Carta Circular Única del Autorregulador del Mercado de Valores Anexo 1
| Fecha de Fin de Comentarios Públicos | 19 Septiembre 2019 |
| Fecha de publicación | 09 Septiembre 2019 |
| Año | 2019 |
| Estatus | Cerrado |
Carta Circular Única del Autorregulador del Mercado de Valores
Anexo 1
Instrucciones relativas a los sistemas de libros de órdenes
El presente anexo tiene como objetivo servir de herramienta a las sociedades
comisionistas de bolsa para identificar el contenido mínimo de las políticas,
manuales y procedimientos en relación con los libros electrónicos de órdenes. La
metodología consiste en desagregar el articulado del Título 5 del Libro 2 del
Reglamento de AMV, estableciendo las principales normas concordantes y
formulando, en algunos casos, preguntas que identifican los aspectos más
relevantes de la regulación, a fin de que los miembros propendan porque su
contenido responda a las mismas.
Las políticas, manuales procedimientos y demás instrumentos internos adoptados
por las sociedades comisionistas de bolsa podrán ser objeto de evaluación por
parte de este organismo de autorregulación en los diferentes procesos de
supervisión y demás actividades conforme a su competencia, razón por la cual
deberán encontrarse a su disposición y ser suministrados en el momento que se
soliciten.
Reglamento AMV, artículo 51.1 Principios
1
Importancia / explicación de la norma:
Contar con los principios generales que orienten la interpretación de las normas relacionadas con
el procesamiento de órdenes.
Normas concordantes: Circular Básica Jurídica PARTE III: TÍTULO III: CAPÍTULO II: Libro electrónico de
registro de órdenes y principios para el procesamiento de órdenes de sociedades comisionistas de
valores. 1. Principios a seguir en el procesamiento de órdenes.
Ejemplo de prácticas de mercado:
N/A
Preguntas:
N/A
Reglamento AMV, artículo 51.2 Obligatoriedad del manual
2
Importancia / explicación de la norma:
En razón a la complejidad e importancia de la materia, es conveniente contar con un instrumento
interno específico en el que las entidades establezcan sus políticas, procedimientos y normatividad
interna acerca del procesamiento de órdenes.
1
Los miembros deberán adoptar las políticas y procedimientos que establece el presente Reglamento de acuerdo
con los siguientes principios:
1. Trazabilidad. Consiste en la posibilidad de verificar y auditar las condiciones en las cuales se surten cada una
de las etapas para el procesamiento de las órdenes.
2. Equidad. Los sujetos de autorregulación tratarán equitativamente las órdenes impartidas por sus clientes.
3. Revelación del sistema para el procesamiento de órdenes. Los sujetos de autorregulación deberán informar
a sus clientes acerca de las características generales del sistema de procesamiento y registro de órdenes.
4. In te gr ida d y seg ur id ad en e l man ej o de do cum en tac ió n. Los sujetos de autorregulación
deberán propender por la integridad, veracidad y seguridad de la documentación institucional en materia
de órdenes.
2
“Los miembros deberán contar con manuales sobre su (sus) LEO y sus sistemas de procesamiento de órdenes, de
acuerdo con los parámetros establecidos en el Reglamento de AMV.”
Normas concordantes: Circular Básica Jurídica PARTE III: TÍTULO III: CAPÍTULO II: Libro electrónico de
registro de órdenes y principios para el procesamiento de órdenes de sociedades comisionistas de
valores. 2.2. Manuales LEO.
Ejemplo de prácticas de mercado:
N/A
Preguntas:
N/A
Reglamento AMV, artículo 51.3 Control Interno
3
Importancia / explicación de la norma:
Fomentar la gestión de control interno de la entidad en relación con el cumplimiento de la
normatividad sobre el procesamiento de órdenes
Normas concordantes: Circular Básica Jurídica PARTE III: TÍTULO III: CAPÍTULO II: Libro electrónico de
registro de órdenes y principios para el procesamiento de órdenes de sociedades comisionistas de
valores. 1.1. Trazabilidad.
Ejemplo de prácticas de mercado:
1. Utilizar un sistema electrónico de auditoría para el seguimiento de todas las etapas de
procesamiento de una orden.
2. Determinar un responsable encargado de verificar y auditar el cumplimiento de los manuales
del LEO
Preguntas:
1. ¿Cuáles son las políticas de control interno para la auditoría del cu mplimiento de las
disposiciones relativas a los LEO?
2. ¿Con qué periodicidad se adelantan auditorías sobre esta materia?
3. ¿Quién recibe los informes de auditoría sobre esta materia?
Reglamento AMV, artículo 51.4 Publicidad
4
Importancia / explicación de la norma:
Brindarles a los clientes información general acerca de las condiciones en las cuales se les prestará
el servicio de procesamiento de órdenes. Permitir que las entidades revelen los riesgos propios de
la gestión de procesar órdenes.
Normas concordantes: Circular Básica Jurídica PARTE III: TÍTULO III: CAPÍTULO II: Libro electrónico de
registro de órdenes y principios para el procesamiento de órdenes de sociedades comisionistas de
valores. 1.3. Revelación del sistema para el procesamiento de órdenes. 2.2. Manuales del LEO.
Ejemplo de prácticas de mercado:
1. Al momento de la vinculación del cliente, se hace entrega de un documento que
contiene las características más importantes de los manuales, de forma integral y clara.
2. Cuando se modifica materialmente el Manual, se informa al cliente por escrito a través
de cualquier medio verificable físico o electrónico.
3. Se le informa al cliente dónde se puede consultar permanentemente el documento con
las características más importantes del manual actualizado.
Preguntas:
1. ¿Cuáles son las políticas y procedimientos acerca de la publicación de los manuales de
libros de órdenes?
3
“Los miembros adoptarán políticas de control interno para auditar el cumplimiento de las disposiciones que se
establezcan en los manuales del (los) LEO.”
4
“Los miembros darán a conocer a sus clientes las características generales de sus manuales del (los) LEO y sus
respectivas modificaciones.
Los miembros deberán adoptar políticas y procedimientos para la implementación y publicación de los manuales
donde establezcan el momento en que se dan a conocer éstos al cliente, así como sus modificaciones, los
mecanismos a través de los cuales se publican, y el sitio de consulta al cual se pueden acceder permanentemente.
Igualmente, se deberán establecer reglas para la publicación de un documento de fácil comprensión donde se
describan las características generales de los manuales LEO. En cualquier caso, los miembros deberán publicar en
la página de Internet copias actualizadas de los manuales, las cuales deberán estar disponibles en todo momento.
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