Circular Externa 035
| Emisor | Unidades Administrativas Especiales - Contaduría General de la Nación |
| Número de Boletín | 44302 |
DIARIO OFICIAL 44.302 CIRCULAR EXTERNA 035 27/12/2000 Señores: Representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad, contadores y revisores fiscales de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, IPS, públicas. Referencia: Instrucciones para el tratamiento administrativo y contable que deben dar a los procesos de facturación, costos, donaciones y glosas, las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud - IPS públicas. Apreciados señores: Este Despacho, en cumplimiento de sus funciones legales y en particular las establecidas en los literales a), b) y c) del articulo 3º, literal a) del artículo 4° de la Ley 298 del 23 de julio de 1996, imparte las instrucciones relacionadas con el tratamiento administrativo y contable que deben dar a la facturación y las glosas las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud - IPS públicas. 1. Justificación Con el fin de estandarizar la información que deben presentar las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud-IPS públicas, disminuir las cargas operativas en la generación de reportes para los distintos usuarios de la misma y garantizar la calidad de la información mediante la definición de la estructura de cuentas, los parámetros de validación y los procedimientos específicos de las IPS públicas, se expide la presente circular externa. 2. Objetivos ¿ Unificar las bases de datos de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, públicas. ¿ Definir con base en el Catálogo General de Cuentas ¿ CGC del Plan General de Contabilidad Pública - PGCP, la estructura de grupos, cuentas y subcuentas específicas para las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, públicas. ¿ Estandarizar los informes que son solicitados a las IPS por las distintas entidades usuarias de la información. ¿ Diseñar parámetros de validación específicos para las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, públicas. ¿ Definir procedimientos administrativos y contables para ser aplicados por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, públicas. 3. Ambito de aplicación La presente circular externa deberá ser aplicada por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, pertenecientes al sector público colombiano. 4. Proceso administrativo y contable de facturación 4.1 Definición El proceso de facturación se define como el conjunto de actividades que permiten liquidar y cuantificar la prestación de servicios de salud que conlleva la atención del usuario. En el marco del Sistema General de Seguridad Social en Salud - SGSSS y acorde con el nuevo modelo de prestación de servicios que cambia el subsidio a la oferta por el subsidio a la demanda, las Instituciones prestadoras de servicios de salud ¿ IPS, como cualquier empresa productora de bienes o servicios, debe garantizar su subsistencia mediante la producción y venta de servicios asistenciales. Dadas las características del SGSSS, la IPS debe realizar un registro sistemático e individual de los procedimientos realizados y servicios prestados a cada usuario, liquidarlos a las tarifas establecidas por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud - CNSSS y realizar el cobro a las instancias pertinentes. 4.2 Objetivos 4.2.1 General Facturar el total de las actividades, procedimientos e intervenciones prestados a los usuarios atendidos de acuerdo con un Manual de Procedimientos y tarifas establecidos en las relaciones contractuales por la Institución. Además producir información para toma de decisiones tanto para el nivel gerencial como operativo de la empresa. 4.2.2 Específicos a) Colaborar en el desarrollo e implementación del nuevo esquema de Seguridad Social en Salud; b) Garantizar a sus clientes, tanto internos como externos, información oportuna y veraz sobre los servicios prestados a un usuario y los costos de la atención; c) Dotar de herramientas efectivas que permitan dar a conocer la realidad económica del Sistema y orientar a los gerentes en la toma de decisiones oportunas y acertadas; d) Retroalimentar con información a las diferentes dependencias que participan en el proceso de facturación en la Institución; e) Diseñar e implementar los instrumentos básicos para la captura de información de los diferentes servicios, suficiente para permitir la elaboración de una factura, producto de la atención brindada; f) Dar herramientas que permitan crear mecanismos de control en las diferentes etapas del proceso de prestación de servicios y cruces de información con las demás dependencias de la Institución; g) Efectuar el análisis de la participación y colaboración de cada una de las áreas dentro del proceso de facturación; h) Suministrar información estadística y contable como documentos de análisis y soporte de las áreas financieras y asistencial, lo cual apoyará la toma de decisiones de la alta gerencia; i) La cuantificación y participación de las Unidades de Producción en los ingresos de la Institución por venta de servicios; j) Colaborar en la determinación del estado de cartera por servicios prestados a la dependencia de Cartera; k) Liquidar los servicios prestados y generar facturas. 4.3 Insumos y productos del proceso de facturación 4.3.1 Entradas a) Un contrato o convenio y un manual de tarifas, los cuales sirven de base para facturar los servicios prestados a un paciente. Varios contratos pueden utilizar un mismo manual de tarifas o más (Manuales del Soat y del ISS); b) Soportes o documentos que deben llegar del área de admisiones del hospital, donde indiquen los ingresos (hoja de admisión) de los pacientes, los traslados de camas y pabellones y, los egresos (salidas) de los mismos; c) Otros soportes o documentos de apoyo que envían los distintos servicios médicos del hospital en que informan los procedimientos, exámenes y suministros que fueron realizados o aplicados a un paciente. (Registro Individual de Atención, RIA). 4.3.2 Salidas a) La principal salida de un área de facturación es la factura individual por paciente por concepto de servicios prestados al mismo. Esta debe cumplir estrictamente los requisitos legales y contractuales en cuanto a presentación, soportes, fechas, liquidación y formatos, entre otros; b) También un hospital requiere internamente información que se genera en facturación y que debe ser distribuida bajo unos requisitos precisos. Esta información está compuesta de reportes a la gerencia, a las áreas administrativas y a las áreas médicas. 4.4 Usuarios 4.4.1 Usuarios que realizan pagos en las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud - IPS ¿ Los vinculados que pagan las cuotas de recuperación definidas de acuerdo con el proceso de estratificación y negociación, determinados al interior de cada institución. ¿ Los particulares que pagan la totalidad de los servicios recibidos. ¿ Los afiliados al régimen contributivo que cancelan las cuotas moderadoras y copagos, cuando en el contrato celebrado entre IPS y EPS, ha quedado establecido su recaudo por parte de la IPS. · Los afiliados al régimen subsidiado que cancelan los copagos de acuerdo al nivel socio-económico en el cual está clasificado el usuario en las ARS, cuando en el contrato celebrado con la IPS, ha quedado establecido su recaudo por parte de ésta. 4.4.2 Usuarios que no realizan pagos en la IPS por la atención en Salud ¿ Población víctima de accidentes de tránsito. ¿ Población víctima de eventos catastróficos y terroristas. ¿ Población que recibe los servicios del Plan de Atención Básica, PAB. ¿ Población usuaria de servicios de atención inicial de urgencias. ¿ Población de mujeres en embarazo, de niños menores de un año, indígena e indigente, cualquiera que fuese su tipo de vinculación al Sistema de Seguridad Social en Salud. De acuerdo con lo anterior y por norma legal, toda IPS pública debe facturar y para ello se hace necesario organizar y estructurar dependencias de Facturación adecuadas que permitan registrar y liquidar los servicios de salud prestados a todos los usuarios y generar un documento soporte para el cobro y recaudo posterior. 4.5 Subcuentas habilitadas en el catálogo general de cuentas del Plan General de Contabilidad Pública para el registro de los derechos de las IPS 140901 - Plan Obligatorio de Salud POS, EPS Es el derecho que tiene la IPS por la prestación de servicios de salud, en desarrollo de contratos celebrados con las EPS, para la atención de los afiliados al régimen contributivo, incluyendo la protección integral a las familias, a la maternidad y enfermedad general, en las fases de promoción y fomento de la salud y, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación para todas las patologías. Adicionalmente incluye el suministro de medicamentos esenciales. 140902 - Plan complementario ¿ EPS Es el derecho que tiene la IPS por la prestación de servicios de salud, en desarrollo de contratos con EPS para la atención de planes complementarios, los cuales comprenden actividades, intervenciones y procedimientos no incluidos en el Plan Obligatorio de Salud, POS. 140903 - Plan subsidiado de salud POSS - ARS Es el derecho que tiene la IPS por la prestación de servicios de salud, en desarrollo de contratos celebrados con las Administradoras del régimen subsidiado - ARS, para la atención de los afiliados a este régimen, a través del pago de una cotización subsidiada total o parcialmente. Incluye acciones de promoción y prevención, atención ambulatoria, hospitalaria de menor complejidad, atención a la madre gestante, al menor de un año y atención para enfermedades de alto costo. 140904 - Servicios de Salud - IPS privadas Es el derecho que tiene la IPS por la prestación de servicios de salud, en desarrollo de contratos con IPS de naturaleza privada. 140905 - Empresas de medicina prepagada - EMP Es el derecho que tiene la IPS de cobrarle a una Empresa de medicina prepagada, por la prestación de servicios de salud. La medicina prepagada es el sistema organizado y establecido por entidades autorizadas, para la atención médica, incluidos en...
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