Circular Externa 0002
| Emisor | Ministerio de Defensa Nacional |
| Número de Boletín | 44615 |
DIARIO OFICIAL 44.615 CIRCULAR EXTERNA 0002 07/11/2001 Señores Liquidadores, contralores de entidades cooperativas intervenidas. Referencia: Directrices para el manejo de las Liquidaciones. De conformidad con las funciones asignadas al Fogacoop en el numeral 4 del artículo 8º del Decreto 2206 de octubre de 1998 y el Decreto 756 de 2000 y, en concordancia con el Decreto 2649 de 1993, el Código de Comercio y el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, se imparte el siguiente instructivo. 1. DIRECTRIZ CONTABLE Como quiera que a partir de la toma de posesión para liquidar el seguimiento a la gestión del liquidador es asumido por Fogacoop, la información contable ya no se remitirá a la Superintendencia respectiva sino al Fondo, atendiendo las directrices consignadas en esta Circular y los instructivos que sobre el particular sean expedidos. 1.1 Deber de continuar con la contabilidad en cooperativas intervenidas Es responsabilidad del liquidador continuar con la contabilidad de la entidad intervenida, en los libros debidamente registrados. En caso de no ser posible, debe proveer su reconstrucción e iniciar la contabilidad de la liquidación. 1.2 Libros de contabilidad 1.2.1 Las entidades cooperativas intervenidas para liquidar continuarán registrando las operaciones inherentes a su nueva situación en los comprobantes y en libros oficiales que deben llevar todas las entidades, como son: el libro Diario y el libro Mayor y Balances, los cuales deben estar registrados en la Cámara de Comercio. 1.2.2 Las operaciones seguirán registrándose en los libros principales, a más tardar dentro del mes siguiente a la fecha de ocurrencia de las mismas. 1.2.3 Todas las operaciones se registrarán conforme a las dinámicas señaladas en el Plan Único de Cuentas aplicable y vigente en el momento de la intervención y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 112 del Decreto 2649 de 1993 sobre contabilidad de las empresas en liquidación. 1.2.4 Se deberá llevar un libro de actas de las reuniones de la Junta Asesora. 1.2.5 Se debe garantizar una adecuada conservación tanto de los documentos que soportan la contabilidad, y de los comprobantes internos y externos que respalden las operaciones y los hechos registrados. 1.2.6 Los estados financieros, conforme al Decreto 2649 de 1993, se elaborarán con fundamento en las operaciones y saldos tomados de los libros de contabilidad, los cuales deben llevarse de forma tal que garanticen la autenticidad e integridad de la información contenida en ellos. 1.3 Normas básicas contables La contabilidad se deberá realizar conforme a las normas básicas contables reglamentadas en el Decreto 2649 de 1993, de las cuales destacamos las siguientes: 1.3.1 Período. La Cooperativa deberá reportar estados financieros mensualmente. 1.3.2 Valuación. Tantos los recursos como los hechos económicos que la afecten deben ser apropiadamente cuantificados en términos de la unidad de medida (el peso). 1.3.3 Esencia sobre forma. Los recursos y hechos económicos deben ser reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o su realidad económica y no únicamente con su forma legal. 1.3.4 Revelación. La Cooperativa debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera y los cambios experimentados. Los hechos económicos deben ser correctamente clasificados, descritos y revelados. 1.3.5 Prudencia. Los hechos económicos se deben registrar de tal manera que los ingresos y los activos no se sobrestimen o se subestimen los pasivos y los gastos; las pérdidas, inclusive las probables, deben contabilizarse cuando se conozcan y sean susceptibles de cuantificación. 1.3.6 Estados Financieros Básicos y Consolidados. Son el balance general, el estado de resultados, y el estado de flujos de efectivo. 1.3.7 Reconocimiento de los hechos económicos. Se deben identificar y registrar formalmente en la contabilidad todos los hechos económicos realizados. 1.3.8 Operaciones descontinuadas. Se denominan operaciones descontinuadas las secciones de un negocio, claramente identificables, que se han liquida do o se van a liquidar. Cuando se disponga la liquidación, se deben identificar los activos respectivos, el método contable que se va a usar, el período de liquidación y los resultados de las operaciones que se van a descontinuar, estimados hasta la fecha de cesación de funcionamiento del segmento. Cuando se estime que de la liquidación de un segmento del negocio resultará una pérdida, ésta debe reconocerse en la fecha en la cual los administradores del ente económico adopten formalmente la decisión de proceder a dicha liquidación. En el caso de una ganancia, ésta no se reconoce hasta que se convierta en efectivo o en otras especies fácilmente convertibles en efectivo. La determinación de la ganancia o pérdida en la liquidación de un segmento debe hacerse con relación al valor neto de realización de los activos y pasivos respectivos. 1.4 Procedimientos contables En concordancia con el Decreto 2649 de 1993, las entidades cooperativas intervenidas continuarán aplicando los siguientes procedimientos sobre los principales rubros de los estados financieros: 1.4.1 Calificación, clasificación, causación de rendimientos y provisión de la cartera de crédito. La cooperativa mantendrá los parámetros establecidos por el ente de supervisión vigente al momento de intervención en materia de: clasificación, evaluación, causación de rendimientos y provisiones de cartera de crédito. Igualmente, se mantendrán los reportes mensuales a las centrales de riesgo (CIFIN, Datacrédito, etc.). 1.4.2 Evaluación y valoración de las inversiones. Las inversiones, tanto de renta fija como de renta variable, deberán ser objeto de un seguimiento permanente y la contabilización de su valor debe estar en concordancia con la aplicación de las normas vigentes del organismo de supervisión y control al momento de su intervención. Su valor histórico deberá ser ajustado al final del período contable al valor de realización mediante provisiones o valorizaciones. 1.4.3 Bienes recibidos como dación en pago. La aceptación de bienes recibidos como dación en pago procederá si con ella se cancela el saldo total de la deuda incluido el capital y los intereses causados. En caso de que no se logre cubrir el total de la deuda, el liquidador motivará el recibo de la dación en pago, operación sujeta a la aprobación del Fondo. En caso de que el bien sufra alguna desmejora, se deberá obrar dando aplicación al artículo 52 del Decreto 2649 de 1993, relacionándolo con contingencias de pérdidas probables, de tal manera que se contabilicen las provisiones necesarias, que deberán ser justificadas, cuantificables y confiables, práctica que se revelará en los estados financieros. 1.4.4 Diferidos. Es conveniente diferenciar la naturaleza de las operaciones que se registran como gastos pagados por anticipado y cuáles como un cargo diferido. Se consideran como gastos pagados por anticipado, las operaciones que se relacionen con gastos incurridos, es decir, de los que se espera obtener un servicio como intereses, seguros, arrendamientos, etc. Son cargos diferidos aquellas operaciones que ocasionan gastos durante la etapa de iniciación de una entidad, entendiéndose...
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