Concepto 2009057163-001 de Superintendencia Financiera, de 11 de Septiembre de 2009
(…) efectúa algunos interrogantes en relación con la contabilidad e información de los negocios fiduciarios, los cuales procederemos a atender en el mismo orden en que fueron propuestos:
¿Una entidad financiera, en especial una entidad fiduciaria, puede enviar al archivo muerto de la entidad, los documentos que hacen parte de un contrato de fiducia mercantil, el cual aún no se ha terminado y liquidado?
De conformidad con el numeral 4 del artículo 19 del Código de Comercio, es obligación de todo comerciante “conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades”.
De igual forma, tal como lo indica en su consulta, el artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero señala que los archivos y documentos de las Entidades Vigiladas deben conservarse por un periodo mínimo de cinco años contados desde la fecha del respectivo asiento y, vencido este lapso, las Entidades podrán proceder a destruirlos siempre que se garantice su reproducción exacta.
Como observamos, la norma precisa como obligación de las Entidades Vigiladas la conservación de los archivos y documentos que les conciernen, entre ellos y circunscritos a su consulta, los documentos que forman parte de los negocios fiduciarios en que son parte. Sin embargo, debe anotarse que la norma no establece de qué forma deben conservarse dichos documentos y archivos, pues simplemente establece que para su destrucción la entidad vigilada debe garantizar por cualquier medio técnico adecuado, su reproducción exacta.
De conformidad con lo anterior, si la Fiduciaria decide enviar a su archivo un contrato de fiducia mercantil vigente, en la medida en que la información no se haya destruido y sea localizable para los efectos de la adecuada ejecución del contrato, no vemos en principio que tal decisión contraríe el deber de conservación que se le exige.
¿Debe una entidad fiduciaria llevar contabilidad separada de los negocios propios y de los fideicomisos que administra?
¿De acuerdo con la respuesta anterior, deberá informar como deben llevar y administrar la contabilidad de los de los fideicomisos y patrimonios autónomos que administran las entidades financieras, y con base en (sic) criterios y conceptos?
¿Informar cuales (sic) son las normas que regulan la contabilidad de las entidades financieras y de los patrimonios autónomos desde el año 1990 a la fecha de respuesta del presente escrito, adjuntando copia de la normatividad?
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