de Comercio, consagra "Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos".
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- A su vez el numeral 2 del artículo 19 del Código de Comercio, establece que es obligación de todo comerciante "Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad", y el numeral 7 del artículo 28 de la misma obra, se refiere a los libros que deben necesariamente inscribirse en el registro mercantil, cuales son "los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y junta de socios, así como los de juntas directivas de sociedades comerciales".
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- En cuanto hace a los libros de contabilidad, es claro entonces que los comerciantes deben registrar en la Cámara de Comercio respectiva, aquellos que "consideren necesarios para asentar en orden cronológico sus operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales que no superen las operaciones de un mes, a lo sumo, y para establecer el resumen de las operaciones de cada cuenta, sus movimientos débitos y créditos y sus saldos, por períodos no mayores a un mes" (Doctrinas Contables – 1997 Superintendencia de Sociedades, pagina 99).
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- A su vez el artículo 125, inciso 3 del Decreto 2649 de 1993, dispone que los comerciantes "deben llevar los libros necesarios para el registro de todas sus operaciones".
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- Actualmente no existe norma legal alguna que consagre la obligación de llevar y registrar libros específicos de contabilidad, es decir que tengan nombre propio, toda vez que la ley no los ha señalado; por lo tanto los comerciantes deben llevar los libros que consideren necesarios a fin de que la contabilidad sea comprensible y útil.
Es así como, según lo consagrado el artículo 125 del citado decreto 2649, tenemos que se deben llevar los libros necesarios para:
"1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por...
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